De meeste payroll- en boekhoudsystemen beschikken inmiddels over Application Programming Interface (API)-functionaliteiten. Op basis van deze functionaliteiten kunnen systemen automatisch worden gekoppeld en met elkaar communiceren. De loonjournaalpost kan zo zonder handmatige acties worden toegevoegd aan de financiële administratie. Hoe verwerk je de loonjournaalpost? Handmatig of automatisch?
Periodieke payrollproces
Het periodieke payrollproces verloopt via een workflow binnen de payrollapplicatie. Verschillende stappen worden doorlopen, zoals:
- controle van de input;
- het verwerken van de salarisrun;
- het controleren van de salarisoutput;
- de publicatie van de salarisoutput aan werkgever.
Als de werkgever akkoord gaat met de output, vinden de betalingen aan het personeel plaats en worden de loonstroken aan de werknemers verstrekt.
Koppeling met boekhoudsysteem
In deze workflow kan een extra stap worden toegevoegd, namelijk het genereren en exporteren van de loonjournaalpost naar het boekhoudsysteem.
- Inventariseer of het payroll- en boekhoudsysteem met elkaar gekoppeld kunnen worden.
- Als dit kan, en om de journaalpost op de juiste wijze te kunnen exporteren, moet er voordat de koppeling wordt gelegd, een aantal zaken worden geregeld:
- het grootboekschema in de payrollapplicatie moet gelijk zijn aan dat van de boekhouding;
- eventuele kostenplaatsen moeten op elkaar aansluiten; en
- bij sommige koppelingen moet het dagboek worden meegegeven.
Als een automatische koppeling niet te realiseren valt, kan worden onderzocht of er wel een zogenoemde export-importmethode mogelijk is.
Meer weten?
Wil je meer weten over het inventariseren van een mogelijke journaalpostkoppeling om zo de handmatige werkzaamheden te verminderen. Neem dan contact op met Reinier Burghout per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 1637. Hij helpt je graag verder.
