De administratieve lasten lopen op als de werkgever niet alleen een fiets van de zaak aanbiedt, maar ook een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding verstrekt voor het reizen met een privévervoermiddel. Om de bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding voor een privévervoermiddel te vereenvoudigen, kunnen werkgever en werknemer individueel afspraken maken over hoeveel dagen per week met de eigen auto wordt gereisd en hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd.
Vereenvoudiging en verduidelijking
Tijdens de behandeling van het Belastingplan 2022 is gevraagd naar de administratieve lasten die zich kunnen voordoen als werkgevers een fiets ter beschikking stellen aan werknemers (fiets van de zaak) en verzocht om hierover in overleg te treden met de mobiliteitssector. Deze gesprekken zijn inmiddels gevoerd en vormen de aanleiding om een aantal zaken ten aanzien van de fiets van de zaak te vereenvoudigen en te verduidelijken.
Bijtelling van 7%
De per 2020 geïntroduceerde ‘fietsregeling’ voor de (elektrische) fiets van de zaak is op verzoek van de sector ingevoerd.
De fietsregeling houdt in dat een forfaitaire bijtelling van 7% van de waarde (inclusief omzetbelasting) van de fiets geldt als de werkgever mede voor privégebruik een fiets ter beschikking stelt aan een werknemer. De bijtelling wordt bij het loon geteld.
Als sprake is van woon-werkverkeer, wordt de fiets geacht in ieder geval ter beschikking te zijn gesteld voor privégebruik. De bijtelling is alleen aan de orde voor zover dit meer is dan een eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik.
Oplopende administratieve lasten
Wanneer de werknemer voor het woon-werkverkeer alleen gebruik maakt van de fiets van de zaak verloopt dit administratief goed. De sector is dan ook positief over de fietsregeling, maar heeft in de overleggen wel de aandacht gevraagd voor de administratieve lasten in situaties waarin de werknemer ook bijvoorbeeld met de eigen auto een paar dagen per week naar het werk komt.
Fiets én reiskostenvergoeding
Uit de overleggen blijkt namelijk dat de administratieve lasten oplopen als de werkgever niet alleen een fiets van de zaak aanbiedt, maar daarnaast ook een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding verstrekt voor het reizen met een privévervoermiddel.
Aannemelijk maken
Voor een vaste onbelaste kilometervergoeding moet de werkgever namelijk aannemelijk maken hoeveel dagen een werknemer doorgaans of ‘in de regel’ reist naar een vaste plaats van werkzaamheden. In de praktijk betekent dit dat werkgevers, soms op omslachtige wijze, nauwkeurig bijhouden hoe iemand naar het werk is gekomen.
Dit speelt ook als een werknemer incidenteel – bijvoorbeeld bij slecht weer – met de eigen auto het woon-werkverkeer aflegt. Daarnaast blijkt bij een aantal werkgevers ten onrechte de indruk te zijn ontstaan dat er naast de fietsregeling in het geheel geen reiskostenvergoeding voor reizen met privévervoermiddelen kan worden geboden.
Onbelaste reiskostenvergoeding
De werkgever mag een werknemer onder voorwaarden een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,21 per kilometer geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist.
Op de dagen dat de werknemer met de fiets van de zaak reist, mag er geen onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt.
Op de dagen dat de werknemer met de eigen auto reist, kan wél een onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Deze onbelaste reiskostenvergoeding kan de werkgever op declaratiebasis toekennen, maar ook in de vorm van een vaste reiskostenvergoeding.
Vaste reiskostenvergoeding
Als de werkgever (inhoudingsplichtige) naast een fiets van de zaak ook een vaste reiskostenvergoeding wil geven, kan dat op verschillende manieren, zoals de wettelijke en praktische methoden. Deze zijn uiteengezet in het Handboek Loonheffingen en kunnen dus ook naast de fiets van de zaak toegepast worden.
Onderzoek naar reisbewegingen werknemer
Daarnaast is het ook mogelijk de algemene regels voor vaste onbelaste vergoedingen toe te passen. Dit houdt in dat de vaste reiskostenvergoeding kan worden onderbouwd met een onderzoek naar de reisbewegingen van de werknemer. De werkgever zal voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding
aannemelijk moeten maken dat het ander vervoer wordt gebruikt.
Bewijslast bij vaste reiskostenvergoeding privéauto vereenvoudigen
Met de diverse methoden om een onbelaste reiskostenvergoeding te verstrekken worden echter de administratieve lasten niet volledig weggenomen. Waar gebruik wordt gemaakt van verschillende vervoersmiddelen, in het bijzonder als de één ter beschikking is gesteld en de ander privé is, ontstaat de last om dit goed uit te werken en te monitoren. Tegelijkertijd is het ook niet wenselijk dat werkgevers dusdanig veel moeite hebben met de bewijslast dat ze besluiten in het geheel geen fiets van de zaak aan te bieden.
Individueel afspraken maken
Om de bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding voor een privévervoermiddel te vereenvoudigen wordt de mogelijkheid geboden om werkgever en werknemer individueel afspraken te laten maken over hoeveel dagen per week met de eigen auto wordt gereisd en hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd.
Basis voor vaststelling (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding
Deze afspraken kunnen vervolgens de basis vormen voor de vaststelling van een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding mits de afspraken zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en voldoende realiteitswaarde hebben. Een incidentele afwijking van deze afspraak hoeft ook niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding.
In Handboek Loonheffingen
Uit de bespreking met de sector blijkt deze vereenvoudiging tegemoet te komen aan hun wensen. Deze vereenvoudiging wordt opgenomen in de volgende uitgave van het Handboek Loonheffingen.
Kamerbrief over toezegging administratieve lasten fiets van de zaak
