Wanneer een medewerker zich kort na een lastig gesprek of spanningsmoment ziek meldt, kom je als HR-professional al snel in een grijs gebied terecht. Is er sprake van echte uitval, of spelen er vooral emoties en spanningen mee? En belangrijker nog: hoe blijf je in zo’n situatie professioneel en zorgvuldig opereren? In deze blog lees je wat de werkgever kan doen om goed te blijven handelen.
Wanneer een lastig gesprek leidt tot uitval
Een ziekmelding na een moeilijk gesprek komt in veel vormen voor. Soms is het de uitkomst van een teleurstelling, soms van oplopende spanningen. Denk aan situaties zoals:
- een afwijzing op een interne sollicitatie of promotieverzoek;
- een negatieve beoordeling of kritiek op functioneren;
- een aankondiging van reorganisatie of ontslag;
- een verschil van inzicht met de leidinggevende;
- spanningen binnen het team die al langer sluimeren.
Het grijze gebied tussen ziek en niet ziek
Ziekte is zelden zwart-wit, zeker niet als emotie, spanning en werkdruk meespelen. In de praktijk blijkt dat veel van dit soort ziekmeldingen vooral voortkomen uit mentale overbelasting of een verstoorde werksituatie. Als HR-professional krijg je dan te maken met termen als ‘situatieve arbeidsongeschiktheid’ en de grenzen tussen conflict, teleurstelling en daadwerkelijke uitval. Hoe je daarmee omgaat, maakt vaak het verschil tussen herstel en escalatie.
Wat mag je vragen bij zo’n ziekmelding?
Ook bij een ziekmelding die volgt op een lastig gesprek of conflict gelden de gewone regels. Je mag dus niet vragen naar de reden van de ziekmelding of naar een diagnose. Wel mag je vragen:
- wat iemand nog wél kan doen (denk aan gedeeltelijke werkzaamheden);
- hoe lang de medewerker verwacht afwezig te zijn;
- of er contact mogelijk blijft over de voortgang.
Twijfel je over (de aard van) het verzuim? Schakel dan de bedrijfsarts in. Die beoordeelt of iemand arbeidsongeschikt is en of er medische of situatieve factoren meespelen.
Situatieve arbeidsongeschiktheid: wat is dat?
Bij situatieve arbeidsongeschiktheid is er geen sprake van ziekte in medische zin, maar is iemand door omstandigheden op het werk tijdelijk niet in staat om te functioneren. Denk aan een conflict met de leidinggevende, een beschadigde vertrouwensrelatie of emotionele overbelasting. De bedrijfsarts kan adviseren of (en hoe) werkhervatting mogelijk is. Dat kan bijvoorbeeld met aangepaste taken, via mediation of na een tijdelijke rustperiode.
Verstoorde arbeidsrelatie of oplosbaar conflict?
Soms blijkt tijdens de begeleiding dat de relatie tussen werkgever en werknemer zodanig is beschadigd, dat herstel niet mogelijk is. Er kan dan sprake zijn van een verstoorde arbeidsrelatie. Maar dat is niet zomaar het geval. Je moet als werkgever kunnen aantonen dat:
- je voldoende hebt gedaan om het vertrouwen te herstellen;
- gesprekken, mediation of herplaatsing zijn overwogen of geprobeerd;
- er geen reële mogelijkheid meer is op een werkbare situatie.
Zonder zorgvuldig opgebouwd dossier is beëindiging van de samenwerking lastig te onderbouwen bij het UWV of de kantonrechter.
Ontslag en ziekte: een juridisch spanningsveld
Ontslag en ziekte vormen een juridisch gevoelige combinatie. Ontslag tijdens ziekte is in principe niet toegestaan, tenzij er een duidelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld bij ontslag op staande voet of het niet verlengen van een tijdelijk contract.
Een veelgebruikte route is de vaststellingsovereenkomst. Dit is altijd een tweezijdige overeenkomst: zowel werkgever als werknemer moeten vrijwillig instemmen. Zeker wanneer iemand ziek is, is het belangrijk dat de medewerker voldoende tijd en ruimte krijgt om het voorstel te overwegen en juridisch advies in te winnen.
Goede communicatie maakt het verschil
Ziekte en spanning op de werkvloer laten zich niet altijd vangen in regels of protocollen. Juist daarom is duidelijke, open en respectvolle communicatie van grote waarde. Niet alleen tijdens gesprekken die gevoelig liggen, maar ook in het proces eromheen: van opvolging tot documentatie.
Door Corwin Kunst, content marketeer bij Visma Youserve
Op de hoogte blijven rondom HR & payroll?
Meld je aan voor de maandelijkse nieuwsbrief van Visma YouServe
