Voor de werkplek thuis geldt voor vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de werkkostenregeling (WKR) een gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen en een gerichte vrijstelling bij gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Een gerichte vrijstelling gaat niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR en is alleen van toepassing als je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon.
Arbovoorzieningen
Arbovoorzieningen in de werkruimte thuis kan de werkgever vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. De gerichte vrijstelling is van toepassing als:
- De arbovoorzieningen samenhangen met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet.
- De werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) in de werkruimte gebruikt.
- De werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt.
- De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbobesluit:
– De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen.
– In de werkruimte zijn voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting.
Voorbeelden van voorzieningen die onder deze gerichte vrijstelling vallen als deze voldoen aan de voorwaarden zijn: een bureaustoel, een tafel en een bureaulamp.
Meer over arbovoorzieningen in het Handboek Loonheffingen
Noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium is van toepassing als:
- De voorziening volgens het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
- De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer.
- De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet terugbetalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt.
Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening. Je hoeft dit voordeel niet tot het loon te rekenen.
Voorbeeld 1. Internet en telefoon
Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling. Dit geldt ook als de werkgever slechts een deel van de internetkosten vergoed. Dat kan bijvoorbeeld bij een deeltijdmedewerker voorkomen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.
Een vergoeding van de abonnementskosten van de vaste telefoon bij de werknemer thuis valt niet onder de gerichte vrijstelling. De gerichte vrijstelling geldt alleen voor mobiele communicatiemiddelen.
Een vergoeding van de abonnementskosten van een mobiele telefoon valt wel onder de gerichte vrijstelling als deze aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet.
Voorbeeld 2. Bedrag internetaansluiting
Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie) afgesloten bij een provider. Welk bedrag valt onder de gerichte vrijstelling?
Je moet bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Je kunt eventueel nagaan wat de provider rekent voor een apart internetabonnement. Dat deel valt onder de gerichte vrijstelling.
Als de werkgever de rest ook vergoedt, dan is dat gedeelte belast loon. Hij mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.
Meer over het noodzakelijkheidscriterium in het Handboek Loonheffingen
Bron: Forum Salaris
