Personeelsdossiers. Registratie van ziekteverzuim. Camera’s op de werkplek. Screening van personeel. Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. Sommige van die verwerkingen kunnen heel ingrijpend zijn. Het is daarom heel belangrijk dat werkgevers rekening houden met de privacy van hun werknemers. En dat hierover wordt gesproken binnen de organisatie. De ondernemingsraad (OR) is nauw betrokken bij afspraken over de verwerking van persoonsgegevens van personeel en bij personeelsvolgsystemen.
De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geeft de OR instemmingsrecht bij een voorgenomen besluit over een regeling voor het verwerken van persoonsgegevens van werknemers. De OR is dus medeverantwoordelijk voor de omgang met en de bescherming van persoonsgegevens op het werk. Zo heeft de OR bijvoorbeeld instemmingsrecht bij regelingen over personeelsdossiers, verzuimregistratie en de salarisadministratie.
Handreiking
Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. En nu veel mensen thuiswerken, zijn sommige werkgevers extra geïnteresseerd in manieren om hun personeel te monitoren. Dit kan natuurlijk heel ingrijpend zijn voor werknemers. Rekening houden met hun privacy is daarom uiterst belangrijk. De OR speelt daarbij een cruciale rol. Om de OR te ondersteunen heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een handreiking gemaakt: het OR-privacyboekje.
Verwerken persoonsgegevens
Het wettelijk kader voor het verwerken van persoonsgegevens is vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG).
Regelingen voor het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers komen in elke organisatie voor. Denk aan het registreren van verzuim, de salarisadministratie en de gegevens die worden bewaard in personeelsdossiers.
Personeelsvolgsysteem
Daarnaast kunnen werkgevers systemen gebruiken die gericht zijn op – of geschikt zijn voor – waarneming van werknemers of controle van hun aanwezigheid, gedrag of prestaties. Dit noemen we personeelsvolgsystemen.
Voorbeelden hiervan zijn cameratoezicht, gps-systemen in (vracht)auto’s, wearables (zoals een smartwatch) en software die bijvoorbeeld toetsaanslagen, e-mailverkeer en/of internetgebruik van werknemers registreert.
Een werkgever moet het voorstel om een gps-tracker te installeren om locatiegegevens van de bedrijfswagens waarin werknemers rijden te verzamelen en gebruiken ter instemming voorleggen aan de OR.
Goed werkgeverschap
Het is van belang dat werkgevers hierover open en duidelijk zijn tegen hun werknemers. Bij goed werkgeverschap hoort immers dat werkgevers netjes omgaan met de persoonsgegevens van hun werknemers. De OR kan hierbij een groot verschil maken.
Instemmingsrecht OR
De OR heeft instemmingsrecht bij regelingen waarvoor persoonsgegevens van werknemers worden verwerkt en in het bijzonder bij personeelsvolgsystemen. Om zo’n regeling goed te kunnen beoordelen, is het belangrijk dat de OR goed voorbereid is. En waar nodig kritische vragen aan de werkgever stelt. Het OR-privacyboekje kan daarbij helpen.
Inhoud OR-privacyboekje
De handreiking gaat in op de volgende onderwerpen:
- Hoe bepaal je als OR of je instemmingsrecht hebt? Wat zijn persoonsgegevens bijvoorbeeld precies? En wanneer is sprake van een verwerking?
- Wat zijn de belangrijkste privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? En welke vragen kun je als OR stellen om te checken of de plannen van de werkgever AVG-proof zijn?
- Welke toetsingsvragen kun je als OR stellen als de werkgever van plan is een personeelsvolgsysteem te gaan gebruiken?
