De werkgever mag alleen gegevens over het ras in het personeelsdossier van de werknemer opnemen als dat nodig is om de werknemer te kunnen identificeren of om een voorkeursbeleid (positieve discriminatie) toe te passen.
Identificatie
Het gebruik van gegevens over het ras kan onvermijdelijk zijn om de werknemer te identificeren. Bijvoorbeeld als de werkgever veel werknemers in dienst heeft en hun identiteit wil vaststellen voordat ze zijn terrein betreden.
Toegangspasje
In dat geval kan de werkgever toegangspasjes met foto’s aan alle werknemers verstrekken. Omdat van de foto op het toegangspasje het ras kan worden afgeleid, is de foto te beschouwen als een rasgegeven.
Voorkeursbeleid
Als de werkgever personeelsleden uit een bepaalde etnische of culturele minderheidsgroep een bevoorrechte positie wil toekennen (positieve discriminatie), kan het nodig zijn gegevens over hun geboorteland of dat van hun (groot)ouders op te nemen in hun personeelsdossier. Dat mag alleen als die personen geen schriftelijk bezwaar daartegen hebben gemaakt.
Bezwaar maken
Wil de werknemer niet dat de werkgever de rasgegevens opneemt, dan kan hij op elk moment bezwaar maken. De werknemer hoeft hiervoor geen reden te geven. De werkgever moet dan direct stoppen met het verwerken van de rasgegevens.
Aantoonbare achterstand
Een voorkeursbeleid is alleen toegestaan als sprake is van een aantoonbare achterstand. Ook mag de werkgever een voorkeursbeleid alleen tijdelijk voeren, tot het niet meer nodig is.
Bron: Autoriteit Persoonsgegevens
