De inkomstenbelasting bestaat uit drie boxen, waarbij een werknemer in box 1 belasting betaalt over het inkomen uit werk en woning. Elke box heeft een ander belastingtarief. In box 1 geldt: hoe meer de werknemer verdient, hoe meer belasting (en sociale premies) er betaald moeten worden.
“Het belastbare inkomen onder box 1 omvat meer dan alleen het vaste maandsalaris. Ook arbeidsvoorwaarden zoals een auto van de zaak, een dertiende maand en sommige vergoedingen zijn veelal belastbaar”, legt Casper Mons, zelfstandig senior beloningsadviseur, uit.
Uitruilconstructies
Om te voorkomen dat werknemers meer (inkomsten)belasting moeten betalen over arbeidsvoorwaarden, kan de werkgever gebruik maken van de werkkostenregeling (WKR).
Mons: “Binnen de WKR kunnen salaris en andere looncomponenten fiscaal voordelig uitgeruild worden. Met de WKR kan de werkgever zelf bepalen wat onbelast aan de werknemer wordt vergoed of verstrekt. Bijvoorbeeld een sportabonnement of een fiets. Jaarlijks geldt hiervoor een maximumbedrag afhankelijk van de fiscale loonsom op werkgeversniveau: de vrije ruimte. Deze ruimte geldt per kalenderjaar en kan niet worden meegenomen naar een volgend jaar.”
“Ervaart een medewerker voor de inkomstenbelasting negatieve gevolgen van de arbeidsvoorwaarden, dan kan hij of zij zich wenden tot de werkgever.”
–Casper Mons–
Wanneer een werkgever binnen de WKR gebruikmaakt van een uitruilconstructie, kan dit het brutoloon van een werknemer direct verlagen en daarmee het netto voordeel vergroten.
Mons geeft een voorbeeld: “In juni ontvangt een werknemer een nettovergoeding van 600 euro voor de aanschaf van een warmtepomp. De werkgever wijst dit aan in de vrije ruimte van de WKR en ruilt dit in diezelfde maand uit tegen de vakantietoeslag. In die maand wordt 600 euro minder brutoloon uitbetaald en ontvangt de werknemer daar tegenover 600 euro onbelast. Hierdoor valt het nettoresultaat in de maand juni gunstiger uit dan zonder uitruil, omdat de werknemer profiteert van een lagere belastingdruk via een onbelaste vergoeding.”
Regelingen staan niet op zichzelf
Volgens Mons zijn fiscale keuzes binnen de WKR en flexibele arbeidsvoorwaarden geen op zichzelf staande beslissingen, maar onderdeel van een zorgvuldig ingerichte loon‑ en arbeidsvoorwaardenadministratie.
“Het is belangrijk dat salarisadministrateurs en HR‑medewerkers goed begrijpen hoe de inkomstenbelasting werkt en welke gevolgen wijzigingen in wet- en regelgeving of arbeidsvoorwaarden kunnen hebben.” Mons vindt het dan ook raadzaam dat de salarisadministratie en de afdeling HR meer samen optrekken.
Bij het invoeren van flexibele arbeidsvoorwaarden, zoals het uitruilen van loon voor een fiets, zonnepanelen of andere voorzieningen, wordt namelijk vaak vergeten wat de invloed op het fiscale loon is. Door bruto loonbestanddelen uit te ruilen, verandert het loon voor de inkomstenbelasting. Dit kan enerzijds positieve gevolgen hebben op het toetsingsinkomen en toeslagen.
“Huur-, zorg- en kinderopvangtoeslag en het kindgebonden budget worden berekend op basis van het toetsingsinkomen. Daalt het inkomen door een onbelaste uitruil, dan kan het recht op toeslagen toenemen.”
Anderzijds kan de omgekeerde beweging negatieve gevolgen hebben, waarschuwt Mons.
“Als een werkgever besluit een nettobonus om te zetten naar een brutovergoeding, bijvoorbeeld omdat dit in een bepaald jaar fiscaal gunstiger is, stijgt het belastbaar loon. Voor medewerkers met toeslagen kan dat betekenen dat zij bij de definitieve berekening (een deel van de) toeslagen moeten terugbetalen. Hetzelfde geldt voor het stopzetten van uitruilconstructies of wanneer medewerkers meer of minder uren gaan werken. Denk bij dit laatste ook aan mogelijke gevolgen voor de pensioenopbouw. Elke wijziging in het loon werkt door in de inkomstenbelasting en toeslagen.”
Volgens Mons is het daarom essentieel om bij flexibele arbeidsvoorwaarden niet alleen het werkgeversperspectief, maar ook de persoonlijke situatie van de medewerker mee te nemen.
“Ervaart een medewerker hierdoor onverwacht negatieve effecten, dan zou hij of zij zich weleens tot de werkgever kunnen wenden voor een oplossing.”
Kennis is doorslaggevend
Omdat keuzes binnen de WKR en flexibele arbeidsvoorwaarden ook ongewenste gevolgen kunnen hebben, moeten HR‑, salaris‑ en financieel professionals onder andere de werking van de inkomstenbelasting, toeslagen en soms ook de pensioenregeling goed kennen.
“Tijdens trainingen besteed ik daarom aandacht aan de tijdvaktabellen, de tabel bijzondere beloning, de heffingskortingen, het toetsingsinkomen en laat ik deelnemers aan de hand van een jaaropgaaf en fictieve persoonsgegevens zelf de effecten doorrekenen. Dat levert niet alleen veel kennis op, maar geeft ook inzicht”, besluit Mons.
Update en upgrade je kennis over inkomstenbelasting
Wil je beter begrijpen hoe arbeidsvoorwaarden en de WKR doorwerken in de inkomstenbelasting? In de cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur leer je de fiscale gevolgen van loon en vergoedingen doorrekenen en onderbouwd adviseren. Versterk je kennis en voorkom verrassingen in de praktijk.
