Als de dienstbetrekking van een werknemer eindigt, moet je voor de duur van minimaal 5 kalenderjaren na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt, een aantal gegevens van deze werknemer bewaren.
Een dienstbetrekking eindigt bijvoorbeeld door ontslag of overlijden van een werknemer. Dit betekent ook het einde van die inkomstenverhouding. Je vult altijd de datum van het einde van de inkomstenverhouding in bij de werknemersgegevens in de aangifte loonheffingen van het betreffende tijdvak.
Als de werkgever door het einde van de dienstbetrekking naar verwachting ten minste 12 maanden niet meer inhoudingsplichtig is, moet je dat binnen één maand schriftelijk aan de Belastingdienst doorgeven.
Bewaren
Je moet voor de duur van ten minste 5 kalenderjaren na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking eindigt, de volgende gegevens van de werknemers bewaren:
- loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen, zoals het ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ en het ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling)’;
Let op: je bewaart ook de oude verklaringen en formulieren als deze zijn vervangen door nieuwe. - kopieën van identiteitsbewijzen;
- kopieën van beschikkingen of verklaringen die je van de werknemer hebt ontvangen.
Meer informatie in paragraaf 17.2 Handboek Loonheffingen 2026.
Bron: Forum Salaris
