Jaarlijks geef je vóór 1 april de gerealiseerde S&O-uren en eventueel gemaakte kosten en uitgaven van het voorgaande jaar aan RVO.nl door.
Heb je in 2019 WBSO aangevraagd voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O)-uren van de werknemers, dan meld je altijd de S&O-uren die de medewerkers in 2019 hebben gerealiseerd. Als er geen S&O-uren zijn gemaakt, dan moet je dit ook aan RVO.nl doorgeven.
Heb je bij de aanvraag gekozen voor ‘werkelijke kosten en uitgaven’ (niet voor forfait), dan meld je ook de in 2019 gemaakte kosten en uitgaven.
Verplichtingen
Voor ondernemingen met personeel, bijvoorbeeld BV of NV, gelden de volgende verplichtingen:
- Je houdt een S&O-administratie bij. Je meldt uiterlijk 31 maart 2020 hoeveel S&O-uren zijn gemaakt (ook als geen, minder of meer uren zijn gemaakt dan zijn goedgekeurd).
- Je houdt een administratie bij van de gemaakte kosten en uitgaven. Je meldt uiterlijk 31 maart 2020 hoeveel kosten en hoeveel uitgaven je hebt gemaakt.
- Je meldt uiterlijk 31 maart 2020 de gemaakte S&O-uren als dit minder is dan 500 uur. RVO.nl trekt de S&O-verklaring dan in. De S&O-aftrek is niet toe te passen in de aangifte inkomstenbelasting.
- Je geeft de burgerservicenummers (BSN’s) door van de medewerkers die in 2019 S&O-werkzaamheden hebben uitgevoerd. RVO.nl berekent hiermee het S&O-uurloon voor een eventuele aanvraag in 2021.
S&O-administratie
Een goede S&O-administratie geeft per project eenvoudig en duidelijk inzicht in de aard, de inhoud, de voortgang (projectadministratie) en de omvang (urenadministratie) van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden.
Een goede S&O-administratie bestaat uit:
- Een urenadministratie
- Een projectadministratie
- Een administratie van kosten en uitgaven
Verrekening financieel voordeel
- Je verrekent de toegezegde S&O-afdrachtvermindering zoveel mogelijk in de aangiftes loonheffingen over de aangiftetijdvakken waarop de S&O-verklaring betrekking heeft.
- Vanaf het moment dat je de S&O-verklaring hebt ontvangen, kun je verrekenen in de dan nog resterende aangiftetijdvakken.
- Per aangiftetijdvak kun je maximaal een evenredig deel van het nog niet gebruikte bedrag verrekenen.
- Resteert er na afloop van de periode waarop de S&O-verklaring betrekking heeft nog een bedrag aan S&O-afdrachtvermindering, dan kun je dit via correctieberichten verrekenen in aangiftetijdvakken binnen de periode van de S&O-verklaring waarin loonheffing is afgedragen.
- Als er daarna nog S&O-afdrachtvermindering resteert, kun je dit toepassen in andere aangiftetijdvakken in hetzelfde kalenderjaar die buiten de periode van de S&O-verklaring vallen. Dit kan ook via correctieberichten voor al verstreken aangiftetijdvakken.
- Het is niet verplicht om de verrekening gedurende het jaar te baseren op de werkelijk gerealiseerde uren en eventuele kosten en uitgaven.
Maak je minder S&O-uren of kosten of uitgaven dan toegekend, dan hoef je pas na afloop van het kalenderjaar actie te ondernemen door de gerealiseerde uren (en indien van toepassing de kosten en uitgaven) tijdig te melden. Daarna kun je dan zo nodig het bedrag in de correctie-S&O-verklaring die RVO na de mededeling toestuurt, verrekenen.
Je kunt er ook voor kiezen om de verrekening gedurende het jaar af te stemmen op de werkelijke realisatie van S&O-uren en eventuele kosten en uitgaven. Daarmee voorkom je dat je na het doen van de mededeling teveel genoten S&O-afdrachtvermindering moet terugbetalen.
