Het besluit van de werkgever om de betaling van reiskostenvergoeding aan werknemers op te schorten voor de duur van de periode dat het personeel hoofdzakelijk vanuit huis werkt, is niet instemmingsplichtig omdat de desbetreffende reiskostenvergoeding niet valt onder een van de regelingen, die in artikel 27 WOR worden genoemd.
Wat is de situatie?
De werkgever is een groep van ingenieurs-, inkoop-, bouw- en installatiebureaus, die zich richten op het ontwerpen en bouwen van on- en offshore olie- en gasprojecten over de hele wereld.
De werkgever heeft (in Nederland) een gemeenschappelijke ondernemingsraad voor de ondernemingen, die partij zijn bij deze procedure.
Voor het personeel van de werkgever geldt een regeling voor vergoeding van reiskosten, die is opgenomen in het Arbeidsreglement.
In verband met het feit dat het personeel van de werkgever vanwege de corona-pandemie voornamelijk thuis werkt is de (vaste) reiskostenvergoeding voor het personeel vanaf mei 2020 opgeschort.
Naar de rechter
De gemeenschappelijke ondernemingsraad (GOR) verzoekt de kantonrechter:
- voor recht te verklaren dat het besluit om de reiskostenvergoeding tijdelijk stop te zetten instemmingsplichtig is en vanwege het ontbreken van instemming van de ondernemingsraad nietig is;
- de ondernemer te verplichten zich te onthouden van handelingen die strekken tot uitvoering dan wel toepassing van het nietige besluit;
- de ondernemer te verplichten de reiskostenvergoeding te blijven voldoen totdat het besluit rechtsgeldig is genomen.
De GOR onderbouwt zijn verzoek met de stelling dat de (tijdelijke) stopzetting van de reiskostenvergoeding een wijziging inhoudt van het bij de onderneming geldende Arbeidsreglement. Voor elke wijziging daarvan, ook een tijdelijke, behoeft de werkgever op grond van artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) de instemming van de GOR en die ontbreekt. Daardoor is het besluit nietig en moet de werkgever de reiskostenvergoeding onverkort doorbetalen.
De werkgever zet daar tegenover dat de (tijdelijke) stopzetting van de reiskostenvergoeding geen wijziging van het Arbeidsreglement impliceert. Het stopzetten van de vergoeding is in lijn met de al in het Arbeidsreglement bestaande systematiek dat de reiskostenvergoeding stopt bij langere afwezigheid, zoals arbeidsongeschiktheid, zwangerschapsverlof of langdurige vakantie.
Arbeidsreglement
Het betreffende artikel uit het Arbeidsreglement betreffende de reiskostenvergoeding luidt als volgt:
“Afhankelijk van de woonplaats en het daardoor bepaalde woon/werkverkeer wordt maandelijks een reiskostenvergoeding toegekend. De reisroute, alsmede de daaruit volgende onkostenvergoeding, wordt jaarlijks in overleg met de OR vastgesteld. De vergoeding is, afhankelijk van de woonplaats van de werknemer, op basis van openbaar vervoer HTM vergoeding of kilometervergoeding conform de belastingdienst a € 0,19 per kilometer.”
Verder is in een appendix bij het Arbeidsreglement nog opgenomen dat als door ziekte meer dan vijf weken niet naar kantoor wordt gereisd, de reiskostenvergoeding wordt stopgezet.
Tijdens uitzendperioden ontvangt men een ‘radius allowance’/’cost difference allowance’ en vervalt de reiskostenvergoeding.
Temporary Smart Working Guidelines
Per 24 maart 2020 zijn bij de werkgever in verband met het feit dat het personeel van de werkgever als gevolg van de corona-pandemie voornamelijk vanuit huis werkte, zgn. Temporary Smart Working Guidelines van kracht geworden.
In deze Guidelines is ten aanzien van de reiskostenvergoeding het volgende bepaald:
“Transportation allowances will be paid as normal.”
De Temporary Smart Working Guidelines zijn in overleg met de GOR tot stand gekomen.
Op 6 mei 2020 is aan de leden van de GOR het volgende verzoek gericht:
“Dear members of the Works Council,
In this Request for Endorsement we would like to temporarily discontinue the monthly payment of the travel allowance per May 2020, (…)
We will temporarily stop all the travel allowance as per the salary payment of May 2020 as long as the Remote Working Scheme is in place. Employees who are working in the office will still receive their travel allowance.”
Afwijzing opschorting
Per e-mail van 18 mei 2020 heeft de GOR laten weten de opschorting van de reiskostenvergoeding af te wijzen. De GOR schreef:
“The Works Council decided not to endorse your request.”
Op 19 mei 2020 heeft de GOR dat standpunt nog eens herhaald en bevestigd.
De GOR heeft op 28 mei 2020 de nietigheid van het besluit tot opschorting van de reiskostenvergoeding ingeroepen. De werkgever heeft hierop op 6 juli gereageerd dat naar haar mening voor de beslissing om de reiskostenvergoeding op te schorten geen instemmingsrecht toekomt.
Instemmingsrecht
Kijkend naar de lijst van onderwerpen in artikel 27 WOR blijkt dat de wetgever heeft gewild dat de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft met betrekking tot onderwerpen, die de wijze van werken binnen de onderneming, het welzijn en de verdere ontwikkeling van de werknemers betreffen.
Inhoud doorslaggevend
Daarbij valt op dat in artikel 27 WOR het woord ‘Arbeidsreglement’ niet voorkomt. Daaruit blijkt voor de beoordeling of de ondernemingsraad voor een bepaald voorgenomen besluit van de ondernemer de inhoud van een bepaalde regeling doorslaggevend is en niet de vorm, waarin de regeling is gegoten.
Het gaat er bij de beoordeling van het voorliggende verzoek daarom meer om of de reiskostenvergoeding onder een van de regelingen valt, die – limitatief – in artikel 27 WOR worden genoemd, dan de vraag of sprake is van opschorting of wijziging van het Arbeidsreglement als zodanig.
Oordeel kantonrechter
De kantonrechter moet beoordelen of een reiskostenvergoeding valt onder een van de regelingen, die in artikel 27 WOR worden genoemd. De kantonrechter komt tot het oordeel dat dat niet het geval is.
Een reiskostenvergoeding is een regeling, in feite een secundaire arbeidsvoorwaarde, waardoor een werknemer zonder daartoe kosten te hoeven maken naar en van zijn of haar werkplek kan reizen.
Uit de bewoording van de desbetreffende bepaling in het Arbeidsreglement van de werkgever blijkt naar de overtuiging van de kantonrechter dat de reiskostenregeling van de werkgever ook als zodanig bedoeld is.
Werkelijke kosten
Duidelijk wordt dat de betreffende werknemers een kostenvergoeding krijgen op basis van de werkelijke kosten van openbaar vervoer of op basis van de belastingvrije autokostenvergoeding voor het geval de werknemer met eigen auto reist. In beide gevallen staat er voor de betreffende werknemer geen ander voordeel tegenover de reiskostenvergoeding dan dat hij geen kosten heeft om naar en van het werk te reizen.
Het is ook om die reden dat een degelijke reiskostenvergoeding niet in de heffing van loon- of inkomstenbelasting betrokken wordt, omdat de vergoeding fiscaal niet gezien wordt als inkomen.
Wellicht combineren sommige werknemers een vervoermiddel en/of kiezen bepaalde werknemers voor een goedkopere wijze van reizen, bijvoorbeeld per fiets in plaats van per openbaar vervoer, maar in dat geval weten zij hoogstens voor zichzelf een bepaald voordeel te realiseren, die echter het karakter van de reiskostenvergoeding als een fiscaal neutrale vergoeding niet wijzigt.
Zuivere kostenvergoeding
In het licht van de overweging dat de reiskostenvergoeding een zuivere kostenvergoeding is, is het logisch dat de vergoeding in de gevallen genoemd in het Arbeidsreglement (zoals ziekte, langdurige vakantie en uitzending) vervalt, maar is het ook logisch dat de vergoeding vervalt indien thuiswerken de norm wordt.
Dat bepaalde werknemers in dat geval een zeker voordeel missen, maakt niet dat de reiskostenvergoeding daarmee een regeling in de zin van artikel 27 WOR wordt. De lijst van regelingen in artikel 27 WOR is immers limitatief en kostenvergoedingen in het algemeen en reiskostenvergoedingen in het bijzonder worden in het artikel niet genoemd.
Opschorting niet instemmingsplichtig
Ook het argument dat het Arbeidsreglement wellicht eerder aan de instemming van de GOR onderworpen is geweest en dat de werkgever ook voor de tijdelijke verlenging van de reiskostenvergoeding tussen half maart 2020 en 1 mei 2020 de instemming dan wel goedkeuring of ‘endorsement’ van de GOR had gekregen, maakt niet dat daarmee de opschorting van de reiskostenvergoeding voor de duur van de coronacrisis instemmingsplichtig wordt.
Onvoldoende onderbouwd
Daarbij geldt dat de GOR onvoldoende heeft onderbouwd dat tussen de werkgever en de GOR een (generieke) afspraak bestaat, waarmee de lijst van onderwerpen, waarvoor de GOR instemmingsrecht heeft, is uitgebreid. Het enkele feit dat de GOR heeft ingestemd met de Temporary Smart Working Guidelines, waarin is bepaald dat de reiskostenvergoeding van kracht zou blijven, is onvoldoende om aan te kunnen nemen dat er een generieke afspraak als hiervoor bedoeld bestaat.
Verzoek afgewezen
Omdat het besluit van de werkgever om de reiskostenvergoeding op te schorten niet instemmingsplichtig was, kon de GOR ook niet de nietigheid van het besluit inroepen. Dat houdt in dat het verzoek van de GOR in zijn beide facetten, voor recht verklaren dat het besluit nietig is en de werkgever verbieden om de vergoeding in te houden, wordt afgewezen.
Uitspraak Rechtbank Den Haag, 22 januari 2021, ECLI:NL:RBDHA:2021:5312
