“We zijn klein, dus we hebben geen arbodienst.” Die zin hoor je als salarisprofessional vaker dan je zou willen. De werkgever geeft de ziekmelding door, jij verwerkt de loondoorbetaling en verder gebeurt er weinig. Tot het verzuim langer duurt en blijkt dat niemand weet wie de bedrijfsarts is. Dan staan de termijnen van de Wet verbetering poortwachter al te tikken.
Twee routes, één verplichting
Elke werkgever moet deskundige hulp bij verzuim geregeld hebben. De Arbowet geeft daarvoor twee routes. Bij de vangnetregeling sluit de werkgever een contract met een gecertificeerde arbodienst, meestal tegen een vast bedrag per medewerker per jaar.
Bij de maatwerkregeling organiseert de werkgever de ondersteuning anders en kan hij rechtstreeks werken met een bedrijfsarts en andere arbodeskundigen inschakelen als een dossier daarom vraagt.
Een bedrijfsarts kan de werkgever zelf zoeken of vinden via een partij als Flexbedrijfsarts, waar ondersteuning per verrichting kan worden ingezet zonder vast arbodienstabonnement.
In beide gevallen hoort er een basiscontract te liggen waarin de wettelijk verplichte afspraken over de arbodienstverlening zijn vastgelegd.
Signalen dat er iets ontbreekt
Jij ziet de verzuimduur in de administratie. Daardoor kun je soms eerder dan de werkgever zelf signaleren dat er actie nodig is. Let bijvoorbeeld op deze signalen:
- een ziekmelding loopt langer dan een paar weken en er is nog geen contact geweest met een bedrijfsarts;
- de werkgever kan op de vraag “wie is jullie bedrijfsarts?” geen naam noemen;
- week 6 komt in zicht en er is nog geen Probleemanalyse;
- er is onduidelijkheid over de gedeeltelijke werkhervatting en hoe die administratief moet worden verwerkt.
Een korte vraag op het juiste moment kan dan veel werk achteraf voorkomen.
Wat je van de bedrijfsarts nodig hebt, en wat niet
Voor een juiste verwerking heb je geen medische diagnose nodig. De werkgever krijgt die ook niet.
De bedrijfsarts geeft wel informatie die nodig is voor de re-integratie, bijvoorbeeld over de mogelijkheden en beperkingen van de medewerker, de verwachte duur van het verzuim en eventuele aanpassingen in het werk. Op basis daarvan maakt de werkgever afspraken met de medewerker en kan de administratie daarop worden aangepast.
Wat gaat vaak mis?
Twee punten gaan in de praktijk vaak mis:
- Gedeeltelijk werken betekent niet automatisch volledig herstel. Een medewerker kan tijdens de ziekteperiode alweer een deel van het werk hervatten, terwijl de oorspronkelijke ziekteperiode doorloopt.
- Afspraken over re-integratie-uren moeten goed worden verwerkt. Hoe die uren worden betaald en geregistreerd, hangt onder meer af van de cao en de afspraken tussen werkgever en werknemer. Zorg dat die duidelijk zijn voordat je ze in de loonrun verwerkt.
Loonsanctie begint vaak veel eerder
Een loonsanctie komt meestal pas aan het einde van het tweede ziektejaar op tafel, bij de WIA-aanvraag. De oorzaak kan veel eerder in het dossier liggen: geen Probleemanalyse binnen zes weken na de eerste ziektedag, geen Plan van Aanpak uiterlijk twee weken later of onvoldoende voortgang in de re-integratie.
UWV kan de loondoorbetaling dan met maximaal 52 weken verlengen. Een te late 42e-weeksmelding bij UWV kan daarnaast tot een boete leiden.
Omdat jij de eerste ziektedag en de verzuimduur in de administratie ziet, kun je de werkgever goed aan die momenten herinneren.
De verantwoordelijkheid voor het re-integratietraject blijft bij werkgever en werknemer. De bedrijfsarts adviseert. Wie de voortgang bewaakt, leggen werkgever en werknemer vast in het Plan van Aanpak. Als daar ondersteuning bij nodig is, kan ook externe casemanagementbegeleiding worden ingezet.
Zo help je de werkgever
- Vraag bij een nieuwe werkgever naar de bedrijfsarts. Is er een arbodienst of een basiscontract met een bedrijfsarts? Zo niet, wijs de werkgever erop dat dit geregeld moet worden.
- Zet de vaste momenten in je planning. Denk aan week 6, week 8, week 42 en het eerste ziektejaar, gerekend vanaf de eerste ziektedag.
- Maak onderscheid tussen werkhervatting en volledig herstel. Een medewerker kan alweer gedeeltelijk werken terwijl de ziekteperiode nog loopt.
- Laat afspraken over re-integratie-uren vastleggen voordat je ze in de loonadministratie verwerkt.
- Wijs op flexibele arbodienstverlening. Een traditioneel arbodienstabonnement is niet de enige mogelijkheid. Binnen een passende inrichting kan een werkgever ook per verrichting gebruikmaken van een bedrijfsarts en aanvullende deskundigen, bijvoorbeeld via Flexbedrijfsarts.
Voor jou als salarisprofessional blijft de rol vooral signalerend. Je hoeft het verzuimdossier niet over te nemen, maar je ziet vaak wel als eerste dat de klok loopt.
En juist die ene vraag, “wie is eigenlijk jullie bedrijfsarts?”, kan voorkomen dat een werkgever daar pas achter komt wanneer de eerste wettelijke termijn al in zicht is.
