De hoofdregel is dat aanspraken tot het loon horen. Voor deze aanspraken geldt in het algemeen dat de uitkeringen zijn vrijgesteld.
Een aanspraak is een recht om na verloop van tijd of onder voorwaarden een of meer uitkeringen of verstrekkingen te krijgen.
Bij aanspraken kunnen zich de volgende situaties voordoen:
- De aanspraak hoort tot het loon.
- De aanspraak is (deels) vrijgesteld.
- De aanspraak is ten onrechte niet tot loon gerekend.
Omkeerregel
Als een aanspraak is vrijgesteld, betekent dit meestal dat je de loonheffingen niet betaalt als de aanspraak ontstaat, maar pas wanneer de uitkeringen worden uitbetaald. Dit heet de ‘omkeerregel’. De aanspraken op verlof vallen (onder voorwaarden) onder de omkeerregel.
Hierna worden de aanspraken op de volgende verlofvormen behandeld:
- vakantie- en compensatieverlof;
- geclausuleerd verlof (verlof voor specifieke doeleinden, zoals bevallings- en zwangerschapsverlof);
- verlof tijdens rust- en feestdagen.
Regeling voor vervroegd uittreden
Als een werknemer vlak voor hij uit dienst gaat de mogelijkheid geeft om met verlof te gaan, kan sprake zijn van een regeling voor vervroegd uittreden. Je moet dan misschien pseudo-eindheffing
betalen.
Vakantie- en compensatieverlof
Aanspraken op vakantie- en compensatieverlof zijn vrijgesteld als zij aan het einde van het kalenderjaar recht geven op een aantal verlofuren van maximaal het aantal overeengekomen arbeidsuren per week in de voorafgaande 100 weken.
Voorbeeld 1
Een werknemer heeft een fulltimedienstverband van 40 uur per week. Het maximumaantal vrijgestelde verlofuren aan het einde van het kalenderjaar is dan 40 uur per week x 100 weken = 4.000.
Voorbeeld 2
Een werknemer heeft een parttimedienstverband van 32 uur per week. Het maximumaantal vrijgestelde verlofuren aan het einde van het kalenderjaar is dan 32 uur per week x 100 weken = 3.200.
Voorbeeld 3
Een werknemer werkt de ene week 30 uur en de andere week 20 uur. Het maximumaantal vrijgestelde verlofuren aan het einde van het kalenderjaar is dan: (50 weken x 30 uur) + (50 weken x 20 uur) = 2.500.
Aanspraak boven maximumaantal belast
Als de werknemer aan het einde van het kalenderjaar meer verlofdagen dan het maximumaantal heeft gespaard en meeneemt naar het volgende kalenderjaar, is de aanspraak op de dagen boven het maximumaantal belast. Je houdt de loonheffingen over dit deel van de aanspraak in december in.
Uit dienst in loop van kalenderjaar
Als de werknemer in de loop van het kalenderjaar uit dienst gaat, zijn de door hem gespaarde aanspraken op vakantie- en compensatieverlof vrijgesteld als zij op het moment van uitdiensttreding recht geven op een aantal verlofuren van maximaal het aantal overeengekomen arbeidsuren per week in de voorafgaande 100 weken. Als de werknemer meer verlofdagen dan het maximumaantal heeft gespaard, moet je de loonheffingen op het moment van uitdiensttreding inhouden.
Huidig uurloon
Als de werknemer tijdens de periode van het verlof zijn huidige salaris krijgt doorbetaald, ga je bij de berekening van de loonheffingen uit van het uurloon dat de werknemer op dat moment krijgt. Neemt de werknemer in een volgend kalenderjaar een verlofdag op, waarover je de loonheffingen al hebt ingehouden? Dan hoef je over deze dag niet nog een keer loonheffing in te houden.
Minder uren werken
Als de werknemer minder uren gaat werken, moet het maximaal vrijgestelde verlofsaldo overeenkomstig deze vermindering worden aangepast.
Als de werknemer, rekening houdend met de verminderde arbeidsduur, aan het einde van het kalenderjaar meer verlofdagen dan het maximumaantal heeft gespaard en meeneemt naar het volgende kalenderjaar, is de aanspraak op de dagen boven het maximumaantal belast.
Voorbeeld 4
Een werknemer werkt 5 dagen van 8 uur per week (40 uren) en gaat met ingang van 1 juli 2023 in plaats van 40 uur per week 30 uur per week werken (6 uur per dag). Hij heeft per 1 juli een verlofsaldo van 100 weken opgebouwd (4.000 uren).
Het aantal overeengekomen arbeidsuren bedraagt 786 in de periode 1 juli t/m 31 december waarin de werknemer 30 uur per week werkt (26 weken x 30 + 1 week x 6 uur (week waarin 1 juli valt)).
Het aantal overeengekomen arbeidsuren bedraagt 2.952 in de periode voorafgaande aan 1 juli 2023 (73 weken x 40 uur + 1 week x 32 uur (week waarin 1 juli valt)).
Het maximaal vrijgestelde verlofsaldo bedraagt per 31 december 2023 in totaal 3.738 uur.
Als het verlofsaldo aan eind van het kalenderjaar 4.000 bedraagt, wordt 262 uur geacht te zijn genoten.
Voorbeeld 5
Een werknemer werkt 5 dagen van 8 uur per week. Het maximumaantal vrijgestelde verlofuren is dan 40 uur per week x 100 weken = 4.000.
Aan het eind van 2023 is het aantal overgebleven verlofuren 4.040. Je moet dan in december 2023 de loonheffingen over 40 uur inhouden.
De werknemer neemt daarna in januari 2024 deze 40 verlofuren op. Je hoeft nu niet opnieuw over het doorbetaalde loon loonheffingen in te houden.
Aanwijzen als eindheffingsloon
Je kunt de aanspraken op vakantie- en compensatieverlof van de uren boven het maximum als eindheffingsloon aanwijzen als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
Uitzondering vrijstelling aanspraak
Een aanspraak op vakantie- en compensatieverlof is alleen vrijgesteld tot het maximumaantal uren als de werknemer recht heeft op doorbetaald verlof van zijn werkgever. Hiervan is geen sprake als de tegenwaarde van het verlof door de werkgever is gestort op een privérekening van de werknemer.
Geclausuleerd verlof
Geclausuleerd verlof is verlof dat je voor specifieke doeleinden toekent, zoals:
- adoptieverlof;
- pleegzorgverlof;
- zwangerschapsverlof;
- bevallingsverlof;
- kraamverlof;
- buitengewoon verlof;
- calamiteiten- en ander kort verzuimverlof;
- studieverlof;
- zorgverlof;
- ouderschapsverlof;
- palliatief verlof (verlof voor stervensbegeleiding);
- politiek verlof (verlof voor politieke nevenfuncties).
Aanspraken op geclausuleerd verlof zijn vrijgesteld. Betaald geclausuleerd verlof belast je op de normale manier.
Verlof op rust- en feestdagen
Aanspraken op verlof tijdens rust- en feestdagen zijn vrijgesteld. Het gaat om verlof op unieke dagen dat niet naar een volgend jaar kan worden meegenomen. Het maakt niet uit of het een officiële rust- of feestdag is. We kennen onder meer de volgende soorten rust- en feestdagen:
- religieuze, nationale, regionale en plaatselijke rust- en feestdagen, zoals Kerstmis, Koningsdag of een oogstfeest;
- persoonlijke feestdagen van de werknemer, zoals een bruiloft;
- feestdagen van het bedrijf, zoals een jubileum vanwege het 25-jarige bestaan.
Bron: paragraaf 21.1.3 in het Handboek Loonheffingen 2023
