Voor het toepassen van de vrijwilligersregeling gelden wel een aantal voorwaarden.
Iemand is een vrijwilliger als hij voldoet aan de volgende voorwaarden:
1. De persoon is niet in fictieve dienstbetrekking én doet de werkzaamheden niet voor zijn beroep.
2. Hij verricht de werkzaamheden voor:
- een organisatie die niet is onderworpen aan vennootschapsbelasting of daarvan vrijgesteld; of
- een sportvereniging of sportstichting; of
- een algemeen nut beogende instelling (ANBI).
3. De vrijwilliger ontvangt een beloning die binnen de grenzen van de vrijwilligersvergoeding blijft.
Vrijwilligersvergoeding
Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is dat de vergoeding niet in verhouding staat tot het tijdsbeslag en de aard van het werk.
De vrijwilligersvergoeding mag niet hoger zijn dan:
- maximaal € 180 per maand; én
- maximaal € 1.800 per kalenderjaar.
Betaal je een vergoeding per uur, dan geldt hiervoor een maximum uurloon van € 5,00.
Voor een vrijwilliger jonger dan 21 jaar geldt een maximum van € 2,75 per uur. Je hoeft geen urenadministratie bij te houden.
Als je per activiteit betaalt, moet je de vergoeding omrekenen naar een vergoeding per uur.
Vergoeding hoger dan maximum
Is de vergoeding hoger dan de maximumbedragen, dan is het afhankelijk van de situatie of je loonheffingen verschuldigd bent.
Ontvangt de vrijwilliger alleen een vergoeding voor de werkelijk gemaakte kosten, dan is geen sprake van een voordeel. Je hoeft dan geen loonheffingen af te dragen.
Ontvangt de vrijwilliger naast de kostenvergoeding andere vergoedingen of verstrekkingen, dan moet je beoordelen of sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking. Als dat het geval is, ben je loonheffingen verschuldigd.
Voorbeeld 1
Een vrijwilliger van 23 jaar is 35 uur per maand actief en ontvangt een vergoeding van € 4 per uur. Hij declareert per maand ook nog € 47,50 reiskosten.
Hij valt onder de fiscale definitie van vrijwilliger, omdat de uurvergoeding voor de vrijwilliger niet hoger is dan € 5,00. Aan de hand van de uitbetaalde bedragen moet de vereniging beoordelen of de vrijwilligersvrijstelling van toepassing is.
Deze vrijwilliger krijgt € 187,50 (€ 140 + € 47,50 reiskostenvergoeding) en komt daarmee boven het maandmaximum van € 180. Dit maximum geldt voor het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, inclusief kostenvergoedingen.
De vrijwilligersvrijstelling is niet van toepassing. De vereniging moet vaststellen of deze persoon is aan te merken als werknemer.
Voorbeeld 2
Een vrijwilliger werkt 2 maanden 100 uur per maand en 3 maanden 50 uur per maand voor een voetbalvereniging. In totaal werkt de vrijwilliger dus 350 uur in 5 maanden. Hij krijgt een vergoeding van € 2 per uur, in totaal € 700. Een vergoeding van € 2 per uur is geen marktconforme beloning en de totale vergoeding van € 700 komt niet boven het jaarmaximum van € 1.800.
Toch is de vrijwilligersregeling niet van toepassing, omdat de beloning boven het maandmaximum van € 180 komt. De vergoeding in de 2 maanden waarin de vrijwilliger 100 uur werkt, is namelijk € 200.
De vereniging moet vaststellen of sprake is van een werknemer. Zo ja, dan moet de vereniging over de totale vergoeding loonheffingen inhouden en betalen. Ook moet de vereniging dan een urenadministratie bijhouden.
Voorbeeld 3
Een 25-jarige vrijwilliger werkt 10 maanden 50 uur per maand voor een voetbalvereniging. Hij krijgt een vergoeding van € 3 per uur, in totaal € 1.500. De vereniging maakt dit bedrag in 1 keer aan hem over.
Een vergoeding van € 3 per uur is geen marktconforme beloning en de totale vergoeding van € 1.500 komt niet boven het maandmaximum van € 180 en het jaarmaximum van € 1.800. De vereniging hoeft over de vergoeding van deze vrijwilliger dus geen loonheffingen in te houden en te betalen. Ook hoeft de vereniging geen urenadministratie bij te houden.
Voorbeeld 4
Een tennisvereniging betaalt een vrijwilliger een vergoeding van € 7 per uur. De vrijwilliger werkt 9 maanden 20 uur per maand voor de vereniging.
Hoewel de vergoeding niet boven het maandmaximum van € 180 en het jaarmaximum van € 1.800 komt, moet de vereniging toch loonheffingen inhouden en betalen. De vrijwilligersregeling is niet van toepassing. De vergoeding van € 7 per uur is namelijk een marktconforme beloning.
De vereniging moet vaststellen of sprake is van een werknemer. Zo ja, dan moet de vereniging over de totale vergoeding loonheffingen inhouden en betalen. Ook moet de vereniging dan een urenadministratie bijhouden.
Uitbetalen vrijwilligersvergoeding
Je kunt de vrijwilligersvergoeding het beste uitbetalen in het jaar waarin de vrijwilligerswerkzaamheden zijn verricht. De vrijwilligersvergoeding kan belast zijn als het totaal van de uitbetaalde vergoedingen in een jaar hoger is dan € 1.800 per jaar en € 180 per maand. Ook als deze vergoedingen betrekking hebben op verschillende jaren.
Bron: Forum Salaris
