De werkkostenregeling biedt diverse mogelijkheden voor werkgevers om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen te doen aan de werknemer. Soms zijn die voor de werkgever volledig onbelast, de gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling. Maar het kan ook zijn dat de vergoedingen voor een deel onbelast blijven, tot de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling op is. Over vergoedingen en verstrekkingen die boven de vrije ruimte stijgen komt dan een eindheffing van 80% voor rekening van de werkgever.
Naast de vrije ruimte heeft een werkgever voor niet gericht vrije vergoedingen en verstrekkingen te maken met gebruikelijkheid. Je mag niet onbeperkt vergoedingen en verstrekkingen doen als dit niet gebruikelijk is. Gelukkig heeft de Belastingdienst dit deels wel makkelijk toetsbaar gemaakt. Als de vergoedingen en verstrekkingen per werknemer per jaar niet boven de € 2.400 komen, zijn ze per definitie niet ongebruikelijk.
Cafetariaregeling
Maar wat nou als je je werknemers wel cadeautjes wil geven maar het moet je vooral geen geld kosten? Dan is daar een heel mooi woord voor bedacht: kostenneutraal. Bij vergoedingen en verstrekkingen binnen de werkkostenregeling kun je je werknemers vragen hiervoor een stukje brutoloon in te leveren. Dit heet met een mooi woord een cafetariaregeling.
Zo kun je bijvoorbeeld de werknemers aanbieden een deel van hun vakantiebijslag, of onregelmatigheidstoeslag te ruilen. Je zou ze zelfs brutosalaris kunnen laten ruilen, maar dan maak je het jezelf wel moeilijker, want dan moet je ook toetsen op het wettelijk minimumloon. Zo ben je al lekker op weg naar een ruil zonder kosten. Je zit dan alleen nog met de mogelijke eindheffing die je wel geld kost. Gelukkig mag je ook gewoon vragen aan de werknemer om meer brutoloon uit te ruilen dan de nettowaarde van de vergoeding of verstrekking.
Voordeel
Ruilen van brutoloon tegen een nettovergoeding heeft voor een werkgever ook een voordeel. Je betaalt namelijk minder premie voor werknemersverzekeringen, Zvw, etc. Als je kostenneutraal cadeautjes wil uitdelen, zou je bij de ruil met de werknemer die besparing weer in mindering moeten brengen.
Hoe ziet dat er dan in de praktijk uit? Stel je wilt een werknemer € 100 nettovergoeding geven. Als er geen vrije ruimte meer is in de werkkostenregeling, betaalt de werkgever € 80 eindheffing. Maar hij bespaart ook € 30 op de premies. Als je nu aan de werknemer vraagt om € 150 brutoloon in te leveren voor die nettovergoeding, kost het de werkgever niks. Ofwel de werknemer heeft zijn eigen cadeautje betaald.
Waarom?
En waarom zou de werknemer dit dan willen? Nou, meestal levert deze ruil hem iets meer op dan wanneer hij het brutoloon gewoon had laten uitbetalen. Met een belastingtarief van 37,48% (2e schijftarief) zou de werknemer € 93,78 netto uitbetaald hebben gekregen uit zijn brutoloon van € 150.
Bedenk, dit rekenvoorbeeldje is sterk vereenvoudigd om het leesbaar te houden. Je doet er goed aan om in het cafetariasysteem een echte bruto-nettoberekening te presenteren aan de werknemer zodat de besparing exact inzichtelijk wordt.
Russisch roulette
Is het dan zo eenvoudig? Dan wil iedere werknemer dit toch? En altijd! Nou, er kleven haken en ogen aan de ruil. Niet voor niets luidt het gezegde: van ruilen komt huilen. Minder brutoloon betekent voor een werknemer namelijk ook: lagere uitkering werknemersverzekeringen. Niet alleen WW en WIA maar bijvoorbeeld ook minder betaald ouderschapsverlof.
En afhankelijk van de hoe de regelingen zijn opgebouwd in de cao kan het maar zo zijn dat er minder pensioen wordt opgebouwd, minder eindejaarsuitkering wordt ontvangen of een lagere bonus wordt uitgekeerd.
Kostenneutrale cadeautjes van de werkgever betekenen voor de werknemer vaak een sigaar uit eigen doos, met een soort Russisch roulette als het gaat om de risico’s die bij zo’n ruil horen.
Reintjan Weeber
Deze column komt uit de Kennisbank voor salarisprofessionals van 2Xplain. Probeer het vrijblijvend uit met een gratis maandabonnement. Ga naar: 2xplain.nl/kennisbank-proefabonnement
