Aan de start van elk kalenderjaar kan de werknemer met een leaseauto ervoor kiezen wel of niet te gaan bijtellen komend jaar.
Kiest de werknemer ervoor om in 2021 niet te gaan bijtellen, dan mag hij privé niet meer dan 500 kilometer met de auto rijden en moet hij dit kunnen aantonen met behulp van een rittenregistratie.
Rittenregistratie
Een werknemer kan volgens de Belastingdienst op verschillende manieren, bijvoorbeeld digitaal of op papier, de rittenregistratie aanleveren, zolang hij maar per rit vermeldt:
- datum;
- begin- en eindstand van de kilometerteller;
- vertrek- en aankomstadres;
- route die hij heeft gereden (als hij niet de meest gebruikelijke route heeft genomen);
- of het een privérit of een zakelijke rit is en de privé-omrijdkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden.
Als bij een controle van de Belastingdienst blijkt dat de rittenregistratie niet correct is, kan dat betekenen dat de bijtelling met terugwerkende kracht moet worden betaald, plus een fikse boete, tot wel 100 procent, én belastingrente.
Keurmerk Ritregistratiesystemen
Om problemen te voorkomen én voor het eigen gemak, is het advies gebruik te maken van een ritregistratiesysteem met een keurmerk van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen.
Je bent dan verzekerd van een systeem dat voldoet aan alle privacyregels, fraudebestendig is én voldoet aan de normen van de Belastingdienst.
De Belastingdienst geeft hierover namelijk aan:
‘Maakt u gebruik van een systeem met een Keurmerk Ritregistratiesystemen, dan gaan wij ervan uit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel controleren of een rit zakelijk of privé is.’
Privacy en keurmerk AVG
Een ritregistratiesysteem kent veel mogelijkheden op het gebied van verzameling van gegevens en/of inzichtelijk maken van deze gegevens.
In verband met de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vereist dit in vrijwel alle gevallen toestemming van de berijder.
In feite is dit een zaak tussen werkgever en werknemer. Ritregistratiesystemen met een keurmerk voldoen echter aan de eisen van de AVG, zodat de werkgever hier eenvoudig aan kan voldoen.
Worden de gegevens opgeslagen en/of inzichtelijk gemaakt voor je werkgever, dan garandeert de leverancier van een systeem met een keurmerk dat hij zowel de berijder als de werkgever geattendeerd heeft op de ‘Privacy gedragscode‘.
De volgende vragen moeten voor de berijder beantwoord zijn en vastgelegd worden:
- Is er een noodzaak toe?
- Wat gaat de werkgever met de gegevens doen? (efficiency: ja / personeelscontrole: nee)
- Is de privacy van de werknemers gewaarborgd?
- Is de privacy van werknemers tijdens privékilometers volledig afgeschermd?
- Kan de werknemer de gegevens inzien?
- Kan de werknemer de gegevens gebruiken voor zijn/haar kilometeradministratie?
- Wie kunnen er bij de gegevens en hoe wordt dit beschermd en gewaarborgd?
Meldpunt Privacy
Bij een klacht over het gebruik van de gegevens in het kader van je privacy, kun je dit melden bij het Meldpunt Privacy ritregistratiesystemen.
Gedegen ritregistratiesysteem
Welk ritregistratiesysteem je uiteindelijk kiest, hangt af van de eigen wensen. Lees de specificaties dus goed door en kijk welk systeem het beste bij de wensen en eisen aansluit. Uiteraard zijn er ook verschillen in prijs, gebruikersvriendelijkheid, rapportagevormen en andere fabrikantspecifieke eigenschappen.
Een eenvoudig startpunt voor het kiezen van een gedegen ritregistratiesysteem is het overzicht van keurmerksystemen op VZR.nl of de site van Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen.
Bron: VZR.nl
