Ziekteverzuim is een vast onderdeel van elke organisatie. Toch blijkt de verwerking van verzuim vaak foutgevoelig en tijdrovend. Handmatige verwerking van ziekmeldingen, wijzigingen in dienstverband of salarisaanpassingen vergroten de kans op fouten, zeker wanneer HR en salarisadministratie niet optimaal samenwerken.
Automatisering biedt hier een oplossing: het voorkomt fouten, verhoogt de efficiëntie en versterkt de samenwerking tussen HR en salarisprofessionals.
Een geautomatiseerd proces zorgt ervoor dat mutaties direct en correct worden doorgevoerd in de salarisverwerking. Denk aan:
- Wijziging in personeelsgegevens: door de koppeling met de verzuimverzekeraar worden de werknemersgegevens via het systeem doorgezet naar de verzuimverzekeraar. Zo beschikt deze altijd over het juiste salaris, parttime percentage, en worden je nieuwe en ex-werknemers gesynchroniseerd.
- Koppelingen met je urenregistratiesysteem: ziekteuren worden direct doorgezet bij het inlezen van de uren. Waardoor de werknemer direct de juiste uren betaald krijgt tegen het juiste percentage
- Signaleringen bij actiemomenten: door je HR of salarissysteem goed in te richten maak je optimaal gebruik van de mogelijkheden. Zo kan je signaleringen gebruiken om aan de wet poortwachter te voldoen, of krijg je een melding als het salaris moet worden herzien.
Wat zijn de gevolgen van fouten?
Voor de werknemer:
- onjuiste loondoorbetaling (te veel of te weinig);
- vertraging in uitbetaling;
- onnodige stress tijdens ziekte.
Voor de werkgever:
- onterechte/verkeerde kosten voor arbodienst of loondoorbetaling;
- verlies van vertrouwen in interne processen;
- druk op de arbeidsrelatie met de werknemer.
Voor de salarisadministratie:
- extra correcties en herstelmutaties;
- verhoogde werkdruk;
- risico op compliance-problemen.
Wat levert automatisering op?
- Efficiëntie: minder handmatige handelingen, snellere verwerking.
- Foutreductie: minder kans op menselijke fouten.
- Samenwerking: HR en salarisadministratie werken met dezelfde actuele gegevens.
- Compliance: correcte loondoorbetaling en naleving van wet- en regelgeving.
Automatisering begint bij goede samenwerking tussen HR en salarisadministratie. Kies systemen die goed met elkaar communiceren en zorg voor duidelijke afspraken over wie wat registreert. Zo voorkom je fouten, bespaar je kosten en bied je medewerkers een betrouwbare salarisverwerking, ook tijdens ziekte.
Loop je aan tegen foutgevoelige verzuim- en salarisprocessen?
Met de juiste automatisering en systeemkoppelingen voorkom je correcties achteraf en voldoe je aan wet- en regelgeving.
Ontdek hoe Incomme je helpt bij een betrouwbare en efficiënte salarisverwerking
