De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) geldt niet alleen voor accountants en administratiekantoren, maar ook voor salarisprofessionals die diensten aan derden leveren. Denk hierbij aan het verwerken van salarisgegevens, het opstellen van loonstroken en het indienen van aangiften loonheffingen.
Praktische notitie
Omdat lange tijd onduidelijk was hoe de Wwft precies van toepassing is op de salarisadministratie, hebben Bureau Financieel Toezicht (BFT) en NIRPA een praktische notitie opgesteld. Deze notitie helpt je om op kantoor-, klant- en opdrachtniveau concreet invulling te geven aan de Wwft. Je vindt de notitie op de site van BFT.
Het doel van de Wwft is het identificeren en melden van ongebruikelijke transacties die kunnen duiden op witwassen of terrorismefinanciering.
Wat betekent dit voor jouw praktijk?
- Dienstverleners: de Wwft is van toepassing op administratieve dienstverleners die salarisadministratie voor derden verzorgen.
- Activiteiten: het verwerken van salarisgegevens, opstellen van loonstroken en doen van loonheffingsaangiften vallen onder de wet.
- Risicobeoordeling: je moet beoordelen of en hoe de Wwft op jouw werkzaamheden van toepassing is, afhankelijk van de aard van jouw diensten.
Verplichtingen onder Wwft
- Klantonderzoek: verifieer de identiteit van uw klanten.
- Melding ongebruikelijke transacties: bij een vermoeden van witwassen of terrorismefinanciering moet je dit melden bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland).
- Geheimhoudingsplicht: je mag jouw klant niet informeren over een melding of vermoeden.
De notitie van NIRPA en BFT biedt praktische handvatten om deze verplichtingen goed in te richten.
Praktijkvoorbeelden
1 Salarisgegevens nieuwe werknemer verwerken, na drie maanden uit dienst
Een nieuwe medewerker bij een makelaarskantoor kreeg direct een vast arbeidscontract en ook vrijwel direct werd een werkgeversverklaring opgesteld voor de aanvraag van een hypotheek. Door het administratiekantoor dat de werkgeversverklaring heeft opgesteld, werden loonstroken opgemaakt en werd aangifte voor de loonheffing gedaan. Na drie maanden werd het arbeidscontract door de werknemer opgezegd. Na enige tijd volgden er vragen over de werkgeversverklaring vanuit een hypotheekverstrekker.
In de tussentijd waren er verder diverse medewerkers korte tijd in dienst geweest en deze vertrokken bijna allemaal na drie maanden. Voor deze medewerkers werd iedere keer ook een werkgeversverklaring opgesteld.
De verschillende omstandigheden, waaronder het vaste contract en het korte dienstverband, gaven voor het administratiekantoor aanleiding tot het stellen van nadere vragen.
Ongebruikelijke transacties
Aangezien er geen afdoende verklaring gegeven kon worden was sprake van ongebruikelijke transacties in de zin van de Wwft. De werkgeversverklaringen en loonstroken lijken te zijn opgesteld ten behoeve van het verkrijgen van financieringen. Uiteindelijk was sprake van hypotheekfraude en daarom sprake van witwassen.
2 Salarisgegevens werknemer die meer salaris krijgt dan directeur verwerken
Bij een garagebedrijf werkten, naast de directeur die verantwoordelijk was voor de verkoop, nog twee personen (monteurs). Deze twee werknemers verdienden duidelijk minder dat de directeur en waren al een aantal jaren in dienst.
Op een gegeven moment is er een nieuwe werknemer in dienst gekomen, volgens zijn arbeidscontract ook monteur. Wat gelijk opviel was dat de nieuwe werknemer beduidend meer ging verdienen dan de directeur. Het administratiekantoor had het loon van de nieuwe werknemer verloond en aangifte voor de loonheffing gedaan. Er waren geen vragen gesteld over de hoogte van het salaris en er kon door het administratiekantoor geen verklaring gegeven worden voor dit hoge salaris.
Uit de financiële administratie, die het administratiekantoor ook verzorgde, bleek dat rond de datum van de salarisbetaling aanzienlijke bedragen contant gestort werden. De hoogte van de gestorte bedragen kwam overeen met de brutolonen en de werkgeverslasten van de monteur met het hoge salaris.
Een salarisadministratiekantoor heeft meestal geen inzage in de financiële administratie, maar het opmerkelijke salaris van de nieuwe werknemer ten opzichte van de directeur moet op zijn minst aanleiding zijn tot het stellen van nadere vragen.
Ongebruikelijke transactie
In dit geval werden de contante stortingen gebruikt tot het witwassen via het uitbetalen van salaris en was er ten aanzien van de contante stortingen en het uitbetalen van het salaris sprake van een ongebruikelijke transactie.
3 Nieuwe werknemer in dienst, werkzaamheden onduidelijk
Een vastgoedbedrijf had een aantal werknemers in dienst. Zij verdienden allen een modaal salaris. Op een gegeven moment is een nieuwe werknemer in dienst gekomen met een salaris van drie keer modaal.
Het administratiekantoor had vernomen dat de werknemer een nieuwe activiteit van het vastgoedbedrijf vorm moest gaan geven. De werknemer kreeg direct een vast contract en vroeg ook onmiddellijk om een werkgeversverklaring. Na drie maanden volgde ontslag op eigen verzoek en de nieuwe activiteit is nimmer van de grond gekomen.
Wat verder opviel was dat binnen het vastgoedbedrijf sprake was van flinke contante geldstromen. Ook in dit geval is de werkgeversverklaring gebruikt voor het verkrijgen van een zeer aanzienlijke financiering. De uitleg over de nieuwe activiteit was zeer vaag, weinig concreet, laat staan realistisch.
Ongebruikelijke transacties
Het vaste contract en het zeer aanzienlijke salaris had aanleiding moeten zijn om nadere toelichting te vragen en uiteindelijk ook melding te moeten doen van ongebruikelijke transacties.
Lees meer in de Notitie salarisadministratie en Wwft
Bron: Forum Salaris
