RVO introduceerde in 2022 een nieuwe aanvraag-, mededelings- en verrekensystematiek voor het aanvragen van WBSO. Sindsdien is het voor ondernemers gemakkelijker geworden om vaker in een jaar verschillende projecten aan te vragen. Dat kan alleen niet zonder een goede S&O-administratie bij te houden. Wat zijn hierbij de do’s and don’ts?
Voor de RVO-adviseurs is er sinds 2020 meer tijd vrijgekomen voor de wellicht ongewenste WBSO-controles. Vanuit de markt blijkt namelijk dat het aantal controles sinds 2022 is toegenomen. Uit cijfers die RVO jaarlijks deelt, blijkt dat het toch nog vaak voorkomt dat een ondernemer niet ongehavend uit een WBSO-controle komt. Daarbij is een vermaning, een correctie-beschikking of zelfs een boete niet uitgesloten. In deze bijdrage worden veelgemaakte fouten in de WBSO-administratie besproken en wordt ook aangegeven hoe je deze kunt voorkomen.
Wil je meer weten over de WBSO? Lees dan ook eens het artikel Komt uw klant in aanmerking voor de WBSO?
Fout 1: uren schrijven vóór aanvang projectperiode of niet aangevraagde projecten
Een veelgemaakte fout van ondernemers is dat zij uren schrijven voorafgaand aan het aanvragen van het S&O-project. S&O-uren mogen namelijk pas geschreven worden vanaf de eerste dag van de maand na indiening van de WBSO-aanvraag. Dit betekent dat wanneer op 1 januari WBSO wordt aangevraagd, het project pas vanaf 1 februari van start mag gaan. Wacht dus met het schrijven van S&O-uren tot de maand na indiening van de aanvraag.
Daarnaast worden nog te vaak S&O-uren geschreven op niet aangevraagde R&D-projecten. Zoals reeds vermeld, mogen S&O-uren pas worden geschreven vanaf de maand na het indienen van een WBSO-aanvraag. Het is dan ook zeer belangrijk om regelmatig te controleren of de R&D-projecten waar binnen het bedrijf aan gewerkt wordt, binnen de reeds aangevraagde (en beschikte) projecten vallen. Als dit niet het geval is, is het belangrijk om zo snel mogelijk een vervolgaanvraag in te dienen, om de S&O-uren zoveel mogelijk mee te kunnen nemen in de WBSO-administratie.
Fout 2: uren schrijven die niet S&O-waardig zijn
Een tweede veelgemaakte fout is het schrijven van S&O-uren voor werkzaamheden die niet S&O-waardig zijn. Hierbij valt te denken aan uren die besteed zijn aan marketing, sales, administratie of aan uren van medewerkers die niet op de loonlijst staan van de onderneming. Ook S&O-werkzaamheden die gemaakt worden buiten de EU zijn uitgesloten van de WBSO. Alleen uren die betrekking hebben op technisch ontwerp, ontwikkelwerk, technische testen, het produceren van proefbatches, etc. zijn WBSO-waardig. Activiteiten die niet technisch van aard zijn, maar eerder functioneel of commercieel, zijn uitgesloten van de regeling.
Fout 3: kosten en uitgaven opvoeren die buiten projectperiode liggen
Op dezelfde wijze als uren veelal verkeerd geadministreerd worden, worden ook kosten en uitgaven nog vaak verkeerd opgevoerd. Allereerst is het belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen kosten en uitgaven. Kosten worden gemaakt voor middelen ten behoeve van S&O-werkzaamheden die volledig (100%) voor S&O worden ingezet. Hierbij valt te denken aan verbruiksgoederen, grondstoffen en materialen en onderdelen voor het doen van proeven of het maken van proefbatches. Men gaat er hierbij vanuit dat deze middelen na gebruik geen restwaarde meer hebben. Hierdoor mogen kosten enkel meegenomen worden als ze voor 100% aan S&O worden besteed. Voor het opvoeren van kosten is de datum waarop de kosten gemaakt zijn leidend. Dit is normalerwijs de factuurdatum die op de factuur van de leverancier vermeld staat.
Uitgaven daarentegen zijn nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die worden aangeschaft om S&O-werkzaamheden mee te verrichten. Dit zijn dus investeringen. Hierbij valt te denken aan de aanschaf van nieuwe apparatuur, instrumenten of ICT-middelen. Deze middelen worden vaak niet alleen voor S&O-werkzaamheden gebruikt en kunnen dus percentueel worden toegeschreven aan de WBSO.
In tegenstelling tot kosten is bij uitgaven de datum van ingebruikname van de uitgave leidend voor de WBSO-administratie. Het kan dus zijn dat een apparaat of machine al in april is aangeschaft, maar dat de onderneming deze pas in oktober in gebruik neemt. De datum van ingebruikname is in dit geval oktober.
Het is dus belangrijk om duidelijk onderscheid te maken tussen kosten en uitgaven in een WBSO-administratie, waarbij bij kosten gelet wordt op de factuurdatum en bij uitgaven gelet wordt op de datum van ingebruikname.
Fout 4: kosten en uitgaven opvoeren vanuit de verkeerde bv
Ten slotte maken ondernemers regelmatig de fout om kosten op te voeren die vanuit een andere bv in dezelfde groep worden gemaakt. Elke entiteit dient namelijk WBSO aan te vragen voor het eigen ontwikkelingswerk. Als een onderneming met bijvoorbeeld een vastgoed-bv zonder personeel investeringen doet voor S&O, kunnen deze niet worden opgevoerd in de WBSO-aanvraag van de bv, waar de S&O-medewerkers op de loonlijst staan. Deze kosten kunnen dan niet meegenomen worden in de WBSO-administratie, omdat de RVO beide entiteiten als aparte aanvragers ziet. Alleen entiteiten die een fiscale eenheid voor de vennootschapsbelasting vormen mogen kosten en uitgaven van de andere entiteit opvoeren in de administratie. Mits dit ook vooraf is aangegeven in de aanvraag.
Tips en tricks voor een goede WBSO-administratie
Ondernemers zijn vaak in de veronderstelling dat het erg ingewikkeld en tijdrovend is om een goede WBSO-administratie te voeren. Hieronder staan enkele tips en tricks die je zelf kunt toepassen om verzekerd te zijn van een goede WBSO-administratie:
- Werk vanaf het begin gestructureerd. Maak voor elk project online mappen aan of gebruik fysieke projectmappen om de administratie bij te houden.
- Houd de uren, kosten en uitgaven vanaf het begin van het ontwikkelproject consequent en zorgvuldig bij. Dit vermindert de kans op achteraf foutief noteren van uren, kosten en uitgaven. Wettelijk is elke aanvragende entiteit ook verplicht om de uren binnen 10 werkdagen te noteren.
- Houd aparte administraties bij voor verschillende aanvragende bv’s indien voor beide entiteiten S&O is aangevraagd.
- Wees nauwkeurig in het plaatsen van bestellingen en orders om te voorkomen dat kosten en/of uitgaven op de verkeerde datum of op de verkeerde entiteit gemaakt worden.
Mocht je twijfels hebben over jouw WBSO-administratie, dan kun je hier een subsidiespecialist altijd een administratiecheck op laten doen. Sommige partijen bieden ook een PRE-audit aan bij een aangekondigde WBSO-controle en formats waarmee je het bijhouden van een goede WBSO-administratie overzichtelijk en eenvoudig kunt maken. Dit zorgt ervoor dat het bedrijf zich bij de volgende WBSO-controle geen zorgen hoeft te maken over de administratie!
Rogier Teunissen MSC is als subsidieadviseur en trainer verbonden aan Fiscount.
Meer weten? Volg de cursus WBSO en innovatiebox in de praktijk
