“Het moest eenvoudiger en beter.”
Een warboel aan softwarepakketten maakte het werk van Brabant Accountants en Belastingadviseurs inefficiënt. De overstap naar één gebruiksvriendelijk systeem liet de hr- en salarisadministratie weer stromen én maakte het kantoor klaar voor de toekomst.
Doelstellingen
Het doel van de softwareoverstap: slimmer werken en professionaliseren.
- Eén systeem
Van drie systemen terug naar één, dat zowel voor de accountant als de klant gebruiksvriendelijk is en efficiënt werkt. - Slimmer en efficiënter
Ondanks arbeidskrapte onze dienstverlening uitbreiden door in te zetten op slimme software. - Identiteit behouden
De Brabantse gemoedelijkheid en laagdrempeligheid behouden zowel binnen de organisatie als in klantrelaties.
Stroperigheid door softwarewarboel
Door verschillende fusies is Brabant Accountants en Belastingadviseurs de afgelopen jaren flink gegroeid en geprofessionaliseerd. Ze hebben nu alles in huis om klanten volledig van dienst te kunnen zijn. Maar met de fusies kwamen niet alleen klanten en medewerkers mee, ook softwarepakketten.
“Op één afdeling werkten we met wel drie verschillende softwarepakketten”, zegt Reinier Meesters, senior belasting- & hrm-adviseur.
“De ene accountant had verstand van pakket A, de ander juist van B — niemand was een expert in álle programma’s. Dat zorgde weleens voor stroperigheid in onze dienstverlening. Als iemand met vakantie ging of ziek werd, kon dat tot problemen leiden. We vonden het belangrijk om naar één systeem over te stappen.”
”Van de nood hebben we een deugd gemaakt. We stelden een wensenlijst op voor de nieuwe software waarmee we zouden gaan werken. Die moet gebruiksvriendelijk zijn voor zowel onze collega’s als onze klanten, de beste automatiseringsmogelijkheden hebben en ons de toekomst in helpen.”
Iedereen kan goed overweg met de software
De keuze viel op Nmbrs. ”De gebruiksvriendelijkheid en laagdrempeligheid stak er met kop en schouders bovenuit,’ zegt Meesters. ‘Al onze collega’s kunnen er goed mee overweg, dus zijn we op de afdeling niet langer afhankelijk van één expert. Dat is essentieel voor de continuïteit van onze dienstverlening. We hebben Nmbrs getest bij onze klanten. Ook zij ervaren de software als heel gemakkelijk en efficiënt.”
Marloes Gruijters beaamt dat. Ze is verantwoordelijk voor personeelszaken bij DoeNederland. ”Vroeger moest ik gegevens over shifts en onze medewerkers in verschillende tools registreren. Nu kan dat in één programma, en kunnen onze medewerkers bovendien zelf veel regelen, zoals verlofaanvragen en het wijzigen van persoonsgegevens. Dat kan gemakkelijk in de Nmbrs ESS app. Dat scheelt mij een heleboel werk.”
Het gemak van Nmbrs dient ook Meesters en zijn collega’s: ”Ons vak is best ingewikkeld. Software moet het ons juist wat makkelijker maken om onze klanten van dienst te kunnen zijn.”
Bij DoeNederland gaat de salarisverwerking nu soepeler dan ooit. Gruijters: ”Brabant Accountants zet alles in Nmbrs voor me klaar, ik hoef alleen nog maar een voor- en na-controle te doen.”
We moeten het slim aanpakken: meer doen, met hetzelfde aantal medewerkers. Met die visie hebben we voor Nmbrs gekozen, dat veel zelfservice- en automatiseringsmogelijkheden heeft. – William Manders, vennoot Brabant Accountants en Belastingadviseurs
”Alles stroomt gewoon” met HR-workflows
Toen de basis geregeld was, keek Brabant Accountants verder: hoe kunnen we de software benutten om onze dienstverlening uit te breiden? Dat heeft geleid tot het inrichten van een digitaal personeelsdossier voor DoeNederland, waarin bijvoorbeeld verlof en verzuim wordt bijgehouden. En er zijn HR-workflows ingesteld die repetitieve HR- en salarisprocessen automatiseren, zoals de indiensttreding van nieuwe medewerkers. ”Alles stroomt gewoon”, merkt Gruijters.
De klant is tevreden, maar het is ook een belangrijke stap voor het accountantskantoor, legt Meesters uit: ”Veel van onze klanten zijn mkb’ers, die doorgaans een hoog personeelsverloop hebben en dus ook veel mutaties in de salarisadministratie. Dat vraagt om efficiëntie en automatisering.”
Eigen identiteit: Brabantse laagdrempeligheid blijft
William Manders, vennoot bij Brabant Accountants en Belastingadviseurs, was er al scherp op met al die fusies: ‘Hoe blijft de identiteit van ons kantoor behouden? We zijn een Brabants kantoor, het zit zelfs in onze naam. Dat betekent dat het er gemoedelijk en gezellig aan toe gaat bij ons. We kennen onze klanten en zij ons, ze hebben bij ons een vaste contactpersoon. We ondernemen samen met hen, zo zien we dat.’
”Het was een uitdaging om dat persoonlijke, laagdrempelige dat ons kantoor kenmerkt, dat ons bijzonder maakt, te behouden. Daarom hechten we zoveel waarde aan efficiëntie, wat extra belangrijk is geworden nu we ruim tienduizend loonstroken per maand verwerken. Door repetitieve taken te automatiseren en efficiënt te werken, maak je tijd vrij voor waar het ons echt om te doen is: op maat gemaakt advies en persoonlijk contact.”
Op weg naar de toekomst
Dat is ook belangrijk voor de (nabije) toekomst, vervolgt Manders: ‘We willen doorgroeien en verder professionaliseren, mede om de talentvolle accountants te behouden die nu bij ons werken. Nieuw talent is schaars, onze sector kampt met arbeidsmarktkrapte. We moeten het dus vooral slimmer aanpakken: meer doen, met hetzelfde aantal medewerkers. Met die visie hebben we voor Nmbrs gekozen, dat veel zelfservice- en automatiseringsmogelijkheden heeft. Als ik wat verder in de toekomst kijk, denk ik dat we veel met AI kunnen doen.’
Resultaten
Wat de overstap naar Nmbrs Brabant Accountants bracht:
- Automatisering en efficiëntie
Dankzij geavanceerde automatisering efficiënter kunnen werken en meer loonstroken verwerken met hetzelfde aantal medewerkers. - Tevreden klanten
Klanten ervaren een lagere werklast nu hun medewerkers zelf gegevens invoeren, HR-processen geautomatiseerd zijn en de salarisverwerking alleen nog maar gecontroleerd hoeft te worden. - Continuïteit van dienstverlening
Omdat iedereen in hetzelfde systeem werkt en daar goed mee overweg kan, is er altijd een medewerker die klanten kan helpen. De software voelt vriendelijk en laagdrempelig. Iedereen is expert van hetzelfde softwarepakket. Dat waarborgt de continuïteit van dienstverlening. - Persoonlijk contact gewaarborgd
Efficiëntie en automatisering maken tijd vrij voor waar het echt om draait: persoonlijk contact en op maat gemaakt advies. - Flexibele salarisadministratie
Mkb-klanten hebben doorgaans een hoog personeelsverloop en dus veel mutaties in de salarisadministratie. Daar is Brabant Accountants nu nog beter voor voorbereid. - Klaar voor de toekomst
Met Nmbrs is de ideale partner gevonden om mee te groeien met onze ambities en hr-behoeften van ons klantenbestand.
