Zowel HR, salarisadministratie en financiële administratie krijgen te maken met complexe vraagstukken over schijnzelfstandigheid, de werkkostenregeling (WKR), het uitruilen van arbeidsvoorwaarden en de verklaring Uitbetaalde bedragen aan derden (UBD). Hoe zorg je dat de afdelingen elkaar tijdig opzoeken en profiteren van elkaars kennis?
Volgens zelfstandig senior beloningsadviseur Casper Mons is intensieve samenwerking tussen HR, salarisadministratie en financiën cruciaal.
“Als medewerkers verder kijken dan hun eigen vakgebied en actief met elkaar meedenken, ontstaat er niet alleen meer begrip voor elkaars werkprocessen, maar voorkom je ook dat afdelingen afzonderlijk het wiel uitvinden of werkzaamheden over de schutting gooien. Gezamenlijk optrekken vergroot de efficiëntie en maakt de kans op fouten vele malen kleiner.”
Informatie combineren
Schijnzelfstandigheid is een thema dat nauwe samenwerking noodzakelijk maakt, stelt Mons.
“De kwalificatie van de arbeidsrelatie bepaalt of iemand als werknemer moet worden behandeld of als zelfstandige. Blijkt achteraf sprake van schijnzelfstandigheid, dan moeten alsnog loonheffingen worden afgedragen, met directe gevolgen voor zowel de boekhouding als de salarisverwerking. De salarisadministratie en HR beschikken over informatie over bijvoorbeeld gezag, werkzaamheden en inzet terwijl financiën inzicht heeft in facturatiestromen en contractuele afspraken. Door die gegevens te combineren, ontstaat een volledig beeld en neemt het risico op schijnzelfstandigheid af.”
“Gezamenlijk optrekken vergroot de efficiëntie en maakt de kans op fouten vele malen kleiner.”
–Casper Mons–
Fiscale risico’s voorkomen
Ook bij het uitruilen van arbeidsvoorwaarden is intensieve afstemming essentieel. Uitruilconstructies vallen onder de WKR, die bepaalt welke vergoedingen en verstrekkingen onbelast mogen plaatsvinden. HR gaat vaak over de invulling van de regelingen, de salarisadministratie beoordeelt of een uitruil fiscaal is toegestaan en binnen de vrije ruimte past en de financiële administratie verzorgt de kostenboeking en monitort veelal de beschikbare vrije ruimte.
Zonder afgestemde processen is de kans reëel dat organisaties onbedoeld over de vrije ruimte heen gaan en worden geconfronteerd met een eindheffing. Omdat de WKR een doorlopend proces is en niet alleen tijdens de controle aan het eind van het jaar, is structurele afstemming tussen de afdelingen noodzakelijk om fiscale risico’s te beperken.
Een ander onderwerp waar afstemming vruchten afwerpt, is de verklaring Uitbetaalde bedragen aan derden (UBD). Deze verklaring is van toepassing wanneer werkzaamheden worden verricht door derden die niet in loondienst zijn en niet als ondernemer worden beschouwd.
“De salarisadministratie zou kunnen bepalen welke werkzaamheden onder welke fiscale verplichtingen vallen, terwijl financiën de betalingen registreert en controleert of deze door middel van de UBD aan de Belastingdienst moet worden doorgegeven. Omdat de Belastingdienst extra kritisch kijkt naar constructies met derden, raakt dit onderwerp bovendien direct aan schijnzelfstandigheid. Alleen door gegevens te synchroniseren, kan een organisatie aantonen dat zij aan alle vereisten voldoet en geen onbedoelde schijnconstructie in stand houdt”, aldus Mons.
Vergroot de samenwerking
Een goede samenwerking tussen HR, salarisadministratie en financiële administratie hoeft volgens Mons niet ingewikkeld te zijn.
“Voor de WKR is een gezamenlijke werkkostenbegroting al een sterk begin. Daarmee breng je overzichtelijk in kaart welke vergoedingen, voorzieningen en activiteiten voor het komende jaar gepland zijn. Per onderdeel bepaal je of het onder een vrijstelling valt, als loon moet worden behandeld of kan worden aangewezen in de vrije ruimte. Reken samen door hoeveel vrije ruimte beschikbaar is op basis van de verwachtte loonsom. Past alles of dreigt er een overschrijding? Als toch een overschrijding ontstaat, kan de financieel manager vooraf besluiten de eindheffing te accepteren en dit in de begroting opnemen. Door dit proces gezamenlijk vast te stellen, vast te leggen en periodiek te bewaken, weet elke afdeling wat er is afgesproken en hoe de verwerking plaatsvindt. Zo wordt de werkkostenbegroting niet alleen een hulpmiddel om de regeling goed toe te passen, maar ook een praktisch instrument om samenwerking te borgen en acties tijdig uit te zetten.”
Juist omdat de raakvlakken tussen de afdelingen blijven toenemen en de fiscale risico’s bij een verkeerde verwerking aanzienlijk kunnen zijn, is het van groot belang dat de specialismes dezelfde taal spreken. Het delen van kennis en processen en begrip voor elkaars werkzaamheden maakt organisaties wendbaarder, nauwkeuriger en minder foutgevoelig.
Mons: “In mijn trainingen bied ik praktische inzichten, actuele fiscale kennis en concrete handvatten om processen beter op elkaar af te stemmen. Door samen te leren, ontstaat er niet alleen meer grip op complexe wet‑ en regelgeving, maar wordt ook de samenwerking tussen afdelingen duurzaam versterkt. Dat heeft merkbare voordelen voor zowel de organisatie als haar medewerkers.”
Door NIRPA beoordeeld met Excellent!
Salaris Vanmorgen organiseert samen met Casper een training over het vergroten van de samenwerking tussen HR, de financiële- en salarisadministratie. Het doel van de training is om de samenwerking te zoeken tussen de specialismes om zo te komen tot een efficiënter proces waarin de kans op fouten en irritatie onderling afneemt De commissie EPE van het NIRPA heeft deze cursus beoordeeld met een Excellent! Wees er snel bij, want deze cursus is zo vol!
