Een startup wil gaan werken met ‘Bring Your Own Device’ en wil dat werknemers op hun eigen laptop gaan werken. De startup wil hiervoor een vergoeding geven. Is het mogelijk dat deze klant aangeeft wat de specificaties van zo’n laptop moet zijn en kijkt hoeveel zo’n laptop kost en dat bedrag deelt door de afschrijfperiode (36 maanden)?
Noodzakelijkheidscriterium
Op basis van de informatie uit de vraag, lijkt dit op een vaste kostenvergoeding. Een werkgever mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. De werkgever moet wel nadrukkelijk vastleggen aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. Ook moet hij vooraf altijd onderzoek doen naar de werkelijke kosten.
Zie ook paragraaf 22.1.7 Noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur in het Handboek Loonheffingen 2022.
Laptop niet inleveren
De medewerker die zijn eigen laptop gebruikt voor noodzakelijke werkzaamheden en hiervoor een vaste kostenvergoeding ontvangt, hoeft zijn privélaptop niet in te leveren bij de werkgever na afloop van de dienstbetrekking of het einde van de noodzakelijkheid.
Als je zekerheid wil hebben over de bepaling en/of hoogte van de vaste kostenvergoeding, kun je een verzoek tot vooroverleg indienen bij het betreffende belastingkantoor.
Bron: Forum Salaris
