De verplichting voor werkgevers met 100 of meer werknemers om jaarlijks gegevens over werkgebonden personenmobiliteit te verstrekken, gaat per 1 juli 2024 in.
De werkgever heeft over 2024 de keuze:
- een rapportage in te dienen met gegevens over heel het jaar 2024.
- een rapportage in te dienen over juli-december ofwel een halfjaarrapportage over 2024.
- over 2025 en de jaren daarna over hele jaren te rapporteren.
De rapportageverplichting vraagt de werkgever per jaar het totaal aan gereisde kilometers uitgesplitst naar de verschillende vervoermiddelen en brandstoftypen te verzamelen. Je hoeft voor het rapporteren van gegevens over woon-werk- en zakelijk verkeer niet een geheel nieuwe administratie op te zetten. Veel gegevens kun je waarschijnlijk, met soms kleine aanpassingen, al uit de administratie halen. Ook hoef je niet zelf de CO2-uitstoot uit te rekenen of verslag te doen van het mobiliteitsbeleid.
De verzamelde gegevens vul je in op een digitaal formulier. Dit formulier vind je op de website www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm en is door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) ontwikkeld.
Na het invullen van de gegevens krijg je een rapportage van de CO2-uitstoot. Dit geeft de werkgever inzicht in waar hij staat bij het verduurzamen van de woon-werk- en zakelijke mobiliteit van de organisatie. De rapportage bevat ook praktische informatie om de werkgebonden personenmobiliteit van de organisatie (verder) te verduurzamen.
100 of meer werknemers
Om vast te stellen of de organisatie 100 of meer werknemers heeft, moet je weten wie er allemaal werknemer zijn. De betekenis van ‘werknemer’ is: degene die op 1 januari van het jaar waarover je rapporteert, op grond van arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling gehouden is tot het verrichten van ten minste 20 uur betaalde arbeid per maand voor een onderneming of rechtspersoon.
Iemand is een werknemer als deze op 1 januari bij de werkgever in dienst is met een contract dat 20 of meer uren betaald werk per maand garandeert. Komt iemand na 1 januari in dienst, dan telt deze werknemer niet mee om vast te stellen of de werkgever voor dat jaar onder de rapportageverplichting valt. Deze werknemer neem je wel mee in de rapportage.
Als de organisatie onder de rapportageverplichting valt, moet je rapporteren over alle gereisde kilometers van de werknemers, dus ook over de kilometers van werknemers die na 1 januari in dienst zijn getreden. Je hoeft dus niet de werknemers van 1 januari als aparte groep te rapporteren.
Tip: als je 4-wekelijks betaalt, kun je het aantal contracturen vermenigvuldigen met 13 en delen door 12 om het aantal contracturen per maand te berekenen. Een jaarcontract van 4 uur per week levert 4 * 13 gedeeld door 3 = 17,33 uren per maand op. Dit is net onder de 20 uur-grens. Deze werknemer telt dus niet mee voor de rapportageverplichting.
Geen mobiliteitsvoorziening
De organisatie valt niet onder de rapportageverplichting als je in het geheel geen financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets, bromfiets, personenauto, motorfiets of andere mobiliteitsvoorziening beschikbaar stelt. Niet voor woon-werkmobiliteit én niet voor zakelijke mobiliteit. De werkgever voert hiervoor dan ook geen administratie.
Cafetariamodel
De werkgever valt wél onder de rapportageverplichting als je reiskosten vergoedt als onderdeel van een uitruilsysteem of cafetariamodel. Het cafetariamodel is namelijk een mogelijkheid om vergoedingen aan te wenden voor reiskosten.
Aan te leveren gegevens
De gegevens die je moet aanleveren staan in onderstaande tabel (bron: Handreiking gegevensverzameling personenmobiliteit). Je vult steeds het totaal aantal gereisde kilometers van alle werknemers samen per kalenderjaar (of in 2024 per halfjaar) in. Velden die voor de organisatie niet van toepassing zijn, laat je leeg. Het gaat om ritten met een start- en/of eindpunt in Nederland. Vliegreizen vallen niet onder de rapportageverplichting.
De bijlage bevat een omzettingstabel om van geadministreerde liters benzine of kwh de gevraagde jaarkilometers te maken. De tabel helpt je bij het berekenen van het aantal kilometers aan de hand van liters (benzine-administratie) of kwh.
Voorbeeld:
Over 2023 heeft de werkgever volgens de administratie 1.000 liter benzine vergoed. Het aantal jaarkilometers wordt dan 14,8 * 1.000 liter = 14.800 kilometers. Je moet dan wel bepalen of het om alleen zakelijke of ook woon-werk of privé kilometers gaat.
Bijlage 3
Werkgebonden personenmobiliteit
Je rapporteert over werkgebonden personenmobiliteit. Dat wil zeggen: het vervoer van werknemers binnen de organisatie, dagelijks naar het werk of zakelijk.
Je voert ook de jaarkilometers in voor een vervoermiddel dat geen of een te verwaarlozen CO2-uitstoot heeft, bijvoorbeeld openbaar vervoer en de fiets of lopen. Deze gegevens helpen om een totaaloverzicht te krijgen van de duurzame mobiliteit van de organisatie.
De in te voeren gegevens betreffen steeds de totale jaarkilometers van een bepaalde vervoerswijze in combinatie met brandstoftype. Enige uitzondering vormen de ov-declaraties voor zakelijke mobiliteit. Vul hier het totaalbedrag in euro’s in.
Tip: als de organisatie meerdere vestigingen heeft onder hetzelfde KVK-nummer, kun je over woon-werkmobiliteit vrijwillig de gegevens voor maximaal vier vestigingen invullen op het digitale formulier. Het kan je helpen inzicht te krijgen in de CO2-uitstoot per vestiging. Ook kun je dan specifieke maatregelen nemen om de mobiliteit per locatie duurzamer te maken.
De rapportageverplichting geldt voor zakelijke mobiliteit en woon-werkmobiliteit apart.
Zakelijke mobiliteit gaat om alle reizen die werknemers voor hun werk maken, met uitzondering van woon-werkmobiliteit.
Woon-werk mobiliteit gaat om het reizen van werknemers tussen woon- of verblijfplaats en de locatie waar ‘de arbeid pleegt te worden verricht’.
Het onderscheid tussen woon-werk en zakelijke mobiliteit is in praktijk soms lastig te maken maar wordt administratief bepaald door het vastleggen van een standplaats in de arbeidsovereenkomst. RVO volgt hierbij zoveel mogelijk de fiscale regels zoals die zijn opgenomen in het Handboek Loonheffingen (paragraaf 23 Vervoer en reiskosten).
CO2-uitstoot niet zelf bijhouden
Je hoeft de CO2-uitstoot niet zelf bij te houden, uit te rekenen of in te voeren. Op basis van de door jou ingevoerde jaarkilometers per vervoermiddel en brandstoftype, berekent het digitale formulier de CO2-uitstoot. Je ontvangt een terugkoppelrapportage als de gegevens zijn ingediend.
Vanaf wanneer indienen?
Nog even de data op een rij:
- zondag 30 juni 2024
Tot en met deze datum is rapporteren niet verplicht. Vrijwillig rapporteren kan wel. - maandag 1 juli 2024
Vanaf dit moment moeten werkgevers met 100 of meer werknemers verplicht rapporteren. Zorg dat jouw administratie op orde is om gegevens in te dienen in 2025. Je kunt (in 2025) kiezen om te rapporteren over alleen de 2e helft van 2024, of over heel 2024. - maandag 30 juni 2025 (deadline)
Als werkgever met 100 of meer werknemers stuur je uiterlijk op deze datum de gegevens in over de 2e helft van 2024, of heel 2024. Geef op het online formulier aan welke van de twee opties je kiest. Vanaf 2026 is jaarlijkse rapportage verplicht.
Meer informatie:
Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit op RVO.nl
Handleiding ‘Aan de slag met online formulier WPM’
Tijdens de Summercourse Update loonheffingen en Arbeidsrecht besteedt Casper Mons aandacht aan mobiliteit inclusief de registratie-uitstoot CO2.
