Alles wat een werknemer ontvangt van zijn werkgever vormt belastbaar loon. Sommige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen kun je echter aanwijzen als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling. In dat geval is er geen sprake van belast loon voor de werknemer, en komt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling (bedrag incl. btw) ten laste van de vrije ruimte.
Wat is aanwijzen?
Door vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aan te wijzen als eindheffingsloon, wordt dit voor de werknemer onbelast loon. De verschuldigde loonheffingen komen in dat geval voor rekening van de werkgever. Een bonus kun je bijvoorbeeld aanwijzen als eindheffingsloon. Dit geldt ook voor een etentje dat een werknemer ontvangt als beloning voor extra werkzaamheden of een bijzondere prestatie, een kerstpakket, een bedrijfsuitje, etc.
Gebruikelijkheidstoets
Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen kun je aanwijzen als eindheffingsloon als ze niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. Dit wordt de zogeheten gebruikelijkheidstoets genoemd.
De criteria voor de gebruikelijkheidstoets zijn:
- Het soort vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling.
- De waarde of hoogte hiervan.
- Wie de vergoeding ontvangt.
- Of sprake is van tariefsarbitrage, oftewel: speelt het tariefsvoordeel een doorslaggevende rol bij de aanwijzing als eindheffingsloon?
De Belastingdienst beschouwt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar als gebruikelijk.
Wanneer aanwijzen?
De aanwijzing als eindheffingsloon van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moet uiterlijk plaatsvinden op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Dit kan niet met terugwerkende kracht, tenzij er per ongeluk een fout in de administratie is gemaakt.
Ook gerichte vrijstellingen onder de werkkostenregeling moet je vooraf aanwijzen. De Belastingdienst gaat ervan uit dat gerichte vrijstellingen automatisch worden aangewezen als eindheffingsloon, mits deze niet hoger zijn dan de norm van de betreffende vrijstelling.
Uit rechtspraak blijkt dat de aanwijzing uiterlijk op het genietingsmoment moet gebeuren en niet met terugwerkende kracht kan worden uitgevoerd.
Hoe aanwijzen?
Er is geen voorgeschreven vorm voor de aanwijzing; deze is vormvrij. Er moet echter sprake zijn van een expliciete aanwijzing. Dit kan bijvoorbeeld door:
- Een vastlegging in de (salaris)administratie van de werkgever.
- Een schriftelijke mededeling aan de werknemer.
- Het opnemen van het loonbestanddeel in de salarisadministratie zonder inhouding van loonbelasting.
Als er wel loonbelasting wordt ingehouden, wordt dit loonbestanddeel gekwalificeerd als belast loon en dus niet als aangewezen eindheffingsloon.
Om te voorkomen dat sommige loonbestanddelen per abuis niet als eindheffingsloon worden aangewezen kan de werkgever jaarlijks (aan het begin van het jaar) een vastlegging doen in de administratie waaruit blijkt dat, voor zover niet anders blijkt uit de administratie van werkgever of uit andere schriftelijke vastleggingen, gerichte vrijstellingen, vergoedingen / verstrekkingen / terbeschikkingstellingen waarover de belasting normaliter volgens het maatschappelijk verkeer niet ten laste van de werknemer hoort te komen en/of die niet individueel bij een werknemer als belast loon zijn meegenomen, geacht worden tijdig door werkgever te zijn aangewezen als eindheffingsloon.
Tijdig aanwijzen
Eindheffingsloon is alleen eindheffingsloon en dus geen belast loon voor de werknemer als de werkgever dit loonbestanddeel tijdig als eindheffingsloon heeft aangewezen. “Tijdig” betekent uiterlijk op het genietingsmoment. Dit geldt ook voor gerichte vrijstellingen onder de werkkostenregeling. De aanwijzing kan vormvrij plaatsvinden. Het is raadzaam om jaarlijks een zogeheten “veegclausule” op te stellen waaruit de tijdige aanwijzing blijkt. Een voorbeeld hiervan kan je uiteraard bij ons opvragen.
