Of je nu als salarisprofessional bij een accountantskantoor, ziekenhuis, zorginstelling, school, hotel- of winkelketen, gemeente of voetbalclub of welke organisatie dan ook werkt of dat je zelfstandige bent en een eigen salarisbedrijf hebt, je bent dagelijks druk met alle werkzaamheden die bij de salarisadministratie horen.
Salarisadministrateur of payroll professional
Er worden binnen het werkveld van de salarisadministratie verschillende functiebenamingen gehanteerd. Het NIRPA hanteert de functienamen ‘salarisadministrateur’ en ‘payroll professional’.
De salarisadministrateur is actief in verschillende rollen bij verschillende soorten organisaties als:
- salarisadministrateur bij een verloner, administratie- of accountantskantoor;
- salarisadministrateur bij een bedrijf of instelling met een eigen salarisadministratie;
- zelfstandige;
- vakspecialist bij een salarissoftwareleverancier of uitgeverij;
- vakdocent bij een opleidingsinstituut of onderwijsinstelling.
Het soort organisatie waar de salarisadministrateur werkt en de specifieke rol die wordt vervuld, bepalen de mate van verantwoordelijkheid die wordt gedragen. Ook de verantwoordelijkheid voor contacten met andere afdelingen, klanten en externe instanties hangt af van het soort organisatie en de rol die vervuld wordt
De payroll professional is over het algemeen actief bij grotere administratie- of accountantskantoren of grotere bedrijven of instellingen met een eigen salarisadministratie.
Wat doet de salarisadministrateur of payroll professional allemaal? Wat zijn de kerntaken en werkprocessen? Waar ben jij elke werkdag zo druk mee?
Kerntaken en werkprocessen
NIRPA heeft in het Beroepscompetentieprofiel 2025-2027 alle kerntaken en werkprocessen op een rij gezet. Dat de salarisprofessional een bezige bij was wisten we al, maar als we alle kerntaken en werkprocessen zo onder elkaar zien, is wel duidelijk dat de salarisprofessional veel op zijn of haar bordje heeft liggen.
Het gaat binnen de salarisadministratie onder meer om verzamelen, controleren, muteren, uitbetalen en informeren. Check onderstaand overzicht.
Overzicht kerntaken en werkprocessen salarisadministrateur
Hierna worden de kerntaken en werkprocessen van de ervaren salarisadministrateur beschreven. Uitgangspunt is de ervaren werknemer die drie jaar in het beroep werkt. Elke kerntaak is onderverdeeld in een aantal werkprocessen.
1 Verzamelt, controleert en verwerkt individuele en collectieve gegevens voor de salarisverwerking
- 1.1 Verzamelt en controleert gegevens voor de salarisverwerking en voert waar nodig mutaties door
- 1.2 Start de gegevensverwerking in het geautomatiseerde salarisverwerkingspakket en controleert de resultaten van de verwerking
2 Bereidt uitbetaling lonen, belastingen, afdrachten en loonaangifte voor
- 2.1 Treft voorbereidingen voor de uitbetalingen van lonen, loonheffingen en afdrachten.
- 2.2 Stelt het voorstel op voor de te betalen lonen, loonheffingen en afdrachten en biedt dit aan ter fiattering
3 Verricht periodieke controles en verstrekt informatie over de salarisadministratie
- 3.1 Verricht periodieke controles
- 3.2 Informeert over salarisadministratie
1 Verzamelen, controleren en verwerken gegevens voor salarisverwerking
1.1 Verzamelt en controleert gegevens voor salarisverwerking en voert waar nodig mutaties door
- De salarisadministrateur verzamelt alle benodigde gegevens voor de salarisverwerking.
- De salarisadministrateur controleert of alle benodigde gegevens voor de salarisverwerking aanwezig zijn.
- De salarisadministrateur controleert de aangeleverde gegevens op volledigheid, regelgeving en logica en controleert of deze geautoriseerd zijn.
- Als gegevens ontbreken of gegevens onjuist zijn, neemt de salarisadministrateur contact op met leidinggevenden, andere afdelingen en/of de klant voor de juiste gegevens.
- De salarisadministrateur rangschikt de te verwerken gegevens op prioriteit.
- De salarisadministrateur verwerkt waar nodig mutaties.
- De salarisadministrateur voert de gegevens in.
- De salarisadministrateur verzorgt de aan- of afmelding van medewerkers bij diverse instanties als de mutaties in de gegevens daartoe aanleiding geven.
- De salarisadministrateur zorgt voor dossiervorming en archiveert de gebruikte documenten (digitaal/ handmatig).
1.2 Start gegevensverwerking in geautomatiseerde salarisverwerkingspakket en controleert resultaten van verwerking
- De salarisadministrateur start de (proef)run van het geautomatiseerde salarisverwerkingspakket en genereert vervolgens het verwerkingsverslag.
- De salarisadministrateur controleert de resultaten van de salarisverwerking en of de salarissen juist zijn berekend, vooral daar waar hij mutaties heeft aangebracht.
- De salarisadministrateur herstelt verwerkingsfouten of doet een (schriftelijk) voorstel hoe de fout gecorrigeerd kan worden.
- De salarisadministrateur genereert loonstroken en eventueel de jaaropgaven.
- De salarisadministrateur ziet toe op de financiële afwikkeling van verlof en uitkering.
- De salarisadministrateur draagt zorg voor de dossiervorming.
2 Bereidt uitbetaling lonen, belastingen, afdrachten en loonaangifte voor
2.1 Treft voorbereidingen voor de uitbetalingen van lonen, loonheffingen en afdrachten
- De salarisadministrateur genereert en verspreidt diverse overzichten en rapportages zoals de loonstaat naar het management en/of de klant.
- De salarisadministrateur controleert de gegevens voor de belastingen, afdrachten en de loonaangifte op volledigheid en correctheid (o.a. de loonjournaalpost en de betaalstaat).
- De salarisadministrateur toetst op afwijkingen en controleert de berekeningen.
- De salarisadministrateur vergelijkt de aangifte met die van eerdere periodes en noteert eventuele bijzonderheden.
- De salarisadministrateur voert eindheffingen en afdrachtverminderingen op de loonaangifte in en biedt deze ter controle en ter accordering aan bij zijn leidinggevende.
- De salarisadministrateur werkt het fiscale bedrijfs- of klantendossier bij en archiveert de gebruikte documenten.
2.2 Stelt voorstel op voor te betalen lonen, loonheffingen en afdrachten en biedt dit aan ter fiattering
- De salarisadministrateur draagt er zorg voor dat het proces voor de loonaangifte en verantwoording van de loonkosten correct en tijdig verloopt.
- De salarisadministrateur genereert de loonjournaalpost en controleert deze.
- De salarisadministrateur doet in voorkomende gevallen ook een voorstel om de loonjournaalpost aan te passen.
- De salarisadministrateur stelt het voorstel op voor de te betalen lonen, loonheffingen en afdrachten en controleert dit op juistheid.
- De salarisadministrateur biedt het voorstel ter accordering aan bij zijn leidinggevende en/of opdrachtgever voor verdere fiattering en uitbetaling.
3 Verricht periodieke controles en verstrekt informatie over salarisadministratie
3.1 Verricht periodieke controles
- De salarisadministrateur controleert periodiek of de juiste lonen zijn berekend.
- De salarisadministrateur controleert periodiek of de juiste lonen en afdrachten uitbetaald zijn.
- De salarisadministrateur verricht diverse vierkants- of verbandcontroles en controleert de loonsom ten opzichte van de voorgaande perioden.
- De salarisadministrateur controleert voor de jaarafsluiting ook belangrijke vaste mutaties zoals de juiste verwerking van auto van de zaak, het gebruikelijk loon en de SV-plicht van de dga (+ partner), deelnemerslijsten voor verzekeringen en pensioenfondsen, of pensioengrondslagen juist berekend zijn.
- De salarisadministrateur controleert de mate van afwijking tussen contracturen en verloonde uren ten behoeve van de herziening AWf-premie.
- De salarisadministrateur controleert of de vergoedingen in het kader van de WKR fiscaal inzichtelijk zijn gemaakt.
- De salarisadministrateur zorgt voor een onderbouwing van de afrekening WKR.
- De salarisadministrateur controleert de inhoud van het collectieve deel van de loonaangifte.
- De salarisadministrateur zet de loonaangifte klaar voor de klant, zodat deze de loonaangifte kan accorderen en indienen óf de salarisadministrateur zorgt voor juiste en tijdige inzending naar de Belastingdienst.
- De salarisadministrateur ziet toe op de betaalde premie en ontvangen uitkering inzake verlof en verzuim.
- De salarisadministrateur rapporteert de diverse controles aan de belanghebbenden.
3.2 Informeert over salarisadministratie
- De salarisadministrateur houdt de ontwikkelingen in het vakgebied bij.
- De salarisadministrateur leest vakliteratuur en volgt berichtgeving over het vakgebied.
- De salarisadministrateur bezoekt vakbijeenkomsten en trainingen.
- De salarisadministrateur signaleert proactief mogelijk nieuwe regelgeving richting het management.
- De salarisadministrateur beantwoordt eenvoudige vragen van collega’s en/of klanten over het salaris, urenregistratie, declaraties, onkostenvergoedingen, belastingen enz.
- De salarisadministrateur neemt klachten over de salarisadministratie in behandeling.
- De salarisadministrateur speelt Ingewikkelde vragen en klachten door naar senioren of naar zijn leidinggevende.
- De salarisadministrateur is alert op kansen en problemen bij klanten.
- De salarisadministrateur speelt eventuele leads voor meer omzet door naar zijn leidinggevende.
Overzicht kerntaken en werkprocessen payroll professional
Aanvullend op de kerntaken en werkprocessen van de salarisadministrateur verricht de payroll professional de volgende kerntaken en werkprocessen.
1 Begeleidt salarisadministrateurs en controleert en accordeert de werkzaamheden
- 1.1 Controleert en accordeert de werkzaamheden van salarisadministrateurs en analyseert resultaten
- 1.2 Instrueert en begeleidt medewerkers en kan leiding geven
- 1.3 Is betrokken bij functioneel applicatiebeheer voor de salarisadministratie
2 Informeert en adviseert op het gebied van salarisadministratie
- 2.1 Informeert de organisatie of de klant over ontwikkelingen in het vakgebied
- 2.2 Adviseert de organisatie over noodzakelijke of gewenste aanpassingen in het proces van salarisadministratie
- 2.3 Heeft oog voor commerciële kansen en adviseert de (potentiële) klant op het gebied van salarisadministratie
1 Begeleidt salarisadministrateurs en controleert en accordeert werkzaamheden
1.1 Controleert en accordeert de werkzaamheden van salarisadministrateurs en analyseert resultaten
- De payroll professional controleert en accordeert de mutaties en salarisruns van andere salarisadministrateurs en hij geeft feedback op gemaakte fouten.
- De payroll professional controleert en accordeert voorstellen en adviezen van andere salarisadministrateurs en hij geeft feedback op gemaakte fouten.
- De payroll professional geeft heldere en onderbouwde adviezen naar aanleiding van de controles.
- De payroll professional analyseert complexe uitval, al dan niet ter ondersteuning van de salarisadministrateur.
- De payroll professional stelt budgetprognoses op van de totale loonsom.
1.2 Instrueert en begeleidt medewerkers en kan leiding geven
- De payroll professional bewaakt in voorkomende gevallen de planning van de werkzaamheden van een team.
- De payroll professional instrueert medewerkers van de eigen organisatie hoe de salarisadministratie wordt verzorgd, welke informatie hij van hen nodig heeft en hoe en wanneer zij deze gegevens moeten aanleveren.
- De payroll professional begeleidt en coacht salarisadministrateurs en werkt ze in en geeft soms ook leiding.
- De payroll professional verzorgt initiële en reguliere vaktechnische scholing voor salarisadministrateurs.
1.3 Is betrokken bij functioneel applicatiebeheer voor salarisadministratie
- De payroll professional test in voorkomende gevallen software-updates. De payroll professional is daarbij bedacht op potentiële datalekken met betrekking tot privacygevoelige informatie.
- De payroll professional verricht activiteiten ten behoeve van functioneel applicatiebeheer, bijvoorbeeld door veranderde regelingen in te stellen en door het toekennen en intrekken van autorisaties.
- De payroll professional stelt werkprocesbeschrijvingen op voor handboeken of in een bestek voor softwareleveranciers.
2 Informeert en adviseert op het gebied van salarisadministratie
2.1 Informeert de organisatie of de klant over ontwikkelingen in het vakgebied
- De payroll professional schrijft mee aan nieuwsbrieven over en websites met salaris en HRinformatie ten behoeve van medewerkers en klanten.
- De payroll professional werkt mee aan informatievoorziening over vakontwikkelingen en veranderingen in regelgeving.
2.2 Adviseert organisatie over noodzakelijke of gewenste aanpassingen in proces salarisadministratie
- De payroll professional doet voorstellen om de werkprocessen te verbeteren en doet voorstellen voor verbetering van de management rapportages, op verzoek en op eigen initiatief.
- De payroll professional adviseert de klant of zijn leidinggevende over het optimaal gebruiken van fiscale mogelijkheden bij de verloning.
- De payroll professional adviseert de eigen organisatie en/of de klant hoe de verwerking effectiever en efficiënter plaats kan vinden.
- De payroll professional anticipeert op nieuwe regelgeving en verstrekt adviezen aan de organisatie en/of de klant over de gevolgen daarvan voor de verloning, maar ook voor HR-beleid en beschrijft de eventuele opties die voorhanden zijn, met als doel om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de actuele fiscale wet- en regelgeving (proces en resultaat).
2.3 Heeft oog voor commerciële kansen en adviseert (potentiële) klant op gebied van salarisadministratie
- De dienstverlenende payroll professional grijpt geschikte gelegenheden aan om de klant te adviseren, met de bedoeling om de relatie te verstevigen en om meer dienstverlening en adviezen te kunnen genereren, bijvoorbeeld bij de invoering van nieuwe regelingen en bij voorkomende klantcontacten zoals informatieverzoeken en bezoeken.
- De payroll professional kan de klant of de financiële administratie van de organisatie adviseren over de financieel-administratieve verwerking van de lonen, zoals de koppeling van de looncomponenten aan de juiste grootboekrekeningen.
- De payroll professional maakt afspraken met de klant over hoe de gegevens worden aangeleverd voor de controle en de verwerking.
- De payroll professional controleert bij een nieuwe klant op sectorindeling, cao-toepassing en pensioenverplichting.
- De payroll professional richt, eventueel samen met de salarisadministrateur, de administratie in van nieuwe klanten voor een juiste salarisverwerking.
Duizelt het al als je al deze afzonderlijke taken van de salarisadministrateur en de payroll professional leest of is dit de dagelijkse realiteit voor jou? Geen dag is hetzelfde en er vallen veel brandjes te blussen. Hopelijk vind je het werk als salarisprofessional een uitdaging, is het niet te uitputtend en geeft het volle takenpakket jou voldoening.
NIRPA Beroepscompetentieprofiel 2025-2027
