Om salarisprofessionals te ondersteunen, publiceerde de NIRPA in juli 2025 een verdiepende notitie naar aanleiding van veelgestelde vragen uit het werkveld. “Binnen de beroepsgroep was behoefte aan meer duiding en heldere handvatten”, vertelt Jan Mooren AA, adviseur compliance en Wwft bij Fiscount. Volgens Mooren is de Wwft onmiskenbaar van toepassing op salarisprofessionals die zich onder andere bezighouden met het verwerken van salarisgegevens, loonmutaties, loonheffingen, salarisstroken, aangiften loonheffingen en advisering op dit gebied.
“Het is niet een kwestie van alleen maar vinkjes zetten, als salarisadministrateur moet je ook nadenken over de klant.”
– Jan Mooren AA–
Rode vlaggen herkennen
De Wwft raakt vrijwel alle werkzaamheden die een salarisprofessional voor een klant uitvoert. Dat betekent dat er zorgvuldig en systematisch gewerkt moet worden om de risico’s op witwassen en terrorismefinanciering te beperken. Dit vraagt onder meer om een helder risicobeleid, goed risicomanagement, passende opleiding en training, cliëntenonderzoek met risicoclassificatie, voortdurende monitoring en het melden van ongebruikelijke transacties bij de FIU.
Steeds meer organisaties maken gebruik van digitale tools voor cliëntacceptatie en monitoring. Deze systemen ondersteunen het proces, maar vervangen het kritische oordeel van de professional niet. Gezond verstand blijft essentieel. Mooren geeft een voorbeeld: “Een 22‑jarige klant arriveert in een dure auto voor een gesprek over loonsubsidie. Hij zegt haast te hebben omdat hij met dezelfde auto op skivakantie gaat, terwijl er geen enkele bijtelling voor een auto van de zaak is verwerkt. Dat moeten directe rode vlaggen zijn. Dit soort signalen, waarbij iets simpelweg niet logisch is, vragen om alertheid en verder onderzoek van de salarisverwerker.”
Bepalen van een risicoprofiel
Volgens Mooren moet de salarisadministrateur voor elke klant formeel een volledig cliëntenonderzoek uitvoeren, de checklist invullen, een risicoprofiel bepalen en eventuele risicofactoren meewegen. “Iemand met een strafblad vormt doorgaans een hoger risico dan iemand zonder, al weegt een jeugdzonde zoals graffiti op zestienjarige leeftijd natuurlijk anders dan recente fiscale fraude. Daarnaast moet de klant worden geïdentificeerd en geverifieerd aan de hand van een identiteitsbewijs, om te controleren of de persoon die tegenover je staat daadwerkelijk degene is die hij zegt te zijn.”
De vele stappen die doorlopen moeten worden tijdens het acceptatieproces maken het extra lastig wanneer een accountantskantoor bijvoorbeeld twintig nieuwe klanten tegelijk aanlevert. “Je kunt je voorstellen dat dit een enorm ingrijpend proces is dat veel tijd en geld kost. De salarisverwerker kan enigszins leunen op het acceptatieproces van het accountantskantoor, maar is zelf ook verantwoordelijk voor degelijk onderzoek. Het is daarom belangrijk om aan de wettelijke eisen te voldoen zonder dat dit een disproportioneel deel van de beschikbare capaciteit opslokt.”
Wwft werkbaar maken
Tegelijk waarschuwt Mooren voor gemakzucht. “Binnen veel kantoren wordt nog steeds gedacht dat het afvinken van alle onderdelen van het klantonderzoek voldoende is. Formeel staat alles dan op papier, maar de uiteindelijke beoordeling van de klant, die niet integer blijkt te zijn, krijgt nauwelijks aandacht. Het proces wordt wel gevolgd, maar de conclusie wordt niet echt gewogen. Het is niet alleen een kwestie van vinkjes zetten, als salarisadministrateur moet je ook nadenken over de klant.”
Mooren erkent dat de praktische uitvoering van de Wwft voor veel salarisverwerkers nauwelijks haalbaar is, terwijl de verplichtingen wel gelden. “Er ontstaat vaak een spagaat. Want wat doe je als er uit het cliëntenonderzoek naar voren komt dat een nieuwe klant in het verleden betrokken was bij drugshandel en nu een hoveniersbedrijf start. Mag je zo’n klant aannemen? Volgens het Bureau Financieel Toezicht (BFT) verdient iedereen een tweede kans. Dus de klant mag worden geaccepteerd. Maar de salarisverwerker moet dan wel extra waarborgen inbouwen om risico’s te beheersen. Dat betekent vaker screenen, kritischer kijken naar de administratie en, waar nodig, ook het privé‑uitgavenpatroon analyseren. Dat wordt expliciet vanuit de Wwft verwacht.”
Er is behoefte aan kennisdeling over de Wwft, ervaart Mooren. “Tijdens mijn online cursus Wwft voor salarisadministrateurs kijken we vooral hoe je de Wwft praktisch, efficiënt en werkbaar invult. De trainingen gaan verder dan alleen theorie: salarisverwerkers krijgen praktische handvatten en oefenen met herkenbare en realistische casussen. Denk aan een werknemer die voor een hypotheek een werkgeversverklaring nodig heeft en waarbij het salaris plots is verhoogd, of een situatie waarin de aankoop van een Rolex vragen oproept. Juist zulke voorbeelden maken de toepassing van de Wwft concreet, herkenbaar en relevant.”
Laat je bijpraten over de Wwft
Wil je meer weten over de Wwft en ontdekken hoe je het écht toepast in de praktijk? Meld je dan aan voor de online cursus Wwf voor salarisadministrateurs. Na de cursus heb je je eigen Wwft in de basis op orde. En je ontvangt twee praktijkgerichte modellen specifiek voor de salarispraktijk:
- een volledig risicobeleid en -analyse (uiteraard moet dit document nog wel worden afgestemd te worden op je specifieke kantoor);
- een concrete checklist voor cliëntacceptatie en -continuatie.
