Intermediaire kosten zijn kosten van de werkgever die de werknemer voorschiet en later van de werkgever terugkrijgt. De vergoeding van deze kosten is geen loon voor de werknemer. De werkgever kan deze dus onbelast vergoeden.
Geen eindheffingsloon
Aangezien de vergoeding van intermediaire kosten geen loon, kun je deze niet aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling. Je hoeft dus niet te onderzoeken of voor de vergoeding een gerichte vrijstelling geldt. Ook komt deze vergoeding niet ten laste van de vrije ruimte.
Voorbeelden
Een aantal voorbeelden van intermediaire kosten:
Kosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren. Voorbeelden:
- Markeerstiften die een werknemer koopt en meeneemt naar kantoor.
- De werkgever bestelt een notebook en de werknemer schiet de rekening voor.
Kosten die worden gemaakt voor zaken die tot het vermogen van de werkgever horen en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld. Voorbeeld:
- De benzinekosten voor de auto van de zaak die de werknemer betaalt.
Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer. Voorbeeld:
- Een receptioniste neemt van de koerier een rembourszending aan. Op dat moment is de werknemer die de kleine kas beheert niet aanwezig. De receptioniste betaalt de koerier uit eigen portemonnee.
Kosten voor de externe representatie van de werkgever. Voorbeelden:
- een fles wijn voor een klant die een werknemer koopt;
- het gedeelte van de dinerkosten dat betrekking heeft op de zakenrelatie. De werknemer schiet de rekening voor.
Geen intermediaire kosten
Hierna vind je voorbeelden van kosten die een werkgever vergoedt, maar die géén intermediaire kosten zijn. De reden hiervoor is dat deze documenten op naam van de werknemer staan en alleen de werknemer deze kan aanvragen. Het betreft:
- Verklaring omtrent gedrag (VOG);
- rijbewijs;
- (2e) paspoort.
Als de werkgever deze kosten vergoedt, is sprake van loon voor de werknemer. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling.
Gerichte vrijstelling
Sinds 1 januari 2020 geldt een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van een VOG als deze nodig is voor de dienstbetrekking. Dit geldt ook voor een soortgelijke buitenlandse verklaring.
De vergoeding van een rijbewijs of een (2e) paspoort komt ten laste van de vrije ruimte. Hier geldt geen gerichte vrijstelling voor.
Vaste kostenvergoeding
Geeft een werkgever een vaste kostenvergoeding voor intermediaire kosten? Dan moet hij een kostenonderzoek doen. Doet hij dit niet, dan is sprake van loon voor de werknemer. De werkgever kan deze vergoeding ook aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding komt dan ten laste van de vrije ruimte.
Meer over intermediaire kosten in een vaste kostenvergoeding, lees je in de handreiking Wanneer kostenonderzoek bij een vaste kostenvergoeding?
Meer informatie over intermediaire kosten in het Handboek Loonheffingen, paragraaf 4.12.2 Vergoedingen voor intermediaire kosten en paragraaf 22.1.11 VOG (verklaring omtrent gedrag).
Bron: Forum Salaris
