Je kunt er bijna niet omheen: als je in de markt bent voor HR- of salarissoftware, lijkt het wel alsof alle processen tegenwoordig geautomatiseerd kunnen worden. Kunstmatige intelligentie zou het werk van de salarisadministrateur kunnen overnemen, waardoor je zonder enige loonkennis de salarisverwerking van een bedrijf kunt uitvoeren. Maar is dat echt zo, of ligt dit toch iets genuanceerder?
Als geen ander kennen wij de markt en zijn we op de hoogte van de laatste mogelijkheden van de diverse softwarepakketten. Salaris- en HR-software biedt tegenwoordig veel kansen om processen te automatiseren. Bijvoorbeeld door workflows in te richten die automatisch taken uitvoeren, zoals het onboarden van een nieuwe medewerker in het systeem, het opvolgen van een aflopend contract, maar ook het uitvoeren van de loonrun. Technisch gezien kun je een loonrun volledig op de ‘automatische piloot’ zetten, waardoor je er niet meer naar om hoeft te kijken. Of dat verstandig is, is een tweede.
Het automatiseren van processen biedt aanzienlijke voordelen, vooral voor repetitieve taken zoals het verwerken van mutaties en de verschillende stappen in een loonrun. Ook het integreren van diverse systemen zodat gegevens niet meer handmatig overgetypt hoeven te worden, is een belangrijke winst. Door deze taken te automatiseren, hoeven medewerkers geen ‘dom werk’ meer te doen en kunnen ze tijd besteden aan zaken waar zij daadwerkelijk toegevoegde waarde kunnen leveren. Daarnaast verklein je de kans op fouten. Elke keer dat gegevens overgetypt worden, bestaat de kans dat er iets verkeerd wordt overgenomen.
Toch is het belangrijk om ervoor te waken dat niet alles ‘weggeautomatiseerd’ wordt. Het voeren van een juiste HR- en salarisadministratie is namelijk een complex geheel van wet- en regelgeving waarin een klein foutje grote gevolgen kan hebben. Zeker als het gaat over zaken zoals het berekenen van pensioenpremies, loonheffingen of andere premies, gaat het al snel om aanzienlijke bedragen.
Daarom is het cruciaal dat er altijd een expert meekijkt in de software — zowel bij de inrichting vooraf als bij het uitvoeren van de loonberekeningen. Als een regeling bij voorbaat niet goed is ingericht, hoef je er niet op te rekenen dat het systeem je waarschuwt voor een foutieve uitkomst. Bovendien hangt ‘goed’ of ‘fout’ vaak af van de specifieke situatie. Duiden of interpreteren is iets waar AI, of systemen in het algemeen, vaak meer moeite mee hebben dan de menselijke expert.
Hoe vertaalt dit zich dan naar de praktijk?
Ten eerste moeten alle randvoorwaarden en instellingen aanwezig zijn om een proces te kunnen automatiseren. Dus als je het mutatieproces wilt automatiseren, zijn alle voorwaarden dan geregeld? Heeft de klant genoeg kennis van het systeem om de juiste mutaties door te voeren? Is het duidelijk wanneer welke code gebruikt moet worden? En wat gebeurt er als de mutaties niet op de afgesproken datum in het systeem staan? Krijgt iemand dan een signaal? Dit zijn slechts enkele vragen die beantwoord moeten worden.
Ten tweede moeten de risico’s in beeld worden gebracht en moet er een weloverwogen afweging worden gemaakt. Is de foutgevoeligheid zo klein dat er niemand meer naar de ingevoerde mutaties hoeft te kijken? Bijvoorbeeld: als de loonstroken automatisch naar de klant worden gestuurd op een bepaalde datum, en het proces is blijven hangen, dan is dat vervelend, maar niet meer dan dat. Maar als de klant die zelf mutaties invoert per ongeluk een boete heeft uitbetaald aan een werknemer in plaats van deze in te houden, dan is de schade al veel groter. Het is dus belangrijk om van tevoren een inschatting te maken van de mogelijke gevolgen wanneer er iets misgaat.
Conclusie
Automatisering in de salarisadministratie biedt veel voordelen, maar het is belangrijk om het niet zonder meer toe te passen. Niet elk proces leent zich even goed voor volledige automatisering. Door de juiste afweging te maken, kunnen bedrijven de voordelen van automatisering benutten, terwijl ze tegelijkertijd de risico’s beheersbaar houden. Uiteindelijk draait het om het vinden van de juiste balans: technologie die de administratieve last verlicht, zonder de controle en expertise die nodig zijn voor een correcte en zorgvuldige uitvoering van de salarisadministratie uit handen te geven.
Benieuwd hoe jij automatisering slim kunt inzetten zonder grip te verliezen op je salarisadministratie? Laat je adviseren door een expert en ontdek welke processen geschikt zijn voor jouw organisatie en waar menselijke controle onmisbaar blijft. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.
