In de aangifte loonheffingen vraagt de Belastingdienst niet naar de gegevens van de dienstbetrekking, maar naar de gegevens van de inkomstenverhouding.
De werknemer ziet deze gegevens per inkomstenverhouding terug in het ‘Digitaal verzekeringsbericht’ en in zijn vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting. Daarom is het handig dat je de loonadministratie inricht per inkomstenverhouding.
De inkomstenverhouding is meestal gelijk aan de echte dienstbetrekking, de fictieve dienstbetrekking of de vroegere dienstbetrekking. Maar ook de relatie met sommige artiesten en beroepssporters is een inkomstenverhouding.
Combinatie gegevens
In de aangifte loonheffingen en in de polisadministratie kenmerkt een inkomstenverhouding zich door de combinatie van de volgende drie gegevens:
- het loonheffingennummer;
- het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer of, als dat er niet is, het personeelsnummer;
- het nummer inkomstenverhouding.
Je geeft elke inkomstenverhouding een nummer en vermeldt dit in de loonstaat. In de aangifte loonheffingen moet je dit nummer invullen. Veel salarissoftwarepakketten doen dit automatisch voor jou.
Je gebruikt voor elke inkomstenverhouding in de aangifte of correctie een unieke combinatie van BSN en nummer inkomstenverhouding. Deze combinatie mag maar een keer voorkomen in de aangifte of correctie.
Meer dan 1 IKV
Je kunt meer dan een inkomstenverhouding hebben met een werknemer. Je neemt de werknemer dan onder verschillende nummers inkomstenverhouding op in de aangifte. Bijvoorbeeld:
- je hebt binnen een loonheffingennummer meer dan een dienstbetrekking met een werknemer; of
- je betaalt in een kalenderjaar aan een werknemer loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (witte tabel) en loon uit vroegere dienstbetrekking (groene tabel).
Besluit inkomstenverhouding
Het Besluit inkomstenverhouding is 23 april 2021 gepubliceerd en treedt niet eerder dan 1 januari 2023 in werking, zodat salarissoftwareontwikkelaars voldoende tijd hebben om hun software daarop in te richten. Tegelijk met dit besluit is een Kennisdocument IKV gepubliceerd.
Wat wijzigt er?
De regels in het besluit IKV zijn in principe een weergave van hetgeen nu ook al geldt voor de IKV. Op een aantal onderdelen zijn de geldende regels aangepast. Op een aantal andere onderdelen – die niet zijn aangepast – blijkt dat in de praktijk niet altijd werd aangesloten bij de regels in het Handboek Loonheffingen.
Inhoudelijk verandert er niet veel. Nog steeds moet je per rechtsbetrekking een IKV aanmaken.
Wat wel verandert:
- De uitzondering dat opvolgende rechtsbetrekkingen in één IKV mogen worden aangeleverd komt te vervallen.
- Verder mag de IKV van een uitkeringsrecht niet langer worden samengevoegd met de IKV van de dienstbetrekking. Het al bestaande advies om deze twee rechtsbetrekkingen als aparte IKV’s aan te leveren wordt nu een verplichting.
Voorbeeld
Bij zwangerschap betaalt de werkgever het loon door. In de praktijk wordt de Wazo-uitkering niet afzonderlijk geadministreerd en aangegeven in de aangifte loonheffingen.
Met het IKV-besluit moet je de Wazo-uitkering in een aparte IKV in de loonaangifte opnemen, waarbij je een eventuele aanvulling op de uitkering in een rubriek in de IKV van de dienstbetrekking moet aangeven.
Loonadministratie
Voor werkgevers kan er wel veel veranderen, afhankelijk van de inrichting van de loonadministratie en HR-administratie.
Als jouw software nu al is ingericht conform dit besluit mag je ook nu al handelen zoals in het besluit IKV en in het Kennisdocument IKV staat. Ook als dat afwijkt van wat je in paragrafen 3.4.1 Begin en einde van een inkomstenverhouding en paragraaf 3.4.2 Nummer inkomstenverhouding van het Handboek Loonheffingen leest.
Begin en einde IKV
Als een dienstbetrekking ontstaat, ontstaat ook een inkomstenverhouding. Als een dienstbetrekking eindigt, eindigt ook de inkomstenverhouding. Tijdens een dienstbetrekking kan een nieuwe
inkomstenverhouding ontstaan. Daarbij kan de oude inkomstenverhouding eindigen of blijven bestaan. De begin- en einddatum van de inkomstenverhouding geven de geldigheid van de inkomstenverhouding aan.
In elke aangifte moet je de begindatum van de inkomstenverhouding invullen. In de aangifte over het tijdvak waarin de inkomstenverhouding is beëindigd, vul je ook de einddatum in. De begin- en einddatum mogen niet na het einde van het aangiftetijdvak liggen.
Tijdelijke uitbreiding
Een tijdelijke uitbreiding van het aantal contracturen is een nieuwe (tijdelijke) arbeidsovereenkomst en daarmee een nieuwe dienstbetrekking. Omdat geldt dat je elke dienstbetrekking opgeeft in een eigen inkomstenverhouding, geldt voor de tijdelijke urenuitbreiding een aparte inkomstenverhouding.
Coulance in 2021
Als jouw administratieve organisatie of jouw HR- of salarissoftware nog niet is ingericht op het werken met aparte inkomstenverhoudingen, geldt ook voor 2021 dat je de dienstbetrekking voor de tijdelijke uitbreiding van het aantal uren nog mag opgeven in dezelfde inkomstenverhouding als die van de eerdere dienstbetrekking.
IKV: oude eindigt, nieuwe ontstaat
De oude IKV eindigt en een nieuwe IKV ontstaat terwijl de dienstbetrekking blijft bestaan in de volgende gevallen:
- Je geeft de werknemer aan onder een ander loonheffingensubnummer.
- Het gaat om een fusie of bedrijfsovername en het loonheffingennummer verandert. Het maakt
hierbij niet uit of het personeel overgaat in het kader van een overgang van onderneming of niet. - Je gaat voor de werknemer werkgeversheffing Zvw betalen in plaats van bijdrage Zvw inhouden, of
andersom. - De verzekeringssituatie van de werknemer voor de werknemersverzekeringen verandert, bijvoorbeeld als een stagiair die tijdens zijn stage een fictieve dienstbetrekking had, meteen na zijn stage een arbeidscontract (en dus een echte dienstbetrekking) krijgt.
Geen nieuwe IKV
Er is geen nieuwe inkomstenverhouding zolang de werknemer hetzelfde werk blijft doen en de verzekeringspositie niet verandert. Bijvoorbeeld:
- je zet een tijdelijk arbeidscontract om in een vast arbeidscontract;
- je zet een oproepcontract om in een tijdelijk of vast arbeidscontract;
- je zet een nul-urencontract om in een tijdelijk of vast arbeidscontract;
- de proeftijd verstrijkt.
Je blijft in deze situaties hetzelfde nummer inkomstenverhouding gebruiken.
Als de werkgever een ex-werknemer aanneemt, is er sprake van een nieuwe dienstbetrekking en dus ook van een nieuwe inkomstenverhouding.
Let op: dit wijzigt met inwerkingtreding van het Besluit IKV, dus met ingang van 1 januari 2023. Zie hiervoor vraag 4.10 van het Kennisdocument IKV.
Nieuwe IKV bij opvolgende arbeidscontracten
De werkgever moet vanaf 1 januari 2023 bij opvolgende arbeidscontracten met dezelfde werknemer een nieuwe IKV maken.
De werkgever moet voor elk arbeidscontract een IKV maken, al dan niet met een onderbreking, als:
- een tijdelijk arbeidscontract wordt opgevolgd door een vast arbeidscontract.
- een vast arbeidscontract wordt opgevolgd door een vast arbeidscontract.
- een tijdelijk arbeidscontract wordt opgevolgd door een tijdelijk arbeidscontract.
- een vast arbeidscontract wordt beëindigd en opgevolgd door een tijdelijk arbeidscontract.
- een tijdelijk arbeidscontract van rechtswege afloopt op de overeengekomen einddatum, maar stilzwijgend wordt voortgezet voor dezelfde tijd maar ten hoogste een jaar.
- een tijdelijk arbeidscontract, dat moet worden opgezegd, wordt voortgezet omdat de opzegging niet op tijd plaatsvindt.
Bron: 3.4 Inkomstenverhouding (IKV) in Handboek Loonheffingen 2021, juli 2021
