Een werknemer die uit dienst gaat met wederzijds goedvinden, een reorganisatie of een verstoorde arbeidsrelatie: in al deze gevallen komt er vaak een vaststellingsovereenkomst (VSO) op tafel. Als adviseur van je klant wil je dat dit document klopt. Niet bijna, maar helemaal. Want een onvolledige of onjuiste VSO kan leiden tot verlies van WW-rechten, financiële claims achteraf of discussie over afspraken die niet goed zijn vastgelegd.
In dit artikel lees je wat een vaststellingsovereenkomst (VSO) is, welke onderdelen erin moeten staan, welke fouten je in de praktijk het vaakst tegenkomt en hoe je dit als adviseur strak regelt voor je klanten.
Wat is een vaststellingsovereenkomst?
Een vaststellingsovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer waarin zij samen afspraken vastleggen over het beëindigen van het dienstverband. Anders dan bij ontslag via het UWV of de kantonrechter, kiezen partijen hier zelf voor beëindiging met wederzijds goedvinden. De VSO legt alle voorwaarden vast: van einddatum en vergoeding tot vakantiedagen en geheimhouding.
De juridische basis staat in artikel 7:900 BW (vaststellingsovereenkomst) en artikel 7:670b BW (beëindiging met wederzijds goedvinden). Belangrijk: de werknemer heeft altijd een wettelijke bedenktijd van 14 dagen om de overeenkomst te ontbinden.
Wanneer wordt een VSO ingezet?
Een VSO komt het meest voor bij:
- Verschil van inzicht tussen werkgever en werknemer over het functioneren of de samenwerking.
- Bedrijfseconomische redenen, zoals een reorganisatie of het vervallen van een functie.
- Een verstoorde arbeidsrelatie waarbij voortzetting niet meer werkbaar is.
- Langdurige ziekte, mits de werknemer arbeidsgeschikt is op het moment van ondertekening of dit expliciet wordt benoemd.
Voor jou als adviseur is het belangrijk om te weten dat de reden van beëindiging neutraal geformuleerd moet zijn. Staat er in de VSO dat de werknemer zelf heeft opgezegd of verwijtbaar heeft gehandeld, dan loopt hij het risico op verlies van WW-rechten. Dat wil je voorkomen.
Wat moet er in een VSO staan?
Een juridisch volledige VSO bevat minstens de volgende onderdelen. Loop ze na wanneer je een VSO opstelt of controleert voor een klant.
1 Einddatum
De datum waarop het dienstverband eindigt. Let op: de fictieve opzegtermijn moet in acht zijn genomen, anders verschuift het recht op WW.
2 Neutrale beëindigingsreden
Formuleer de reden zo dat de werknemer recht houdt op een WW-uitkering. Standaard is: “een verschil van inzicht over de invulling van de functie” of “bedrijfseconomische redenen“. Vermijd formuleringen die verwijtbaarheid suggereren.
3 Ontslagvergoeding of transitievergoeding
De hoogte van de vergoeding en wanneer deze wordt uitbetaald. Geef aan of de wettelijke transitievergoeding hierin is inbegrepen.
4 Fictieve opzegtermijn
Dit is een van de meest gemaakte fouten. De fictieve opzegtermijn bepaalt vanaf wanneer de werknemer recht heeft op WW. Is de einddatum te vroeg gekozen, dan zit de werknemer zonder inkomen tussen het einde van het dienstverband en de ingangsdatum van de WW. Check altijd de wettelijke of cao-opzegtermijn en reken terug vanaf de einddatum.
5 Vrijstelling van werkzaamheden
Wordt de werknemer vrijgesteld tot de einddatum? Zo ja, met behoud van salaris en emolumenten? Leg dit expliciet vast.
6 Vakantiedagen, overuren en bonussen
Openstaande vakantiedagen, niet-uitbetaalde overuren en eventuele bonussen moeten worden afgewikkeld in de eindafrekening. Geef aan of vakantiedagen worden uitbetaald of geacht worden te zijn opgenomen.
7 Eindafrekening
De werkgever stelt een definitieve salarisafrekening op. Neem op binnen welke termijn dit gebeurt (gebruikelijk: binnen een maand na de einddatum).
8 Pensioen en verzekeringen
Deelname aan pensioenregelingen en collectieve verzekeringen eindigt op de einddatum. Wijs de werknemer hierop, zodat hij zelf actie kan ondernemen (bijvoorbeeld een arbeidsongeschiktheidsverzekering afsluiten).
9 Bedrijfseigendommen
Laptop, telefoon, leaseauto, sleutels, passen: leg vast wat ingeleverd moet worden en wanneer.
10 Geheimhouding, concurrentie- en relatiebeding
Blijven postcontractuele bedingen van kracht of worden ze (gedeeltelijk) opgeheven? Dit moet expliciet in de VSO staan. Vergeet ook de geheimhoudingsplicht over de inhoud van de VSO zelf niet.
11 Bedenktijd en finale kwijting
De wettelijke bedenktijd van 14 dagen (artikel 7:670b lid 2 BW) moet worden benoemd. Daarnaast nemen partijen doorgaans een finale kwijting op: na uitvoering van de afspraken hebben zij niets meer van elkaar te vorderen.
Waar gaat het in de praktijk mis?
Veel werkgevers gebruiken een standaardsjabloon voor hun VSO. Dat is begrijpelijk, maar levert in de praktijk regelmatig problemen op. De meest voorkomende fouten:
- Verkeerde fictieve opzegtermijn. De einddatum sluit niet aan op de opzegtermijn, waardoor de werknemer later pas WW krijgt. Dit is de fout die het vaakst voorkomt en de meeste schade oplevert.
- Verwijtbare formulering. De beëindigingsreden is zo geformuleerd dat het UWV de WW-aanvraag afwijst.
- Geen pensioenafwikkeling. De werknemer wordt niet gewezen op het eindigen van pensioenopbouw en verzekeringen.
- Onduidelijkheid over bedrijfseigendommen. Niet vastgelegd wat wanneer wordt ingeleverd, wat achteraf tot discussie leidt.
- Ontbrekende regelingen. Afspraken over outplacement, studiekostenterugbetaling of openstaande leningen ontbreken, terwijl die wel relevant zijn.
- Bedenktijd niet vermeld. Als de werkgever de bedenktijd niet benoemt, wordt deze verlengd naar drie weken.
Dit zijn precies de punten waar je als adviseur waarde toevoegt. Door een VSO te toetsen aan de specifieke situatie van je klant, voorkom je dat hij achteraf met vervelende gevolgen zit.
Jouw arbeidsrechtelijke vragen snel en betrouwbaar beantwoord?
Wil jij direct een vaststellingsovereenkomst personaliseren voor jouw klanten, weten wanneer een VSO van toepassing is en welke risico’s eraan kleven, of heb je andere vragen die raken aan het arbeidsrecht? Of heb je andere vragen die raken aan het arbeidsrecht? Op 26 maart om 10:00 geven we een webinar over hoe jij AI kunt inzetten om snel en betrouwbaar antwoord te verkrijgen op arbeidsrechtelijke vragen.
We laten zien hoe jij met Pascal-AI arbeidsrechtelijke vragen kunt beantwoorden, casussen kunt behandelen of brieven & overeenkomsten kunt opstellen op basis van wetgeving en de geldende cao. Zo kun jij arbeidsrechtelijke vragen van jouw klanten altijd snel en juridisch juist behandelen.
