• Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Summercourses
  • Excel cursussen
  • Partners
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • Specialisten
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Nieuwsbrief
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Nieuwsbrief
Salaris Vanmorgen

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Summercourses
  • Excel cursussen
  • Partners
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • Specialisten
Home » Do’s and don’ts voor goede S&O-administratie bij WBSO

Do’s and don’ts voor goede S&O-administratie bij WBSO

Blogs

Er is sinds 2022 een nieuwe aanvraag-, mededelings- en verrekensystematiek voor het aanvragen van WBSO. Wat zijn de do’s and don’ts bij een goede S&O-administratie?

27 oktober 2023 door Fiscount

RVO introduceerde in 2022 een nieuwe aanvraag-, mededelings- en verrekensystematiek voor het aanvragen van WBSO. Sindsdien is het voor ondernemers gemakkelijker geworden om vaker in een jaar verschillende projecten aan te vragen. Dat kan alleen niet zonder een goede S&O-administratie bij te houden. Wat zijn hierbij de do’s and don’ts?

Voor de RVO-adviseurs is er sinds 2020 meer tijd vrijgekomen voor de wellicht ongewenste WBSO-controles. Vanuit de markt blijkt namelijk dat het aantal controles sinds 2022 is toegenomen. Uit cijfers die RVO jaarlijks deelt, blijkt dat het toch nog vaak voorkomt dat een ondernemer niet ongehavend uit een WBSO-controle komt. Daarbij is een vermaning, een correctie-beschikking of zelfs een boete niet uitgesloten. In deze bijdrage worden veelgemaakte fouten in de WBSO-administratie besproken en wordt ook aangegeven hoe je deze kunt voorkomen.

Wil je meer weten over de WBSO? Lees dan ook eens het artikel Komt uw klant in aanmerking voor de WBSO?

Fout 1: uren schrijven vóór aanvang projectperiode of niet aangevraagde projecten

Een veelgemaakte fout van ondernemers is dat zij uren schrijven voorafgaand aan het aanvragen van het S&O-project. S&O-uren mogen namelijk pas geschreven worden vanaf de eerste dag van de maand na indiening van de WBSO-aanvraag. Dit betekent dat wanneer op 1 januari WBSO wordt aangevraagd, het project pas vanaf 1 februari van start mag gaan. Wacht dus met het schrijven van S&O-uren tot de maand na indiening van de aanvraag.

Daarnaast worden nog te vaak S&O-uren geschreven op niet aangevraagde R&D-projecten. Zoals reeds vermeld, mogen S&O-uren pas worden geschreven vanaf de maand na het indienen van een WBSO-aanvraag. Het is dan ook zeer belangrijk om regelmatig te controleren of de R&D-projecten waar binnen het bedrijf aan gewerkt wordt, binnen de reeds aangevraagde (en beschikte) projecten vallen. Als dit niet het geval is, is het belangrijk om zo snel mogelijk een vervolgaanvraag in te dienen, om de S&O-uren zoveel mogelijk mee te kunnen nemen in de WBSO-administratie.

Fout 2: uren schrijven die niet S&O-waardig zijn

Een tweede veelgemaakte fout is het schrijven van S&O-uren voor werkzaamheden die niet S&O-waardig zijn. Hierbij valt te denken aan uren die besteed zijn aan marketing, sales, administratie of aan uren van medewerkers die niet op de loonlijst staan van de onderneming. Ook S&O-werkzaamheden die gemaakt worden buiten de EU zijn uitgesloten van de WBSO. Alleen uren die betrekking hebben op technisch ontwerp, ontwikkelwerk, technische testen, het produceren van proefbatches, etc. zijn WBSO-waardig. Activiteiten die niet technisch van aard zijn, maar eerder functioneel of commercieel, zijn uitgesloten van de regeling.

Fout 3: kosten en uitgaven opvoeren die buiten projectperiode liggen

Op dezelfde wijze als uren veelal verkeerd geadministreerd worden, worden ook kosten en uitgaven nog vaak verkeerd opgevoerd. Allereerst is het belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen kosten en uitgaven. Kosten worden gemaakt voor middelen ten behoeve van S&O-werkzaamheden die volledig (100%) voor S&O worden ingezet. Hierbij valt te denken aan verbruiksgoederen, grondstoffen en materialen en onderdelen voor het doen van proeven of het maken van proefbatches. Men gaat er hierbij vanuit dat deze middelen na gebruik geen restwaarde meer hebben. Hierdoor mogen kosten enkel meegenomen worden als ze voor 100% aan S&O worden besteed. Voor het opvoeren van kosten is de datum waarop de kosten gemaakt zijn leidend. Dit is normalerwijs de factuurdatum die op de factuur van de leverancier vermeld staat.

Uitgaven daarentegen zijn nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die worden aangeschaft om S&O-werkzaamheden mee te verrichten. Dit zijn dus investeringen. Hierbij valt te denken aan de aanschaf van nieuwe apparatuur, instrumenten of ICT-middelen. Deze middelen worden vaak niet alleen voor S&O-werkzaamheden gebruikt en kunnen dus percentueel worden toegeschreven aan de WBSO.

In tegenstelling tot kosten is bij uitgaven de datum van ingebruikname van de uitgave leidend voor de WBSO-administratie. Het kan dus zijn dat een apparaat of machine al in april is aangeschaft, maar dat de onderneming deze pas in oktober in gebruik neemt. De datum van ingebruikname is in dit geval oktober.

Het is dus belangrijk om duidelijk onderscheid te maken tussen kosten en uitgaven in een WBSO-administratie, waarbij bij kosten gelet wordt op de factuurdatum en bij uitgaven gelet wordt op de datum van ingebruikname.

Fout 4: kosten en uitgaven opvoeren vanuit de verkeerde bv

Ten slotte maken ondernemers regelmatig de fout om kosten op te voeren die vanuit een andere bv in dezelfde groep worden gemaakt. Elke entiteit dient namelijk WBSO aan te vragen voor het eigen ontwikkelingswerk. Als een onderneming met bijvoorbeeld een vastgoed-bv zonder personeel investeringen doet voor S&O, kunnen deze niet worden opgevoerd in de WBSO-aanvraag van de bv, waar de S&O-medewerkers op de loonlijst staan. Deze kosten kunnen dan niet meegenomen worden in de WBSO-administratie, omdat de RVO beide entiteiten als aparte aanvragers ziet. Alleen entiteiten die een fiscale eenheid voor de vennootschapsbelasting vormen mogen kosten en uitgaven van de andere entiteit opvoeren in de administratie. Mits dit ook vooraf is aangegeven in de aanvraag.

Tips en tricks voor een goede WBSO-administratie

Ondernemers zijn vaak in de veronderstelling dat het erg ingewikkeld en tijdrovend is om een goede WBSO-administratie te voeren. Hieronder staan enkele tips en tricks die je zelf kunt toepassen om verzekerd te zijn van een goede WBSO-administratie:

  • Werk vanaf het begin gestructureerd. Maak voor elk project online mappen aan of gebruik fysieke projectmappen om de administratie bij te houden.
  • Houd de uren, kosten en uitgaven vanaf het begin van het ontwikkelproject consequent en zorgvuldig bij. Dit vermindert de kans op achteraf foutief noteren van uren, kosten en uitgaven. Wettelijk is elke aanvragende entiteit ook verplicht om de uren binnen 10 werkdagen te noteren.
  • Houd aparte administraties bij voor verschillende aanvragende bv’s indien voor beide entiteiten S&O is aangevraagd.
  • Wees nauwkeurig in het plaatsen van bestellingen en orders om te voorkomen dat kosten en/of uitgaven op de verkeerde datum of op de verkeerde entiteit gemaakt worden.

Mocht je twijfels hebben over jouw WBSO-administratie, dan kun je hier een subsidiespecialist altijd een administratiecheck op laten doen. Sommige partijen bieden ook een PRE-audit aan bij een aangekondigde WBSO-controle en formats waarmee je het bijhouden van een goede WBSO-administratie overzichtelijk en eenvoudig kunt maken. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf zich bij de volgende WBSO-controle geen zorgen hoeft te maken over de administratie!

Rogier Teunissen MSC is als subsidieadviseur en trainer verbonden aan Fiscount.


Meer weten? Volg de cursus WBSO en innovatiebox in de praktijk

Categorie: Blogs Tags: S&O-afdrachtvermindering, WBSO

Tags: S&O-afdrachtvermindering, WBSO

Gerelateerde artikelen

7 april 2025

Kabinetsreactie WBSO-evaluatie 2025 – forfaitair uurloon per 2027 omhoog

17 december 2024

WBSO-regeling: belastingvoordeel dat innovatie mogelijk maakt!

8 november 2024

Vraag nu WBSO aan voor 2025

19 september 2024

Parameters WBSO blijven in 2025 gelijk aan 2024

Hoofdsponsor

Loket.nl en Personio werken samen aan geïntegreerde HR- en payrolloplossing

Kennispartner

Fiscale voorjaarsstorm op komst, ben jij voorbereid?

Partners

Salarisadministratie in Nederland: knelpunten, verschillen en trends
De wet verandert en jij moet het uitleggen!
Doe jij ook mee aan het AV-padeltoernooi op 26 juni?
Wat is de impact van AI op HR en toekomst van werk?
Zaken voor elkaar
Werkgeverslasten berekenen: verzuimspecialist Sazas beantwoordt 5 vragen

Meest gelezen berichten

  • Wijzigingen op salarisgebied per 1 juli 2025 en wat wijzigt er per 2026 en verder? 3.6k weergaven

  • Rekenregels juli 2025 – wijzigingen minimum(uur)loon en dagloon 1.1k weergaven

  • Vaststellingsovereenkomst met zieke werknemer en negatieve gevolgen 1.1k weergaven

  • Eindresultaat Cao Gemeenten en SGO 2025-2027: lonen in 5 stappen omhoog 1.1k weergaven

  • Wetsvoorstel compensatie transitievergoeding voor kleine werkgevers naar Raad van State 0.9k weergaven

NIRPA

Opleidingen

16
jun
Online training Power Query voor HR en salarisadministrateurs
MOCuitgevers
17
jun
Module Arbeidsrecht en Sociale Zekerheid VPS
Markus Verbeek Praehep
17
jun
Online cursus omtrent pensioenactualiteiten
MOCuitgevers
18
jun
Online cursus De positie van de zieke werknemer
MOCuitgevers
19
jun
Online Excel training voor de salarisadministrateur (specialisatie)
MOCuitgevers
20
jun
Module Loonheffingen PDL
Markus Verbeek Praehep
23
jun
Module Loonheffingen VPS
Markus Verbeek Praehep
26
jun
Opfriscursus PDL (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
26
jun
Online cursus Wet bedrag ineens en de Regeling vervroegde uittreding
MOCuitgevers
30
jun
Opfriscursus VPS (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
02
jul
Pensioenen (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
04
jul
Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL®)
Markus Verbeek Praehep
08
jul
Prinsjesdagupdate Salarisadministratie (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
11
jul
Module Strategische Arbeidsvoorwaarden en Belonen
Markus Verbeek Praehep
14
jul
HR voor Salarisadministrateurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
17
jul
Training Salarisadministratie
Markus Verbeek Praehep
21
jul
Updatesessie Salarisadministratie (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
25
aug
Summercourse Impact en invloed van AI op de salarisverwerking
MOCuitgevers
27
aug
Summercourse Internationaal/grensoverschrijdend werken
MOCuitgevers
28
aug
Summercourse Update loonheffingen en arbeidsrecht
MOCuitgevers
09
sep
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
MOCuitgevers
09
sep
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
MOCuitgevers
09
sep
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
MOCuitgevers
11
sep
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (basis)
MOCuitgevers
16
sep
Online cursus Disfunctionerende werknemer: wat nu?
MOCuitgevers
18
sep
Online cursus Auto, fiets en OV in de salarisadministratie
MOCuitgevers
23
sep
Online cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers
23
sep
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
MOCuitgevers
24
sep
Cursus Internationaal/grensoverschrijdend werken
MOCuitgevers
29
sep
Cursus Hoe voorkom je loonbeslag bij je werknemer?
MOCuitgevers
30
sep
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
MOCuitgevers
02
okt
Cursus WAZO – verlofvormen
MOCuitgevers
06
okt
Online cursus Groene arbeidsvoorwaarden en de gevolgen voor de loonheffingen
MOCuitgevers
07
okt
Samen Sterk: Efficiënte Samenwerking tussen HR en Salarisadministratie
MOCuitgevers
08
okt
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (verdieping)
MOCuitgevers
09
okt
Cursus Wwft en AI
MOCuitgevers
09
okt
Online cursus Update loonheffingen en arbeidsrecht
MOCuitgevers
27
okt
Online cursus Ontslag van A tot Z, voorkom fouten en kosten
MOCuitgevers
28
okt
Cafetariaregelingen/uitruilen arbeidsvoorwaarden
MOCuitgevers
30
okt
Online cursus Personeel en AVG/privacy
MOCuitgevers
03
nov
Cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers
04
nov
Online cursus Bedingen in de arbeidsovereenkomst
MOCuitgevers
06
nov
Online cursus Werknemers duurzaam binden vanuit juridisch en fiscaal perspectief
MOCuitgevers
18
nov
Online cursus Verplichte toepassing cao en pensioen
MOCuitgevers
25
nov
Online training Power Pivot (SUPER Draaitabel)
MOCuitgevers
27
nov
Cursus Impact en invloed van AI op de salarisverwerking
MOCuitgevers
02
dec
Cursus Bedingen in de arbeidsovereenkomst, incl. proeftijd, concurrentie- en relatiebeding
MOCuitgevers
03
dec
Cursus DGA verlonen
MOCuitgevers

Vacatures

Salarisadviseur
PIA Group
Compensation & Benefits Officer
Vencomatic Group
Manager International Payroll
Forvis Mazars
(Senior) Salarisprofessional met expertise van AFAS
Scab
Salarisadministrateur – Humens Bussum
Strictly People
Salarisadministrateur
Practical accounting
Zelfstandig Salarisadministrateur
Baat accountants & adviseurs
Salarisadministrateur
Visser & Visser
Traineeship loonadministratie en advies  
Scab
Salarisadministrateur bij a·s WORKS
a•s WORKS
Manager Payroll Accounting
Forvis Mazars
Traineeship Salarisadministratie – Utrecht
VvAA
Consultant HR & Payroll – FITZ
Strictly People
Salarisprofessional – Groningen
aaff
Salarisadviseur
PIA Group
Salarisadministrateur – Wensink Zwolle
Strictly People
Salarisadministrateur – Utrecht
VvAA
Salarisadviseur – Naaldwijk
Transport People
Salarisadministrateur – 28 uur per week – Deventer
JP van den Bent
Salarisadministrateur
DAS
Manager Loonadministratie en Personeelsadvies
Scab

Vriend van Salaris Vanmorgen

abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Summercourses
  • Excel cursussen
  • Partners
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • Specialisten

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV