Als de werkgever een fiets aan de werknemer ter beschikking stelt, blijft de fiets eigendom van de werkgever. Stelt de werkgever een (elektrische) fiets ter beschikking aan de werknemer voor woon-werkverkeer, dan wordt de fiets in ieder geval geacht ook ter beschikking te zijn gesteld voor privégebruik.
Bijtelling 7%
Je moet voor dit privégebruik jaarlijks een bedrag bij het loon tellen. Anders dan bij de auto van de zaak is er geen mogelijkheid om tegenbewijs te leveren bij gering privégebruik.
De waarde van dit privégebruik is op jaarbasis 7% van de waarde (inclusief omzetbelasting) van de (elektrische) fiets, voor zover dit meer is dan een bijdrage van de werknemer voor privégebruik.
Consumentenadviesprijs
De waarde van de fiets is de in Nederland door de fabrikant of importeur publiekelijk kenbaar gemaakte consumentenadviesprijs. RAI vereniging heeft hiervoor een database opgezet. Deze database is in te zien op www.bijtellingfietsvandezaak.nl.
Als de oorspronkelijke consumentenadviesprijs niet te achterhalen is, kun je uitgaan van de consumentenadviesprijs (inclusief omzetbelasting) van de meest vergelijkbare fiets.
Loon in natura
De bijtelling is loon in natura. Je moet daarover loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden, premies werknemersverzekeringen betalen en de werkgeversheffing Zvw betalen of de bijdrage Zvw inhouden. Je kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen en ten laste brengen van de vrije ruimte.
Geen onbelaste vergoeding
Je mag de werknemer geen (vaste) onbelaste vergoeding betalen voor zakelijke reizen waarvoor hij de fiets gebruikt. Dit komt omdat bij een ter beschikking gestelde fiets sprake is van vervoer vanwege de werkgever.
Samenloop met vergoeding voor ander vervoer
Het kan voorkomen dat de werknemer een aantal dagen per week reist met ander vervoer, zoals de eigen auto en een aantal dagen met een fiets van de zaak.
Afspraken maken met werknemer
De werkgever en de werknemer hebben dan de mogelijkheid om hier individueel afspraken over te maken. Daarna kunnen deze afspraken de basis vormen voor het vaststellen van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding voor de dagen waarop de werknemer in de regel reist met ander vervoer, zoals met de eigen auto. Hierbij geldt dat de afspraken moeten zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en dat ze voldoende realiteitswaarde hebben.
Incidentele afwijking
Als incidenteel van deze afspraak wordt afgeweken, hoeft dat niet te leiden tot belastbaarheid of aanpassing van de vergoeding. Een werknemer gebruikt het andere vervoer niet meer ‘in de regel’ als hij dat meer dan 2 maanden niet doet. Deze beoordeling vindt per aanleiding – zoals verlof, cursus of ziekte – plaats en op kalenderjaarbasis. Als de aanleiding het kalenderjaar overstijgt, is sprake van een nieuwe aanleiding.
Bron: Handboek Loonheffingen 2023
Vereenvoudiging bewijslast bij fiets van de zaak en reiskostenvergoeding