Het uitruilen van een leasefiets binnen een cafetariaregeling is anders van karakter dan bij een fiets die geen eigendom is van een leasemaatschappij. Uitgangspunt is dat het uitruilen voldoet aan de gestelde wettelijke eisen.
Kost flexibel uitruilen voor een leasefiets nu wel of geen vrije ruimte is vaak de vraag? Om te bepalen of het opnemen van een leasefiets als flexibele arbeidsvoorwaarde binnen een cafetariaregeling vrije ruimte kost, moet je eerst vaststellen wat zonder uitruilen de fiscale mogelijkheden en gevolgen van een leasefiets zijn.
Fiscale mogelijkheden
We gaan uit van twee mogelijkheden:
- De werkgever leaset de fiets (en heeft het leasecontract aangegaan).
- De werknemer leaset de fiets (en heeft het leasecontract aangegaan).
1 De werkgever leaset de fiets
In dit geval betaalt de werkgever het leasebedrag aan de leasemaatschappij en betreft het vervoer vanwege de inhoudingsplichtige. Welk model fiets de werkgever ter beschikking stelt aan de werknemer of wat de kosten hiervan zijn voor de werkgever maakt niet uit. Dit zijn zakelijke kosten en vormen, op de forfaitaire bijtelling na, geen loon voor de werknemer. De werkgever stelt deze fiets vervolgens geheel ter beschikking aan de werknemer. Oftewel dit betreft een fiets van de zaak met een bijbehorende 7% bijtelling ten laste van de werknemer voor het (aangenomen) privégebruik.
Het geven van een onbelaste vergoeding van max. € 0,23 per km is niet toegestaan omdat de werkgever alle kosten betaalt. Kortom, deze optie is vergelijkbaar met die van een auto van de zaak waarin ook alleen een forfaitaire bijtelling geldt voor het privégebruik. Het enige verschil is dat de bijtelling fiets aangewezen mag worden in de vrije ruimte en die van de auto niet.
2 De werknemer leaset de fiets
In dit geval betaalt de werknemer het leasebedrag aan de leasemaatschappij en wordt het gezien als een fiets van de werknemer. Het betreft geen fiets van de zaak en er is dus geen bijtelling voor het privégebruik. Het geven van een onbelaste km-vergoeding van max. € 0,23 is toegestaan. Al het meerdere dat de werkgever financieel zou bijdragen aan de kosten van deze fiets is belast of kan worden aangewezen als eindheffingsloon in de vrije ruimte.
Zowel de werkgever als de werknemer zijn of worden geen eigenaar van de fiets gedurende de leaseperiode. Na afloop van de leasetermijn behoort dat wellicht tot de mogelijkheden, maar dat laten we in dit artikel buiten beschouwing.
Kost uitruil vrije ruimte?
Nu hierboven in beeld is gebracht wat zonder uitruilen de fiscale mogelijkheden en gevolgen van een leasefiets zijn, kunnen we de volgende stap zetten en beoordelen of dit uitruilen vrije ruimte kost. Uiteraard zijn er diverse mogelijkheden tot uitruil, maar voor de eenvoud beperken we ons nu tot de uitruil van brutosalaris. We willen namelijk weten of uitruilen onder de beide leaseconstructies wel of geen vrije ruimte kost.
Ad 1. De werkgever leaset de fiets
De werkgever neemt deze leasefiets op als flexibele arbeidsvoorwaarde in zijn cafetariamodel. Vanwege de kosten die dit voor de werkgever met zich meebrengt is besloten om de leasekosten, al dan niet geheel of gedeeltelijk, te verhalen bij de werknemer die kiest voor deze leasefiets. Dit scheelt de werkgever behoorlijk in de leasekosten. De werknemer ziet hiertoe gedurende de looptijd van de leaseovereenkomst contractueel maandelijks af van € 75 bruto salaris. Op de salarisstrook ontvangt de werknemer in plaats daarvan € 75 netto als bijdrage in de leasekosten. Dit bedrag houdt de werkgever dan echter vervolgens weer netto in als bijdrage in de leasekosten. De nettobijdrage ad € 75 is in dit geval onbelast en hoef je niet aan te wijzen in de vrije ruimte. Het betreft immers een vrijgestelde bijdrage in de kosten van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige en een eventueel privévoordeel dat de werknemer hiervan mogelijk zou hebben, wordt al belast door middel van de bijtelling.
Let op: het lijkt wellicht omslachtig om het bedrag ad € 75 op deze wijze op de salarisstrook te verwerken, maar het laat wel duidelijk stapsgewijs zien wat er in feite gebeurt.
Ad 2. De werknemer leaset de fiets
Stel de werkgever wil fiscaalvriendelijk bijdragen aan de kosten van deze door de werknemer geleasete fiets. In het cafetariamodel ligt vast dat een werknemer hiertoe uit mag ruilen op zijn brutosalaris. De werknemer ziet iedere maand contractueel af van € 75 brutosalaris en ontvangt in plaats daarvan € 75 als netto bijdrage in de leasekosten van zijn werkgever. De werknemer mag dit bedrag zelf houden als tegemoetkoming in de leasekosten. Deze nettobijdrage ad € 75 is in dit geval belast. Het betreft namelijk een niet vrijgestelde bijdrage in de kosten die de werknemer zelf aan de fiets heeft en dit bedrag moet je aanwijzen in de vrije ruimte.
Zolang de werkgever de beschikbare vrije ruimte niet overschrijdt, kost het op deze wijze fiscaal vriendelijk ondersteunen van de werknemer wel vrije ruimte, maar geen 80% eindheffing. Het is daarom altijd van belang om de gevolgen van het uitruilen binnen flexibele arbeidsvoorwaarden, voor in aanmerking komende doelen, goed in te schatten door middel van een jaarlijkse werkkostenbegroting.
Vrije ruimte als werknemer fiets leaset
Samengevat kost het uitruilen (van loon) voor een nettobijdrage in de leasekosten geen vrije ruimte als de werkgever de fiets leaset zoals uitgewerkt onder 1. Het uitruilen voor een netto bijdrage in de leasekosten kost wel vrije ruimte als de werknemer de fiets leaset zoals uitgewerkt onder 2.
Zoals eerder aangegeven, gaat het in dit artikel alleen om de vraag of het uitruilen van arbeidsvoorwaarden/loon voor een leasefiets wel of geen vrije ruimte kost. In de praktijk spelen ook andere zaken een rol die de werkgever mee moet nemen in zijn afweging om te beslissen voor welke van deze twee leasemogelijkheden hij zal kiezen.
Door Casper Mons, zelfstandig senior beloningsadviseur. Casper is gespecialiseerd in het uitzoeken en interpreteren van de wet- en regelgeving op sociaal en fiscaal gebied, docent bij Salaris Vanmorgen en spreker op de Nationale Salarisdag.
Wil je meer weten over de mogelijkheden van uitruilen en de gevolgen hiervan voor de werkkostenregeling schrijf je dan in voor de cursus Cafetariaregelingen/uitruilen arbeidsvoorwaarden, de cursus Werkkostenregeling of meld je aan voor de Nationale Salarisdag waar je wordt bijgepraat over wijzigingen en ontwikkelingen met betrekking tot deze onderwerpen.
