De handreiking Nabetalingen in de aangifte loonheffingen van het Forum Salaris is aangepast. Dit zijn de aanpassingen:
- De informatie over de bestendige gedragslijn voor het hanteren van de loon-oversystematiek is aangevuld.
- Onder het kopje Uitzonderingen is in het voorbeeld aangevuld dat de werknemer geen regulier loon meer ontvangt.
- De informatie over de gevolgen van een nabetaling voor het lage inkomensvoordeel (LIV) is verwijderd. Het LIV is sinds 2025 afgeschaft.
Nabetalingen
Nabetalingen zijn betalingen die je doet in een later tijdvak dan waar het loon betrekking op heeft, bijvoorbeeld door een nieuwe cao, achteraf toegekende pensioenen of individuele loonsverhogingen.
Als je nabetalingen doet, moet je dat loon volgens de hoofdregel aangeven in het tijdvak waarin de werknemer het loon geniet. Dit is de loon-in-systematiek.
Je mag ook de loon-over-systematiek gebruiken. Dan geef je die nabetaling aan in het tijdvak waarop de nabetaling betrekking heeft. Hiervoor gelden voorwaarden.
Loon-over-systematiek
Als je de loon-over-systematiek toepast, wordt het loon geacht te zijn genoten in het loontijdvak waarop het loon betrekking heeft.
Je mag de loon-over-systematiek gebruiken als je voldoet aan de volgende voorwaarden:
- De nabetaling heeft betrekking op een eerder tijdvak in hetzelfde kalenderjaar.
- Er moet sprake zijn van een bestendige gedragslijn voor het hanteren van de loon-oversystematiek, zoals:
– Het was voor jou ook in voorgaande jaren gebruikelijk om nabetalingen aan te geven in het tijdvak waarop deze betrekking hebben.
– Je neemt salarissoftware in gebruik die alleen is gebouwd op de loon-oversystematiek.
– Je verandert van systematiek, maar wel met de intentie om dat gedurende langere tijd te doen.
– Je verwerkt alle nabetalingen in het kalenderjaar voor alle werknemers op dezelfde manier, namelijk in het tijdvak waarop deze betrekking hebben. - Als je een nabetaling verwerkt in een tijdvak waarvoor je al aangifte hebt gedaan, corrigeer je deze aangifte. Je verzendt de correctie tegelijk met de aangifte over het tijdvak waarin je de nabetaling doet.
Nabetaling over vorige kalenderjaren
Als de nabetaling betrekking heeft op een tijdvak van het vorige kalenderjaar of eerder, moet je die betaling altijd volgens de hoofdregel behandelen als loon van het tijdvak waarin je het loon uitbetaalt (loon-in-systematiek). Ook als je de loon-over-systematiek toepast.
Uitzondering
Als het in jouw bedrijf gebruikelijk is dat je in januari loon uitbetaalt over loontijdvakken van het vorige jaar, mag je afwijken van de hoofdregel en dat loon nog in de laatste aangifte van het vorige jaar aangeven. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om ‘gewoon’ loon van december, om overwerkloon of om kostenvergoedingen die door nacalculatie toch nog loon zijn.
Loon uit tegenwoordige dienstbetrekking: witte tabel
Is de nabetaling loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, dan gebruik je de witte tabel. De witte tabel geldt bijvoorbeeld voor nabetalingen van het periodieke loon, de vakantiebijslag, de vakantietoeslag, de 13e maand, gratificaties en tantièmes.
Loon uit vroegere dienstbetrekking: groene tabel
Als de nabetaling loon uit vroegere dienstbetrekking is, gebruik je de groene tabel. Loon uit vroegere dienstbetrekking ziet op inkomsten die worden genoten doordat in het verleden sprake is geweest van een arbeidsovereenkomst. Het is geen vergoeding voor het werk zelf, maar iets wat de werknemer krijgt omdat hij vroeger heeft gewerkt. Voorbeelden zijn ontslag- of beëindigingsvergoedingen, pensioen-, prepensioen- en vroegpensioenuitkeringen.
Tijdvaktabel of tabel bijzondere beloningen
Voor nabetalingen van tijdvakloon (vertraagd uitbetaald tijdvakloon) mag je de tabellen voor bijzondere beloningen of tijdvaktabellen gebruiken. Dit geldt voor regulier loon, maar ook voor overwerkloon, provisies of cao-loonsverhogingen met terugwerkende kracht.
Uitzondering
Je moet de tijdvaktabel toepassen als:
- de nabetaling betrekking heeft op een achteraf vastgesteld tijdvakloon of een achteraf vastgestelde uitkering die je in 1 keer uitbetaalt, én
- je hebt de werknemer of de uitkeringsgerechtigde over de nabetalingsperiode niet eerder een tijdvakloon betaald.
Het gaat bijvoorbeeld om de volgende situaties:
- De werknemer ontvangt geen regulier loon meer. Na verloop van tijd betaal je het niet- betaalde loon toch nog uit.
- Je kent een uitkeringsgerechtigde met terugwerkende kracht een pensioen toe.
Je berekent dan de loonbelasting/premie volksverzekeringen (LB/PVV) als volgt:
- Herleid het bedrag tot een (gemiddeld) tijdvakloon.
- Gebruik de loonbelastingtabel die op dat moment geldt. Je mag voor deze nabetalingen niet de tabel voor bijzondere beloningen gebruiken.
- Vermenigvuldig het bedrag in de tabel met het aantal loontijdvakken waarop de betaling betrekking heeft.
Nabetalingen en werknemersverzekeringen
Doe je nabetalingen aan een ex-werknemer? Dan ben je misschien hierover premies werknemersverzekeringen verschuldigd.
Je moet premies werknemersverzekeringen betalen als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- De nabetaling is loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.
- Door voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR) neemt het cumulatieve premieloon toe. De nabetalingen neem je op in de aangifte over het tijdvak waarin je de betaling doet.
Nummer inkomstenverhouding
Als je een nabetaling doet voor een inkomstenverhouding nadat deze is beëindigd, mag je geen nieuw nummer inkomstenverhouding gebruiken. Je moet het oorspronkelijke nummer gebruiken voor de nabetaling.
Heb je voor een werknemer de rubriek Datum einde inkomstenverhouding gevuld en moet je nog aangifte doen of een correctie verzenden? Bijvoorbeeld als je na einde dienstbetrekking nog een nabetaling doet. Dan doe je het volgende:
- In het tijdvak waarin je de nabetaling opneemt, vermeld je in de rubriek Datum aanvang inkomstenverhouding de historische aanvangsdatum van de inkomstenverhouding.
- In de rubriek Datum einde inkomstenverhouding vermeld je de einddatum van de inkomstenverhouding die je eerder had aangegeven.
Voorbeeld nabetaling
Een werknemer ontvangt € 2.000 loon per maand. De werkgever ontslaat hem en betaalt hem per oktober 2024 geen regulier loon meer uit. In een ontslagprocedure bepaalt de rechter dat het ontslag onterecht was. Je hervat per april 2025 de reguliere loonbetalingen en je betaalt de werknemer in april 2025 in 1 keer 6 maandlonen uit (totaal € 12.000). Er zijn geen andere inkomsten. De werknemer is verzekerd voor de werknemersverzekeringen en voor de Zvw.
Loon-in-systematiek
Je gebruikt de witte maandtabel die in april 2025 geldt voor elk nabetaald maandloon van € 2.000. Dit bedrag vermenigvuldig je daarna met 6. Het hele loon (€ 12.000) en de totale LB/PVV geef je, samen met het reguliere loon over april, aan in de aangifte over april.
Loon-over-systematiek
Je rekent aan januari, februari en maart 2025 per maand € 2.000 loon toe en verwerkt dat in die maanden in de salarisadministratie. Je gebruikt voor de LB/PVV de witte maandtabel die in januari, februari en maart 2025 geldt.
Voor de overige 3 nabetalingen van € 2.000, die betrekking hebben op 2024, gebruik je de witte maandtabel die in april 2025 geldt. Je vermenigvuldigt het bedrag uit de tabel dat hoort bij € 2.000 met 3.
De lonen die je aan januari, februari en maart 2025 hebt toegerekend, neem je op in de aangifte over die tijdvakken of je verzendt daarvoor een correctie. Het loon over de 3 tijdvakken van 2024 en de bijbehorende LB/PVV geef je, samen met het reguliere loon over april, aan in de aangifte over april 2025.
Werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw
De premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw bereken je door middel van VCR.
Je bepaalt eerst voor welke loontijdvakken je in 2025 loon betaalt. Deze loontijdvakken leiden tot een toevoeging aan het cumulatief maximumpremieloon en maximumbijdrageloon. De loontijdvakken van 2024 tellen dus niet mee.
In dit voorbeeld is dat € 8.000 (januari tot en met maart voor de nabetaling en april voor het reguliere loon, iedere maand € 2.000). De overige € 6.000, die betrekking heeft op tijdvakken van vóór 2025, hoort ook tot het loon voor de werknemersverzekeringen en het bijdrageloon van april 2025.
Loon-in
Bij de loon-in-systematiek houd je in april rekening met 4 loontijdvakken voor het berekenen van het maximumpremieloon en het maximumbijdrageloon.
Het totale loon voor de werknemersverzekeringen, het berekende totale premieloon, het totale bijdrageloon en bijbehorende premies en bijdrage Zvw neem je op in de aangifte over april.
Loon-over
Bij de loon-over-systematiek reken je het loon van januari, februari en maart 2025 toe aan die loontijdvakken, de rest van de nabetaling plus het reguliere loon over april (totaal € 8.000) is loon van april.
Voor elk loontijdvak bereken je op gebruikelijke wijze het maximumpremie- en bijdrageloon.
Let op inhaaleffect!
In april is het premie- en bijdrageloon meer dan het maximum dat voor dat tijdvak geldt. Door VCR kan in de loontijdvakken ná april een zogenoemd inhaaleffect optreden. Hierdoor moet je in die maanden meer dan gebruikelijk aan premies werknemersverzekeringen of werkgeversheffing Zvw betalen of bijdrage Zvw inhouden.
Nabetaling vakantiegeld
De werknemer is op 31 december uit dienst gegaan en ontvangt in februari van het jaar daarop een nabetaling van het vakantiegeld. Verder geniet hij geen loon van zijn ex-werkgever.
De vakantiebijslag die deze werknemer krijgt is loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Je gebruikt de witte tabel voor bijzondere beloningen. De bijzondere beloning is loon voor alle heffingen.
De betaling van de vakantiebijslag in februari betekent niet dat in februari een loontijdvak ontstaat. In het huidige kalenderjaar zit dus geen loontijdvak. Je hoeft daarom geen premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw over de vakantiebijslag af te dragen. Wel moet je LB/PVV inhouden en betalen.
Bron: Forum Salaris
Meer informatie:
Wetsartikel
Artikel 13a Wet LB 1964
Handboek Loonheffingen 2025:
Hoofdstuk 5 en 6 (VCR)
Paragraaf 9.2 (loon-in)
Paragraaf 9.2.1 (loon over)
Paragraaf 9.3.5 (nabetaling)
Paragraaf 27.2 (LIV)
