Een nieuwe gerichte vrijstelling voor extra kosten die zijn verbonden aan het thuiswerken geldt per 1 januari 2022.
Deze gerichte vrijstelling komt naast de al bestaande gerichte vrijstellingen voor het onbelast vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van onder meer noodzakelijke gereedschappen, ICT-middelen en arbovoorzieningen.
De gerichte vrijstelling bedraagt € 2 per thuisgewerkte dag. Dit bedrag is bedoeld voor de extra kosten voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier en is gebaseerd op onderzoek verricht door het Nibud. Je kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.
128-dagenregeling
Voor deze gerichte vrijstelling geldt de 128-dagenregeling. Als de werknemer 128 dagen thuiswerkt, mag de werkgever een werknemer een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt.
Niet twee vrijstellingen op één dag
Je mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een vergoeding van thuiswerkkosten en de vrijstelling voor een vergoeding van reiskosten voor het woon-werkverkeer naar de vaste werkplek toepassen.
Uitzondering: als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en een zakelijke reis niet zijnde woon-werkverkeer (dienstreis) maakt.
Vaste werkplek: meer dan 40 dagen per kalenderjaar
Van een vaste plaats van werkzaamheden is in elk geval sprake als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 40 dagen naar de betreffende plek reist, ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf. Er kan sprake zijn van meerdere vaste werkplekken.
Afspraken aantal thuiswerkdagen als basis
De tussen de werkgever en de werknemer gemaakt afspraken over het aantal thuiswerkdagen kunnen de basis vormen voor de vaststelling van de door de werkgever onbelast te vergoeden kosten voor zowel de reizen voor woon-werkverkeer als het thuiswerken door de werknemer.
Een incidentele afwijking hiervan hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding.
Naar evenredigheid toepassen
In de volgende situaties moet je het aantal werkdagen (214) en thuiswerkdagen (128) naar evenredigheid toepassen:
- De werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week thuis.
- De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
Tijdsgelang herrekenen
In de volgende situaties moet je de vergoeding tijdsgelang te herrekenen:
- De werkgever start of stopt gedurende het kalenderjaar met de vergoeding.
- De grondslag voor de berekening van de vergoeding wijzigt in het kalenderjaar.
Geen samenloop
Als de werknemer de beschikking heeft over een OV-chipkaart, OV-abonnement, auto of fiets van de zaak of ander vervoer vanwege de werkgever en hier daadwerkelijk gebruik van maakt voor een reis naar een vaste plaats van werkzaamheden, is samenloop met de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten voor die dagen niet mogelijk.
Voorbeeld 1
Anton werkt 5 dagen per week. Hij werkt 2 dagen thuis en gaat 3 dagen naar kantoor (enkele reisafstand 20 km.)
Reiskostenvergoeding per maand: 3/5e x 214 dagen = 129 dagen; 129 dagen x (40 km x € 0,19) / 12 = € 81,70.
Thuiswerkkostenvergoeding per maand: 2/5e x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x € 2) / 12 = € 14,33.
Voorbeeld 2
Bouchra werkt 4 dagen per week. Zij werkt 2 dagen thuis en 2 dagen op kantoor (enkele reisafstand 12 km.)
Reiskostenvergoeding per maand: 2/5e x 214 dagen = 86 dagen; 86 dagen x (24 km x € 0,19) / 12 = € 32,68.
Thuiswerkkostenvergoeding per maand: 2/5e x 214 dagen = 86 dagen; (86 dagen x € 2) / 12 = € 14,33.
Bron: Nieuwsbrief Loonheffingen 2022
Onbelaste vaste thuiswerkkostenvergoeding of reiskostenvergoeding: hoe werkt het?
