Regelmatig spreek ik met accountants en boekhoudkantoren die werken met de accountancysoftware van Exact en een extern salarispakket. Nadat het kantoor met de financiële administratie over is gestapt naar Exact Online, komt de overweging rondom de salarisadministratie. Blijven we in het oude pakket dat gekoppeld kan worden aan de financiële administratie of stappen we over naar de geïntegreerde oplossing van Exact? Ik leg uit wat de verschillen zijn en wat het handigste is voor het kantoor.
Een veelgestelde vraag: ‘Als ik mijn salarisadministratie koppel met de financiële administratie worden de journaalposten toch ook automatisch in de financiële administratie gezet?’
Ja dat klopt! Er zijn salarispakketten waarmee je een koppeling kunt maken voor het overzetten van de journaalposten. Dat lijkt ideaal maar toch blijkt daar nog een hoop extra werk aan te zitten. Ik leg uit waarom.
1 Correcties doorvoeren omslachtig
Een correctie is in veel salarisadministraties eerder een regel dan een uitzondering. Deze correctie moet je ook journaliseren. Zijn je boekhouding en salarisadministratie gekoppeld, moet je vaak de oude journaalpost in je financiële pakket handmatig verwijderen om daarna de nieuwe journaalpost te importeren of zelf te boeken. Stel, je hebt je financiële periode al afgesloten, zet je deze dan weer open of maak je handmatig een correctiejournaalpost in het salarismemoriaal? Hoeveel tijd ben je daarmee kwijt? Hoe weet je aan het einde van het jaar nog precies wat je hebt geboekt en waarom?
Daarnaast is het bij een koppeling moeilijk te herleiden wat er is gejournaliseerd. Alleen als je handmatig een aanvulling op de eerste journaalpost hebt gemaakt, zie je duidelijk dat dit een correctie is. Anders zie je enkel de totaaljournaalpost. Wil je de aansluiting van de salarisadministratie op de financiële administratie gaan controleren, moet je vaak weer helemaal opnieuw beginnen met uit te zoeken wat is er gebeurd, zeker als je meer dan één salarisadministratie voert voor je klanten.
2 Geen details meer na verdichting
Gebruik je een geïntegreerd pakket voor de salarisadministratie en boekhouding, dan worden alle journaalposten automatisch geboekt. De journaalpost van de eerste run wordt uiteraard geboekt in de huidige financiële periode. Maar is er een correctie, dan wordt deze altijd als correctiejournaalpost geboekt. Je krijgt dan alleen een aanvulling op de journaalpost, waaraan je ziet dat dit een correctie is. Deze aanvulling wordt altijd geboekt in de huidige financiële periode. Zo heb je nooit problemen als je een financiële periode al hebt afgesloten. En je hebt het overzicht over de salarisjournaalposten. Daarnaast kun je makkelijk verdicht boeken en toch via de salarisadministratie tot op componentniveau en/of per medewerker inzoomen!
3 Overtypen of importeren voor betalingen
Behalve de altijd correcte verwerking van je journaalposten, zet je dankzij de integratie vanuit de salarisadministratie makkelijk betalingen klaar bij je bank. Je hoeft geen betaallijsten over te typen of bestanden te importeren. De bankkoppeling in je boekhoudpakket werkt ook in de salarisadministratie. Staan de betalingen klaar, dan logt je klant in bij zijn bank. Hij loopt de betaling eventueel na met een betaaladvieslijst die hij kan vinden in een beveiligd portaal. Vervolgens accordeert hij de betalingen. Zijn er correcties, dan is deze werkwijze helemaal een uitkomst. Ook deze staan direct klaar in de bank zodat de ondernemer ze direct kan uitbetalen.
4 Geen directe doorwerking van werkkostenregeling
Een interessante eigenschap van een geïntegreerde software voor de boekhouding en de salarisverwerking is de toevoeging van wet- en regelgeving die beide domeinen raakt. Neem de werkkostenregeling. Als je in de financiële administratie boekt op een rekening van het type werkkosten, dan zie je deze werkkosten direct in je salarisadministratie; afgezet tegen je fiscaal loon en je budget. Je ziet direct of je in de gevarenzone komt waardoor je eindheffing moet betalen. Hiermee monitor je makkelijk of er nog budget is binnen de werkkostenregeling. Deze werkkosten worden indien gewenst meegenomen in de aangifte loonheffingen aan het einde van het huidig jaar of bij de eerste aangifte in het nieuwe jaar. Die keuze is aan jou.
Volledige integratie geeft efficiencyvoordelen
Samengevat zijn er dus vele voordelen te noemen van een volledige integratie ten opzichte van een koppeling. Je hebt de zekerheid dat er altijd een juiste journaalpost in de financiële administratie komt. Er is volledige transparantie over wat er wanneer is geboekt of gecorrigeerd en in welke periode. Daarnaast kan je salarisbetalingen direct klaarzetten in de bank. Foutgevoeligheid bij het overtypen van betalingen of het vergeten te importeren van een correctiebestand is dus helemaal geëlimineerd. Waar kies jij voor: je salarisadministratie koppelen of integreren met de financiële administratie?
Wil jij de salarisadministratie op je kantoor slimmer organiseren?
