De medewerker draait mee in pieperdiensten (ICT-bedrijf) dus logt tijdens deze diensten vanuit thuis in. Hij vraagt om een sta-zitbureau voor thuis. De werkgever wil het sta-zitbureau voor de werknemer vergoeden. Voorkeur heeft: ter beschikking stellen van bureau (medewerkers hebben een budget voor onder meer PC/laptop en overige toebehoren).
In hoeverre kan en mag dit zonder dat de werkgever zaken moet opnemen in de vrije ruimte? Kan dit een gerichte vrijstelling zijn?
Gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen
Er geldt een gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen voor de vergoeding of terbeschikkingstelling van het bureau als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:
- Het bureau is een verplichte arbovoorziening die rechtstreeks voortvloeit uit de Arbeidsomstandighedenwet.
- De werknemer gebruikt het bureau (geheel of gedeeltelijk) op de (thuis)werkplek, of op een plaats waar de werkgever uitvoering geeft aan de Arbeidsomstandighedenwet.
- De werkgever brengt geen kosten in rekening bij de werknemer. De werknemer mag dus geen eigen bijdrage betalen voor het bureau. Er is ook sprake van een eigen bijdrage als de werknemer een belast loonbestanddeel uitruilt voor een onbelaste arbovoorziening, zoals bij een cafetariaregeling.
Wordt niet voldaan aan bovenstaande voorwaarden, dan is de vergoeding of terbeschikkingstelling loon voor de werknemer. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon als voldaan is aan de gebruikelijkheidstoets. Dan komt het bedrag ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing.
Niet voor extra kosten
Als de werknemer een luxere, even veilige, uitvoering van dezelfde voorziening of upgrade van een arbovoorziening wenst, bijvoorbeeld een duurdere stof op een bureaustoel, dan is dat mogelijk, maar geldt de gerichte vrijstelling niet voor de extra kosten die hiermee gepaard gaan. Voor deze extra kosten kun je wel een eigen bijdrage van de werknemer vragen.
Aanwijzen als eindheffingsloon
Als je de bijdrage niet aanwijst als eindheffingsloon, brengt je deze eigen bijdrage in mindering op het nettoloon. Je kunt in plaats daarvan ervoor kiezen de extra kosten of een niet-verplichte arbovoorziening aan te wijzen als eindheffingsloon dat in de vrije ruimte kan vallen, met inachtneming van het
gebruikelijkheidscriterium. De voorziening blijft dan onbelast voor de werknemer. Je kunt voor de
extra kosten of de niet-verplichte arbovoorziening ook gebruik maken van een cafetariaregeling.
Bron: Forum Salaris en Handboek Loonheffingen 2023
Bureaustoel, gerichte vrijstelling en cafetariaregeling: hoe zit het?
