De stopzetting van de maandelijkse onkostenvergoeding voldoet (nog) niet aan de criteria van Stoof-Mammoet, dus werknemers hebben onveranderd recht op hun maandelijkse onkostenvergoeding.
De kern van het geschil is of de werknemers ook na 1 januari 2024 recht hebben op een netto onkostenvergoeding, variërend van € 36 netto per maand (werknemer 6) tot € 70 netto per maand (werknemer 7 en werknemer 4).
De werknemers stellen dat de vaste onkostenvergoeding moet worden gekwalificeerd als verkapt loon op grond waarvan de vaste onkostenvergoeding gecontinueerd zou moeten worden. De werkgever betwist dat sprake is van verkapt loon.
Hoger dan onkosten
De werknemers voeren daartoe aan dat zij sinds hun indiensttreding een vaste onkostenvergoeding netto per maand ontvingen, die alle jaren aanzienlijk hoger was dan de daadwerkelijk gemaakte onkosten van werknemers. Dit fenomeen was algemeen bekend binnen de organisatie van de werkgever en werd dan ook al die tijd door de werkgever gedoogd. De werknemers en hun collega’s zagen en gebruikten de vaste maandelijkse onkostenvergoeding als loon en deze looncomponent werd dan ook ingezet voor privédoeleinden.
Direct in portemonnee geraakt
De OR onderschrijft dit in haar advies door te zeggen dat de afschaffing van de maandelijkse onkostenvergoeding de werknemers direct in hun portemonnees zal raken. Ook werd de vaste maandelijkse onkostenvergoeding tijdens salarisonderhandelingen door de werkgever benoemd en ingezet om op die manier op een creatieve manier tegemoet te komen aan de hogere salariswensen van werknemers. Daarnaast is de onkostenvergoeding steeds tijdens vakanties doorbetaald, terwijl werknemers tijdens vakanties niet met zakelijke onkosten worden/werden geconfronteerd.
Onkostenvergoeding = loon
Nu de vaste maandelijkse onkostenvergoeding jarenlang aanzienlijk hoger is geweest dan de daadwerkelijke onkosten, moet de onkostenvergoeding volgens de werknemers worden gekwalificeerd als loon. Hierbij geldt dat de werkgever al jarenlang op de hoogte was dat de onkostenvergoeding aanzienlijk hoger lag dan de daadwerkelijke gemaakte kosten. De werkgever heeft wat dit betreft nooit tijdig ingegrepen en dit op zijn beloop gelaten.
Tijdens de mondelinge behandeling hebben werknemers nader toegelicht dat zij naast de vaste maandelijkse onkostenvergoeding altijd hun reiskosten gedeclareerd en vergoed hebben gekregen en dat zij wat betreft het indienen van declaraties geen verschil ervaren tussen 2023 en 2024.
Reële onkostenvergoeding?
De werkgever heeft hiertegen als verweer aangevoerd dat gelet op de wijze waarop de vaste onkostenvergoeding tot stand is gekomen (namelijk na afstemming met de Belastingdienst over een reële onkostenvergoeding), dat wat partijen zijn overeengekomen (namelijk een vaste onkostenvergoeding ter compensatie van zakelijke kosten) en gelet op de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de onkostenvergoeding (de werkgever heeft continu gecommuniceerd dat sprake was van een onkostenvergoeding), sprake is van een reële onkostenvergoeding en dat van verkapt loon geen sprake kan zijn.
De werkgever heeft tijdens de mondelinge behandeling, in reactie op de toelichting van werknemers, als reactie gegeven ‘dat het beeld naar voren komt dat niet altijd volgens het personeels-handboek is gehandeld’.
Parkeerkosten vallen bijvoorbeeld onder vaste onkosten en moeten niet apart worden gedeclareerd. Dat de vaste onkostenvergoeding werd gebruikt voor eigen doeleinden is onjuist gebruik, want daarmee is de onkostenregeling verkeerd toegepast.
De uitleg van de onkostenregeling moet plaatsvinden aan de hand van de zogenoemde Haviltex-maatstaf.
De benaming van de regeling (onkostenregeling c.q. representatievergoeding) duidt erop dat de regeling een onkostenregeling betrof ter compensatie van zakelijke uitgaven. Om te kunnen spreken van een reële onkostenvergoeding moet dan wel sprake zijn van onkosten die werknemers (en hun collega’s met dezelfde onkostenvergoeding) in meer of mindere mate hadden. Dat hiervan sprake was, is echter onvoldoende gebleken. De kantonrechter volgt de werkgever dan ook niet in zijn uitleg.
Forfaitaire vergoeding
De kantonrechter oordeelt dat niet de benaming van de regeling (onkostenregeling c.q. representatievergoeding) doorslaggevend is, maar wel de omstandigheid dat deze maandelijkse vaste netto onkostenvergoeding c.q. representatievergoeding een forfaitaire vergoeding betreft. Dit betekent dat de werknemers de onkosten niet hoeven te declareren.
De werkgever heeft de onkostenvergoeding bovendien met het salaris uitbetaald (en deze vergoeding wordt in de arbeidsovereenkomst ook vermeld onder het kopje salaris) en is ook doorbetaald in tijden van vakantie en ziekte en als salariscomponent vermeld in de promotiebrieven.
Verkapt loon
Verder biedt het feit dat de werknemers naast de vaste onkostenregeling ook altijd hun overige reis- en verblijfkosten hebben kunnen declareren – met goedkeuring van hun manager – en dat dit door alle werknemers (in ieder geval de werknemers die tijdens de mondelinge behandeling aanwezig waren) op een vergelijkbare manier is uitgevoerd, evenzeer steun aan hun standpunt dat sprake is van verkapt loon.
De stelling van de werkgever tijdens de mondelinge behandeling dat de onkostenregeling door werknemers op die manier jarenlang onjuist is toegepast en dat de hoogte van de vaste onkostenvergoeding marginaal was en in 2008 na afstemming met de Belastingdienst is vastgesteld om er zeker van te zijn dat sprake is van een reële onkostenvergoeding, maakt het oordeel (dat de maandelijkse vaste onkostenvergoeding van werknemers moet worden gekwalificeerd als verkapt loon) niet anders.
Vaste maandelijkse onkostenvergoeding
In alle arbeidsovereenkomsten van werknemers is een regeling opgenomen over een bepaalde vaste maandelijkse onkostenvergoeding. Eenzelfde regeling is opgenomen in het personeelshandboek onder de noemer representatievergoeding.
Eenzijdig wijzigingsbeding
Ten aanzien van het personeelshandboek is in de meeste arbeidsovereenkomsten opgenomen dat de inhoud van het personeelshandboek (waaronder dus ook de representatievergoeding) eenzijdig door de werkgever kan worden gewijzigd ingeval van gewichtige redenen. Dit betreft een eenzijdig wijzigingsbeding als bedoeld in artikel 7:613 BW.
Een dergelijk beding is bij de werknemers, werknemer 4 uitgezonderd, niet overeengekomen ten aanzien van de in de arbeidsovereenkomsten opgenomen onkostenvergoeding.
Ook als geoordeeld zou worden dat de werkgever de representatievergoeding uit het personeelshandboek eenzijdig zou mogen wijzigen, blijft dus de onkostenregeling uit de arbeidsovereenkomsten – ten aanzien waarvan geen eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen in de arbeidsovereenkomsten – bestaan.
De in de individuele arbeidsovereenkomsten opgenomen onkostenvergoeding wijzigt namelijk niet door de wijziging van de representatieregeling in het personeelshandboek omdat de bevoegdheid tot wijziging beperkt is tot de regelingen in het personeelshandboek.
Bij werknemer 4 is wel een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst overeengekomen, zodat het voor de werkgever onder omstandigheden mogelijk is om de inhoud van het personeelshandboek eenzijdig te wijzigen.
De kantonrechter is van oordeel dat het belang van de werkgever, in het licht van het belang van werknemer 4 en gelet op het feit dat de werkgever geen enkele vorm van compensatie aan werknemer 4 heeft aangeboden, vooralsnog van onvoldoende gewicht is en dat het belang van werknemer 4 bij ongewijzigde instandhouding van de onkostenvergoeding/arbeidsvoorwaarde vooralsnog zwaarder weegt dan het belang van de werkgever.
Geen zwaarwichtig belang
De conclusie is dan ook dat het belang van de werkgever op dit moment niet zodanig zwaarwichtig is, dat het belang van werknemer 4 daarvoor op gronden van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Wel kan de belangenafweging in de toekomst, afhankelijk van (de inhoud en omvang van) een door de werkgever aan te bieden (afbouw)compensatieregeling, mogelijk anders uitvallen.
Voor zover in de arbeidsovereenkomst geen wijzigingsbeding is opgenomen, geldt het volgende.
De werknemers zijn niet gehouden voorstellen van de werkgever tot wijziging van de arbeidsvoorwaarden te aanvaarden. Wel kunnen werknemers onder omstandigheden volgens de rechtspraak van de Hoge Raad op grond van de norm van goed werknemerschap toch gehouden zijn om een voorstel van de werkgever tot een verandering in de arbeidsovereenkomst te aanvaarden.
‘Wijziging in uitvoering arbeidsvoorwaarde’
De werkgever heeft als verweer aangevoerd dat geen sprake is van wijziging van een arbeidsvoorwaarde, maar van een wijziging in de uitvoering van een arbeidsvoorwaarde. Hij voert in dat verband aan dat hij slechts een aanpassing heeft doorgevoerd in de wijze waarop onkosten voor vergoeding in aanmerking komen, waarbij steeds als uitgangspunt is genomen dat de onkosten die voorheen onder de vaste onkostenvergoeding vielen, ook na de wijziging voor compensatie in aanmerking blijven komen, op basis van de ingevoerde Travel and Expense Policy. De kantonrechter volgt de werkgever ook in dit verweer niet en overweegt daarover het volgende.
Wijziging arbeidsvoorwaarde
Nu hiervoor door de kantonrechter al is vastgesteld dat de vaste maandelijkse onkostenvergoeding van werknemers moet worden gekwalificeerd als verkapt loon dat sinds 1 januari 2024 door de werkgever is stopgezet, kan de werkgever geen geslaagd beroep doen op de uitspraak van de kantonrechter te Rotterdam van 16 december 2022 (ECLI:NL:RBROT: 2022:10979) waarnaar hij in zijn conclusie van antwoord heeft verwezen. In dit geval is niet slechts sprake van een wijziging in de uitvoering van een arbeidsvoorwaarde, maar van een eenzijdige wijziging van een (primaire) arbeidsvoorwaarde, te weten een wijziging van salaris.
Geen voorstel tot wijziging arbeidsvoorwaarde
De werkgever heeft geen voorstel gedaan aan werknemers tot wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Hij heeft volstaan met de mededeling dat de vaste onkostenvergoeding zal worden stopgezet, zonder enig (afbouwcompensatie)voorstel te doen. Op dit punt is dus niet voldaan aan de voorwaarden van de eerste stap van het Stoof/Mammoet arrest.
Op basis van de door de Hoge Raad geformuleerde criteria in het Stoof/Mammoet arrest moet in de eerste plaats (stap 1) worden onderzocht of sprake is van een wijziging van de omstandigheden waarin de werkgever als goed werkgever aanleiding heeft kunnen vinden tot het doen van een voorstel tot wijziging van de arbeidsvoorwaarden. Is het antwoord ‘ja’, dan moet vervolgens worden beoordeeld of het gedane voorstel tot wijziging van de overeenkomst in het licht van alle omstandigheden van het geval redelijk is (stap 2). Tot slot moeten worden bezien of de aanvaarding van het voorstel in redelijkheid van de werknemer kan worden gevergd (stap 3). Deze beoordelingsmaatstaf geldt voor alle voorstellen tot wijzigingen van arbeidsvoorwaarden.
De stopzetting van de vaste maandelijkse onkostenvergoeding per 1 januari 2024 voldoet (nog) niet aan de criteria van het Stoof-Mammoet arrest (stap 1). De tweede en derde stap behoeven hier daarom geen bespreking.
Wel wordt opgemerkt dat in het kader van die laatste stappen relevant kan zijn in hoeverre en op welke wijze de werkgever de nadelige effecten van de wijziging voor werknemers heeft proberen te verzachten, ook gezien het feit dat de werknemers de onkostenvergoeding geruime tijd hebben ontvangen en daarnaast dat het financiële belang van die onkostenvergoeding relatief gering is in relatie tot de hoogte van de salarissen.
De werknemers hebben onveranderd recht op hun vaste maandelijkse onkostenvergoeding, zoals vastgesteld en uitbetaald tot 1 januari 2024.
Beslissing kantonrechter
De kantonrechter:
- verklaart voor recht dat de maandelijkse vaste onkostenvergoeding van werknemers gekwalificeerd wordt als verkapt loon en dat de werkgever richting de werknemers per 1 januari 2024 verplicht is om de gebruikelijke vaste maandelijkse netto onkostenvergoeding te blijven voldoen;
- veroordeelt de werkgever in het per 1 januari 2024 met terugwerkende kracht betalen van de vaste maandelijkse onkostenvergoeding aan werknemers, zoals deze van toepassing was vóór 1 januari 2024.
Uitspraak Rechtbank Oost-Brabant, 24 april 2025, ECLI:NL:RBOBR:2025:2767
