Iedere werkgever beschikt over een heleboel persoonsgegevens. Denk maar eens aan telefoonnummers, adressen en bankrekeninggegevens van medewerkers. Gegevens als deze moeten veilig opgeslagen staan, want het is natuurlijk niet de bedoeling dat deze persoonsgegevens ergens rondslingeren. Het vinden van de juiste balans tussen het gebruik van persoonsgegevens en de bescherming van privacy is dan ook een grote uitdaging in dit digitale tijdperk.
In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat vastgelegd wat wel en niet mag. Maar hoe zorg je er nu voor dat dit doorgevoerd wordt in je HR- en salarisadministratie en dat de administratie helemaal veilig én AVG-proof is? Loket.nl deelt graag 6 tips met je.
1 Deel documenten met persoonsgegevens alleen in een beveiligde omgeving
Een e-mail sturen met in de bijlage een document met persoonsgegevens, zoals een arbeidscontract? Het komt nog vaak voor, maar is absoluut niet veilig. Het is natuurlijk van groot belang om alle privacygevoelige persoonsgegevens te beschermen en ervoor te zorgen dat alleen de persoon die de data mag zien, deze ook te zien krijgt. Hoe je dat veilig regelt? Dat lees je bij punt 2.
2 Investeer in AVG-proof HR- en salarissoftware
Wil je ervoor zorgen dat alleen de juiste persoon toegang krijgt tot bepaalde data? Dan is het aan te raden om gebruik te maken van AVG-proof HR- en salarissoftware die voldoet aan de laatste wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid.
Zo kun je bijvoorbeeld volledige personeelsdossiers digitaliseren in het HR- en salarissysteem. Geen stapels papieren personeelsdossiers meer in de kast of op het bureau, maar alle documenten netjes en veilig online opgeslagen volgens een logische structuur en alleen zichtbaar voor de juiste personen.
Wil je de tips alle 6 ontdekken? Download dan hier de whitepaper ‘6 tips voor een veilige en AVG proof HR- en salarisadministratie’.
