Een onvolledige of onnauwkeurige rittenregistratie kan leiden tot forse financiële gevolgen, zoals onterechte bijtelling in verband met privégebruik van een auto van de zaak of correcties achteraf. Dit blijkt in de praktijk een veelgemaakte fout. Door tijdig te controleren of de kilometerregistratie voldoet aan de wettelijke eisen, help je de klant onverwachte correcties en extra kosten te voorkomen.
Bij de aangiftebehandeling ziet de Belastingdienst dat het regelmatig misgaat met de kilometerregistratie van zakelijke auto’s die ook privé worden gebruikt. Administraties ontbreken, zijn achteraf opgemaakt of niet sluitend. Gevolg: correcties, herstelwerk en frustratie bij ondernemers én Belastingdienst. Als salarisprofessional speel je een belangrijke rol in het voorkomen van deze problemen.
Door proactief mee te kijken met klanten en te sturen op volledigheid, actualiteit en juistheid van de rittenadministratie, kun je fouten vaak al in een vroeg stadium voorkomen. Dit zorgt voor een efficiënter proces en minder herstelwerk voor zowel jou als de Belastingdienst.
Tips om klanten te begeleiden
- Adviseer het gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen. Dit verkleint de kans op fouten en discussies over de betrouwbaarheid van de registratie.
- Check tijdens het jaar of de rittenadministratie actueel wordt bijgehouden. Een tijdige controle voorkomt dat achteraf grote correcties nodig zijn.
- Bespreek afwijkingen direct met de klant. Zo kun je samen snel bijsturen.
- Let op de grens van 500 privékilometers per jaar. Geef inzicht in het onderscheid tussen zakelijke ritten, privékilometers en gecombineerde ritten, en welke gegevens zij hiervoor moeten registreren.
- Vergeet de btw-correctie voor privégebruik niet. Veel winstgenieters voor de inkomstenbelasting zijn ook btw-ondernemer. Wijs de klant erop om aan het einde van het jaar de btw-correctie voor privégebruik van de auto te bepalen en op te nemen in de laatste btw-aangifte over het betreffende jaar. Houd er ook rekening mee dat voor de btw het woon-werkverkeer privégebruik is. Een sluitende rittenregistratie met een Keurmerk kan helpen om deze correctie zo nauwkeurig mogelijk – en niet te hoog – vast te stellen.
