Op de werkvloer gelden specifieke privacyregels rondom het vastleggen van informatie bij ziekte. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens worden extra beschermd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Deze privacywet geeft een werkgever echter wel de ruimte om de noodzakelijke informatie over zieke werknemers vast te leggen, zoals informatie om te laten beoordelen of de werkgever het loon moet doorbetalen. Een werkgever moet hierbij rekening houden met de privacy van de zieke werknemers.
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft de informatie over wat je mag vastleggen over zieke werknemers uitgebreid. Een aantal aandachtspunten op een rij.
Wat mag werkgever vastleggen?
Wat mag de werkgever registreren over de zieke werknemer:
- Telefoonnummer waarop werknemer te bereiken is en het (verpleeg)adres.
- Hoe lang werknemer denkt dat de ziekte gaat duren.
- Wat de lopende werkzaamheden en afspraken zijn.
- Of de ziekte van de werknemer verband houdt met een arbeidsongeval. Maar je mag niet vragen of het verzuim werkgerelateerd is.
- Of sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid (de werkgever kan de kosten van het ziekteverzuim en re-integratie mogelijk verhalen op de veroorzaker van het ongeval).
- Of werknemer onder een van de vier vangnetregelingen valt op grond van de Ziektewet.
Vangnetregeling
Een zieke werknemer hoeft de werkgever niet te vertellen onder welke vangnetregeling hij valt. Maar de Ziektewet heeft voor de ‘no-risk polis’ en de ‘oudere langdurig werkloze-regeling’ een uitzondering gemaakt. Als de werkgever aan de werknemer vraagt of hij onder een van deze twee vangnetregelingen valt, dan moet de werknemer de werkgever daarover informeren. Deze verplichting geldt pas zodra de werknemer twee maanden of langer in dienst is.
Wat mag arbodienst doorgeven?
De arbodienst/bedrijfsarts mag zonder toestemming van de werknemer de volgende informatie aan de werkgever verstrekken:
- dat de werknemer (tijdelijk) arbeidsongeschikt is;
- hoe lang de afwezigheid ongeveer gaat duren;
- wat de belastbaarheid van de medewerker is als deze (gedeeltelijk) weer aan het werk gaat;
- welke eventuele werkaanpassingen gewenst zijn.
Op andere (verdergaande) medische gegevens heeft de werkgever geen recht.
Als een werknemer bijvoorbeeld epilepsie heeft en de naaste collega’s moeten weten hoe zij moeten handelen in een noodsituatie mag de arbodienst/bedrijfsarts met nadrukkelijke toestemming van de werknemer deze medische situatie delen.
De werknemer mag natuurlijk wel uit zichzelf de werkgever informeren, maar dit is niet verplicht. De werkgever mag er niet om vragen.
Collega’s informeren
Wat de werknemer over zijn ziekte wil delen, bepaalt hij zelf. Je kunt de zieke werknemer wel vragen wat hij wil dat je aan de naaste collega’s vertelt. Maar de zieke werknemer mag zich op geen enkele manier onder druk gezet voelen om informatie over zijn ziekte te delen met de werkgever en de collega’s.
Mail checken
De werkgever mag de zakelijke mail van de zieke werknemer checken als dat nodig is. Maar als blijkt uit de titel van een mailtje dat het persoonlijk is, dan mag de werkgever dat bericht niet lezen. Ook al staat het in de zakelijke mailbox.
Laat werknemers weten dat hun e-mail tijdens vakantie of ziekte kan worden gecheckt.
Als de zieke werknemer een volledige overdacht kan geven van alle lopende werkzaamheden, dan moet de werkgever daarvoor kiezen in plaats van het checken van de werkmail.
Zieke werknemer controleren
De werkgever mag niet zelf controleren of de werknemer ziek is, maar hij mag wel de arbodienst/bedrijfsarts vragen om dit voor hem te doen.
Voor een verdergaande controle, bijvoorbeeld door een recherchebureau, moet de werkgever een zwaarwegende reden hebben. Zoals aanwijzingen dat de werknemer ergens anders aan het werk is terwijl hij zich ziek heeft gemeld en de werkgever het loon doorbetaalt.
Lees meer over het onderwerp Mijn zieke werknemer op de site van Autoriteit Persoonsgegevens
Zie ook Mag ik mijn werknemers controleren op corona? op de site Autoriteit Persoonsgegevens
