Copilot is een door Microsoft ontwikkelde AI‑assistent die diep is geïntegreerd binnen Microsoft 365.
Matthijs van Keulen, trainer en expert op het gebied van AI en Microsoft 365, licht toe:
“Copilot is een zogenoemd large language model, vergelijkbaar met tools als ChatGPT, Gemini en Claude. Het is beschikbaar in meerdere varianten, elk met een andere mate van beveiliging en integratie. Zo is er een openbare versie waarvoor je geen Microsoft‑klant hoeft te zijn, maar waarbij ingevoerde data niet wordt afgeschermd en kan worden gebruikt om het model te trainen.”
Naast deze gratis variant bestaan er verschillende zakelijke oplossingen waarbij gebruikers met een Microsoftaccount inloggen op Copilot in een beveiligde omgeving. In dat geval blijven alle gegevens binnen de eigen cloudomgeving en worden ze niet gebruikt voor training. Voor organisaties die Copilot structureel willen inzetten, raadt Van Keulen een aanvullende licentie aan.
“Deze variant, van circa 30 euro per gebruiker per maand, integreert Copilot volledig in Microsoft 365 en de Officeapplicaties.”
Sneller en efficiënter werken
Uit landelijk onderzoek in 2025 van Newcom Research & Consultancy blijkt dat 3,6 miljoen werkenden AI-tools inzetten tijdens hun werk. Microsoft geeft aan dat Copilot wereldwijd wekelijks zo’n 20 miljoen gebruikers heeft. Dat onderstreept de brede adoptie en maakt duidelijk waarom Copilot ook voor HR-medewerkers en salarisadministrateurs interessant kan zijn bij het verminderen van administratieve druk en het vergroten van overzicht, vindt Van Keulen.
“Waar je voorheen een collega inschakelde om te helpen bij het herschrijven van een email, bijvoorbeeld om te checken of de toon klopte, kun je die vraag nu eenvoudig aan Copilot stellen. Dat scheelt natuurlijk heel veel tijd. Ook bij het voorbereiden van overleggen biedt Copilot uitkomst door grote hoeveelheden emails in korte tijd samen te vatten. Zo kun je je sneller en efficiënter voorbereiden.”
“Het maken van draaitabellen of het zoeken naar de juiste formules is met Copilot in enkele minuten geregeld.” – Matthijs van Keulen –
Tijdens trainingen ziet Van Keulen vaak dezelfde reacties bij deelnemers.
“Bepaalde taken in Excel waar medewerkers normaal lang op moesten puzzelen, zoals het maken van draaitabellen of het zoeken naar de juiste formules, kunnen nu met een duidelijke opdracht worden uitgevoerd. Wat eerst een uur kostte, is nu in enkele minuten geregeld.”
Copilot helpt mensen vooral om slimmer en efficiënter te werken. Het kan HR-professionals onder andere ondersteunen bij het opstellen en controleren van arbeidscontracten, het beantwoorden van vragen en het voorbereiden van rapportages.
Voor de salarisadministratie kan de AI-assistent bijvoorbeeld helpen bij het analyseren van loondata, het signaleren van afwijkingen en het toelichten van loonstroken. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor inhoudelijke beoordeling, advies en aandacht voor medewerkers, terwijl routinematige en tijdrovende taken worden teruggebracht.
AI als junior collega
Daarnaast kan Copilot inzichten aandragen waar gebruikers zelf niet direct aan denken.
“Waar mensen vaak vanuit vaste patronen naar data kijken, analyseert Copilot informatie breder en kan het bijvoorbeeld in Excel-patronen, risico’s of afwijkingen signaleren die anders over het hoofd worden gezien. De tool is te vergelijken met een meedenkende junior collega. Wel blijft controle nodig, omdat fouten gemaakt kunnen worden. Maar terwijl Copilot analyses en berekeningen uitvoert, kan de gebruiker zich richten op andere taken”, benadrukt Van Keulen.
Een belangrijk onderscheid tussen Copilot en andere AI-assistenten is dat Microsoft garandeert dat data van Europese zakelijke gebruikers binnen Europa wordt opgeslagen, inclusief de gegevens die in Copilot worden gebruikt.
Van Keulen: “Die garantie geldt niet automatisch voor tools zoals Gemini of ChatGPT, waar datalocatie en privacyafspraken minder eenduidig zijn. Een ander verschil is dat Copilot diep geïntegreerd is in de dagelijkse werkomgeving. In plaats van een losse chattool werkt het direct binnen applicaties als Outlook, Word, Excel en Teams, en met data uit Microsoft 365. Daardoor begrijpt Copilot de context van documenten, emails en agenda’s en kan het gerichter ondersteunen.”
Copilot is heel toegankelijk
Vanuit de Europese AI Act zijn werkgevers verplicht om medewerkers AIgeletterd te maken en aantoonbaar aandacht te besteden aan verantwoord en ethisch gebruik van AI. Dat vraagt volgens Van Keulen niet alleen om training, maar vooral om blijvende ontwikkeling.
“AI-vaardigheden ontstaan door te oefenen en kritisch te blijven in het gebruik.”
Voor een goede start met Copilot heeft Van Keulen nog wel wat tips.
“Voor organisaties begint het met een zorgvuldig ingerichte rechtenstructuur in SharePoint, omdat Copilot fout ingestelde toegangen tot mappen sneller zichtbaar maakt. Daarnaast is het essentieel dat medewerkers altijd met hun werkaccount werken. Koudwatervrees is onnodig omdat de AI-assistent toegankelijker is dan vaak wordt gedacht. De grootste uitdaging zit niet in de bediening, maar in het formuleren van goede prompts. Daarom besteden we in trainingen veel aandacht aan het schrijven van duidelijke opdrachten en het ontwikkelen van die vaardigheid als vaste gewoonte.”
Meld je aan voor de Copilot-cursus
Matthijs van Keulen geeft op woensdag 10 juni een basiscursus over Copilot in Office. Deze cursus helpt je om kennis te maken met Microsoft Copilot en kunstmatige intelligentie (AI). Je leert wat AI is, hoe het werkt, en hoe je Copilot effectief kunt gebruiken in je dagelijkse werk met Microsoft 365 applicaties.
Let op: vanaf nu verzorgen we ook cursussen in ons eigen bedrijfspand aan de Keulenstraat 16 in Deventer. In onze nieuwe cursusruimte volg je trainingen in een professionele en gastvrije omgeving. Ter introductie ontvang je 16% korting!
