Een werkgever vraagt: “Onze werknemer is al zes weken ziek, wat moeten we nu doen?” Of: “We hebben een brief gekregen van UWV over een loonsanctie, hoe kan dat?” Dit soort vragen komt vaker voor dan je denkt, en het antwoord hangt af van de Wet verbetering poortwachter — een wet met strakke termijnen waar veel werkgevers de plank misslaan.
In dit artikel leggen we uit wat de Wet verbetering poortwachter precies inhoudt, welke stappen de werkgever moet doorlopen en waar het in de praktijk het vaakst misgaat, zodat je tijdig kunt adviseren en dure fouten voorkomt.
Waarom is dit belangrijk om te weten?
Als salarisadviseur ben je vaak nauw betrokken bij de personeels- en loonadministratie van de werkgever. Je ziet ziekmeldingen binnenkomen, verwerkt loondoorbetalingen en merkt het wanneer een verzuimtraject lang duurt. Daarmee ben je regelmatig de eerste die signaleert dat er iets niet klopt of dat een deadline nadert.
De financiële gevolgen van fouten in het poortwachtertraject zijn groot: een loonsanctie van UWV kan oplopen tot 52 weken extra loondoorbetaling. Door de belangrijkste stappen en termijnen te kennen, kun je de werkgever op het juiste moment waarschuwen en doorverwijzen — voordat het te laat is.
Wat is de Wet verbetering poortwachter?
De Wet verbetering poortwachter (Wvp) is sinds 1 april 2002 van kracht en verplicht werkgevers en werknemers om actief in te zetten op re-integratie bij ziekte. De wet is een reactie op het grote aantal werknemers dat destijds in de WAO terechtkwam zonder dat er serieuze pogingen waren gedaan om ze weer aan het werk te krijgen.
De Wvp hangt samen met een aantal andere regelingen:
- artikel 7:629 BW: de loondoorbetalingsplicht bij ziekte
- Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar (Stcrt. 2002, 60): de procedurele stappen die de werkgever moet volgen, zoals de termijnen voor de probleemanalyse en het plan van aanpak;
- Beleidsregels beoordelingskader poortwachter (UWV): de criteria waarmee UWV de re-integratie-inspanningen beoordeelt bij de RIV-toets.
Het uitgangspunt is helder: de werkgever is verantwoordelijk voor de re-integratie van de zieke werknemer gedurende de eerste 104 weken van ziekte.
Volledige tijdlijn: van ziekmelding tot WIA
Dit zijn de stappen die de werkgever moet doorlopen. Mist de werkgever een termijn, dan kan dat gevolgen hebben bij de beoordeling door UWV.
Dag 1 — Ziekmelding
De werknemer meldt zich ziek. De werkgever registreert de ziekmelding in de personeelsadministratie en schakelt de arbodienst of bedrijfsarts in. Let op: de werkgever mag niet vragen naar de aard van de ziekte. Dat bepaalt de bedrijfsarts.
Week 6 — Probleemanalyse
Uiterlijk in de zesde week moet de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen. Deze termijn is vastgelegd in de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar en geeft de werkgever voldoende tijd om de ziekmelding te verwerken en de bedrijfsarts een eerste consult te laten doen, maar voorkomt dat het traject onnodig lang stil blijft liggen. In de probleemanalyse staat wat de beperkingen zijn, wat de verwachte herstelduur is en welke mogelijkheden er zijn om weer (gedeeltelijk) aan het werk te gaan. Dit document vormt de basis voor het plan van aanpak.
Week 8 — Plan van aanpak
Binnen twee weken na de probleemanalyse — dus uiterlijk in week 8 — stelt de werkgever samen met de werknemer een plan van aanpak op. De wetgever heeft bewust deze korte periode aangehouden zodat er direct na het advies van de bedrijfsarts concrete re-integratieafspraken worden gemaakt. Hierin wordt vastgelegd:
- het doel van de re-integratie (terugkeer in eigen functie of ander werk);
- welke activiteiten worden ondernomen;
- wie wat doet en wanneer;
- hoe vaak er wordt geëvalueerd.
Het plan van aanpak is een levend document dat gedurende het hele traject wordt bijgesteld.
Elke 6 weken — Voortgangsgesprekken
De werkgever voert minimaal elke zes weken een voortgangsgesprek met de werknemer. De voortgang wordt besproken, het plan van aanpak wordt aangepast als dat nodig is en alles wordt schriftelijk vastgelegd. Deze verslagen zijn cruciaal als het UWV later de inspanningen beoordeelt.
Week 42 — Ziekmelding bij UWV
Na 42 weken ziekte meldt de werkgever de werknemer ziek bij UWV. Dit is een administratieve verplichting. Vergeet de werkgever dit, dan kan dat een boete opleveren. Dit is een moment waarop jij als adviseur kunt signaleren, zeker als je de verloning verzorgt en ziet dat het verzuim lang doorloopt.
Week 52 — Eerstejaarsevaluatie
Na een jaar ziekte maakt de werkgever samen met de werknemer de balans op in de eerstejaarsevaluatie. Dit is hét moment om te beoordelen of re-integratie binnen de eigen organisatie (eerste spoor) nog realistisch is, of dat er ook buiten de organisatie moet worden gekeken (tweede spoor). In veel gevallen is dit het moment om een re-integratiebureau in te schakelen.
Een re-integratiebureau begeleidt de werknemer bij het vinden van passend werk buiten de organisatie. Zij doen onder meer arbeidsmarktoriëntatie, helpen bij sollicitaties en bieden coaching om de overstap naar een nieuwe werkgever te vergemakkelijken.
Week 88 — WIA-aanvraag voorbereiden
Rond week 88 ontvangt de werkgever bericht van UWV dat de WIA-aanvraag moet worden voorbereid. Samen met de werknemer wordt het re-integratieverslag opgesteld. Dit verslag bevat alle documenten uit het traject: probleemanalyse, plan van aanpak, bijstellingen, evaluaties en de eindevaluatie.
Week 91-93 — WIA-aanvraag indienen
De werknemer dient de WIA-aanvraag in bij UWV, uiterlijk in week 93. UWV beoordeelt vervolgens of beide partijen voldoende hebben gedaan aan re-integratie. Zijn de inspanningen onvoldoende? Dan kan UWV een loonsanctie opleggen.
Week 104 — Einde loondoorbetalingsplicht
Na 104 weken stopt in principe de verplichting om loon door te betalen, tenzij UWV een loonsanctie heeft opgelegd. In dat geval betaalt de werkgever maximaal een jaar langer door.
Loondoorbetaling bij ziekte: wat betaalt de werkgever?
Wettelijk is de werkgever verplicht om gedurende de eerste 104 weken van ziekte het loon door te betalen. De wet schrijft voor:
- eerste ziektejaar: minimaal 70% van het loon, met als ondergrens het minimumloon;
- tweede ziektejaar: minimaal 70% van het loon, zonder minimumloongarantie.
In de praktijk betalen veel werkgevers meer. In veel cao’s en arbeidsovereenkomsten is vastgelegd dat in het eerste jaar 100% wordt doorbetaald en in het tweede jaar 70%. Adviseert de werkgever om altijd de cao en het personeelshandboek te checken.
Wat als de werknemer niet meewerkt?
Als de werknemer niet meewerkt aan re-integratie, heeft de werkgever twee instrumenten:
1 Loonopschorting (art. 7:629 lid 6 BW)
De werkgever mag het loon opschorten als de werknemer zich niet houdt aan controlevoorschriften, bijvoorbeeld als hij niet verschijnt bij de bedrijfsarts. Zodra de werknemer alsnog meewerkt, wordt het loon met terugwerkende kracht uitbetaald.
2 Loonstop (art. 7:629 lid 3 BW)
De werkgever mag het loon stopzetten als de werknemer actief de re-integratie belemmert. Denk aan het weigeren van passende arbeid, het niet meewerken aan het plan van aanpak of het belemmeren van herstel. Bij een loonstop is er geen nabetaling over de periode van stopzetting.
Belangrijk: de werknemer moet altijd schriftelijk en onverwijld worden geïnformeerd welke maatregel wordt genomen en waarom. Wordt de verkeerde maatregel gekozen, dan kan de rechter de werkgever terugfluiten. Dit is bij uitstek een onderwerp waarover je de werkgever kan adviseren om juridische hulp in te schakelen.
Loonsanctie: het grootste risico voor werkgevers
UWV beoordeelt bij de WIA-aanvraag of de werkgever voldoende re-integratie-inspanningen heeft geleverd. Is dat niet het geval, dan volgt een loonsanctie: de werkgever moet maximaal 52 weken langer loon doorbetalen, bovenop de al verstreken 104 weken.
Dit is een van de duurste fouten die een werkgever kan maken. De meest voorkomende redenen voor een loonsanctie:
- te laat starten met tweede spoor;
- geen of een onvolledig plan van aanpak;
- onvoldoende bijstelling van het plan bij gewijzigde omstandigheden;
- geen arbeidsdeskundige inschakelen terwijl dit wel geadviseerd was;
- slechte dossiervorming: ontbrekende evaluaties of verslagen.
Vijf veelgemaakte fouten in het poortwachtertraject
1. Te laat beginnen met tweede spoor. Wacht niet tot de eerstejaarsevaluatie als bij week 26 al duidelijk is dat terugkeer in de eigen functie onwaarschijnlijk is. UWV beoordeelt achteraf of er op het juiste moment is geschakeld.
2. Geen dossier bijhouden. Elke stap moet worden vastgelegd. Geen verslagen van voortgangsgesprekken? Dan is er geen bewijs van inspanningen, ook als ze wél zijn geleverd.
3. Blind varen op de bedrijfsarts. De bedrijfsarts adviseert, maar de werkgever is verantwoordelijk. Twijfelt de werkgever aan het advies? Adviseer om een deskundigenoordeel aan te vragen bij UWV. Dat kost een paar honderd euro, maar kan een loonsanctie van tienduizenden euro’s besparen.
4. De werknemer niet actief betrekken. Re-integratie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De werknemer moet bij elke stap worden betrokken en dat moet worden vastgelegd.
5. Termijnen missen. De week-42-melding vergeten of het plan van aanpak te laat opstellen zijn vermijdbare fouten die direct opvallen bij de RIV-toets van UWV. Juist hier kun jij als adviseur waarde toevoegen door tijdig te signaleren.
Deskundigenoordeel: vangnet voor werkgever
Als de werkgever twijfelt of het re-integratietraject op de goede weg is, kan bij UWV een deskundigenoordeel worden aangevraagd. Dit kan over verschillende vragen:
- Is de werknemer geschikt voor het aangeboden werk?
- Zijn de re-integratie-inspanningen van de werkgever voldoende?
- Zijn de re-integratie-inspanningen van de werknemer voldoende?
- Is het aangeboden werk passend?
Een deskundigenoordeel geeft tussentijds duidelijkheid en laat bij de eindbeoordeling zien dat de werkgever actief heeft gehandeld. Het is een relatief goedkope manier om beschermd te zijn tegen een loonsanctie.
Jouw arbeidsrechtelijke vragen snel en betrouwbaar beantwoord?
Wil jij direct weten hoe de Wet verbetering poortwachter uitpakt in een specifieke situatie, een plan van aanpak laten opstellen of heb je andere vragen die raken aan het arbeidsrecht? Op donderdag 30 april om 10:00 uur geven we een webinar over hoe jij AI kunt inzetten om snel en betrouwbaar antwoord te verkrijgen op arbeidsrechtelijke vragen.
We laten zien hoe jij met Pascal-AI arbeidsrechtelijke vragen kunt beantwoorden, casussen kunt behandelen of brieven & overeenkomsten kunt opstellen op basis van wetgeving en de geldende cao. Zo kun jij arbeidsrechtelijke vragen van de werkgevers altijd snel en juridisch juist behandelen.
