Het Beroepscompetentieprofiel Salarisadministrateur en Payroll Professional is gebaseerd op het in 2014 door ECABO ontwikkelde beroepscompetentieprofiel Salarisadministrateur en Payroll Professional. Sinds 2018 vindt elke drie jaar in opdracht van NIRPA een herijking van het beroepscompetentieprofiel plaats.
In het Beroepscompetentieprofiel 2025-2027 zijn onder meer:
- de kerntaken en werkprocessen van de payroll professional verder verduidelijkt; en
- de vakkennis- en vakvaardigheden van de startende salarisprofessional uit het Beroepscompetentieprofiel gehaald en vastgelegd in Startkwalificaties Salarisadministrateur en Payroll professional.
Beroepscompetentieprofiel
NIRPA Beroepscompetentieprofiel Salarisadministrateur en Payroll Professional beschrijft de kerntaken en werkprocessen voor de ervaren salarisadministrateur en de payroll professional die drie jaar in het beroep werkzaam is. De werkprocessen zijn uitgewerkt in competenties die noodzakelijk zijn bij de uitvoering van de werkzaamheden.
Naast de beroepseisen beschrijft het beroepscompetentieprofiel de werkomgeving, typerende beroepshouding en vakkennis die nodig zijn om de beroepen uit te oefenen.
Bekijk het beroepscompetentieprofiel
Startkwalificatie
NIRPA Startkwalificaties Salarisadministrateur en Payroll professional bevat de vakkennis- en vakvaardigheidseisen die gesteld worden aan de startende salarisadministrateur en payroll professional. Deze kennis- en vaardigheidseisen zijn gerelateerd aan de kerntaken en werkprocessen beschreven in het NIRPA Beroepscompetentieprofiel Salarisadministrateur en Payroll professional.
De startkwalificaties worden gebruikt bij het ontwikkelen van opleidingen voor salarisadministrateur en payroll professional en zijn uitgangspunt van examenprogramma’s.
Werkomgeving
De salarisadministrateur is actief in verschillende rollen bij verschillende soorten organisaties als:
- salarisadministrateur bij een verloner, administratie- of accountantskantoor;
- salarisadministrateur bij een bedrijf of instelling met een eigen salarisadministratie;
- zelfstandige;
- vakspecialist bij een salarissoftwareleverancier of uitgeverij;
- vakdocent bij een opleidingsinstituut of onderwijsinstelling.
De payroll professional is over het algemeen actief bij grotere administratie- of accountantskantoren of grotere bedrijven of instellingen met een eigen salarisadministratie.
Beroepshouding en vakkennis
Het vakgebied van de salarisadministrateur kenmerkt zich door een aantal specifieke aspecten in de beroepshouding en de benodigde vakkennis.
Nauwkeurig, ethisch en integer
De salarisadministrateur is gezond kritisch en controleert altijd aangeboden gegevens en output (na verwerking) op juistheid, plausibiliteit en op autorisatie.
De salarisadministrateur werkt met vertrouwelijke gegevens van personen en het bedrijf of de bedrijven die klant zijn. Van hem wordt verwacht dat hij op integere wijze omgaat met de aan hem toevertrouwde informatie. Hij draagt zorg voor een goede dossiervorming. De salarisadministrateur houdt zich aan privacywetgeving en is zich bewust van de risico’s met betrekking tot informatiebeveiliging (cyber-security) en gaat daar in zijn werkzaamheden adequaat mee om.
Flexibel
De salarisadministrateur is in staat om zich de gevolgen van de toepaste wet- en regelgeving voor individuen en bedrijven/instellingen voor te stellen en deze indien nodig te signaleren. Kenmerkend voor het werk van de salarisadministrateur is dat hij te maken heeft met frequente veranderingen in de wet- en regelgeving. Veranderingen in wet- en regelgeving worden niet alleen in het najaar, maar steeds vaker door hele het jaar heen gepubliceerd. De salarisadministrateur moet zicht hebben op toekomstige wijzigingen en deze kunnen signaleren zodat de organisatie en/of de klant daarop kan anticiperen.
Multitasking
Van de salarisadministrateur wordt verwacht dat zijn inzicht en vaardigheden in de salarisverwerking zodanig zijn, dat hij in dezelfde periode kan werken aan de salarisverwerking van verschillende afdelingen of klanten en hiertussen gemakkelijk kan schakelen.
Leergierig
De salarisadministrateur is geïnteresseerd en zelf actief om de veranderingen die te maken hebben met zijn vak bij te houden en zich regelmatig bij te scholen.
Communicatief vaardig
De salarisadministrateur beantwoordt vragen van overige werknemers van zijn bedrijf of klanten over de verloning en moet soms uitleg geven over veranderingen of reageren op klachten. De salarisadministrateur communiceert in heldere taal over de verloning en doet dit zodanig dat het begrijpelijk is voor vakgenoten en voor leken.
Met druk en tegenslag kunnen omgaan
De salarisadministrateur heeft er geen moeite mee om zijn werkritme aan te passen aan de periodieke pieken. Hij is stressbestendig en kan zijn eigen werkzaamheden plannen en prioriteiten stellen in overleg met een senior of leidinggevende.
Regelgeving en procedures
De wet- en regelgeving voor verloning is complex. De salarisadministrateur moet beschikken over voldoende specialistische kennis van loonheffing, sociale zekerheid, arbeidsrecht en andere relevante regelgeving, zoals pensioen- en privacywetgeving en van interne procedures. Het controleren van gegevens en berekeningen is complex, de salarisadministrateur moet niet alleen toetsen op regels en voorschriften, maar ook op logica.
De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn een belangrijk element in het aantrekken en behouden van medewerkers. Regelingen met betrekking tot verzekeringen, bonussen, werktijden, verlof etc. komen in steeds meer arbeidscontracten voor. Van belang is dat de salarisadministrateur goed inzicht heeft in wat (belastingtechnisch) wettelijk wel en niet is toegestaan op dit gebied en kan vertalen naar passende arbeidsvoorwaarden. Ook is van belang dat de salarisadministrateur controleert of de regelingen conform de cao en in evenredigheid naar alle medewerkers worden toegepast.
Salarissoftware
De salarisadministrateur moet voldoende inzicht hebben in (salaris)software, zodat hij weet welke onzichtbare stappen er worden uitgevoerd in de systemen en hij is zich bewust van de consequenties die bepaalde mutaties hebben in het verwerkingsproces. De salarisadministrateur vaart niet blind op de output welke door het systeem wordt berekend en kan ook zonder software onderdelen van de verloning inschatten en narekenen (voor controles). Ook kan de salarisadministrateur narekenen of de software juist is ingeregeld.
Aanvullend voor payroll professional
Naast de specifieke aspecten in de beroepshouding en benodigde vakkennis van de salarisadministrateur, gelden aanvullend voor de payroll professional onderstaande aspecten.
Diepgaandere kennis wet- en regelgeving
Op het gebied van wet- en regelgeving blijkt steeds diepgaandere kennis nodig te zijn om de ontwikkelingen en wijzigingen op hun waarde te schatten en de gevolgen voor de salarisadministratie en aanverwante processen in de organisatie te kunnen overzien.
Overzicht hebben en aansturen
De meer ervaren en hoger opgeleide payroll professional communiceert op verschillende niveaus effectief en vervult in zijn handelen een voorbeeldfunctie richting andere salarisadministrateurs, HR-medewerkers en financieel-administratieve medewerkers. De payroll professional heeft overzicht over de werkzaamheden van zichzelf en van zijn team.
Prioriteiten stellen
De payroll professional bepaalt prioriteiten, plant werkzaamheden en onderhoudt interne en externe contacten.
Adviseren en proactief zijn
De payroll professional adviseert het bedrijf of de klant proactief hoe om te gaan met veranderende wet- en regelgeving en over diverse aspecten van HR, arbeidsrecht en financiële administratie, die een verband hebben met de verloning.
Trends en ontwikkelingen
In het vakgebied van de salarisadministrateur en de payroll professional zijn de volgende trends en ontwikkelingen te zien.
Artificial Intelligence (AI)
De ontwikkelingen op het gebied van Artificial Intelligence gaan de laatste jaren razendsnel. Ook op het gebied van salarisadministratie zal AI op termijn invloed hebben.
Arbeidsmarkt
Ook in het vakgebied van de salarisadministratie is sprake van vergrijzing. Naar verwachting zal de komende 10 jaar een grote uitstroom van ervaren salarisadministrateurs plaatsvinden, waarmee veel inhoudelijke kennis verloren dreigt te gaan.
Er is sprake van nieuwe instroom, maar de ‘nieuwe salarisadministrateur’ lijkt meer en meer te vertrouwen op de beschikbare software en minder geneigd te zijn uitgebreide controles op de output te doen. De nieuwe generatie salarisadministrateurs lijkt anderzijds meer onderdeel te zijn van de organisatie als geheel en zich er bewust van te zijn dat contacten onderhouden met en het informeren van andere afdelingen binnen de organisatie essentieel zijn om het proces van salarisadministratie goed te laten verlopen.
Automatisering
Er wordt binnen organisaties steeds vaker gebruikt gemaakt van automatiseringssoftware. Voor de salarisadministrateur betekent dit dat kennis van en inzicht in het geautomatiseerde proces steeds belangrijker wordt om uiteindelijk in staat te zijn de output van het geautomatiseerde proces te kunnen controleren en/of verifiëren.
Flexibilisering van de arbeidsmarkt
Op de arbeidsmarkt heeft een verschuiving plaatsgevonden van fulltime werken naar parttime werken. Steeds minder mensen werken fulltime. Steeds meer mensen hebben meerdere banen. Dit heeft de werkzaamheden voor de salarisadministrateur niet zo zeer complexer als wel arbeidsintensiever gemaakt. Voor steeds meer medewerkers moet de salarisadministratie op maat worden ingericht.
Dossiervorming
Organisaties streven steeds vaker naar een kwaliteitskeurmerk of staan onder toezicht van de overheid of een brancheorganisatie. In beide gevallen vindt in de organisatie periodiek een audit plaats, waarbij alle processen en procedures door onafhankelijke experts worden onderzocht. Ook het proces van salarisadministratie kan hier onderdeel van zijn. Het wordt daarmee voor de salarisadministrateur steeds belangrijker de verschillende stappen in het proces zorgvuldig te documenteren en te zorgen dat het proces aan de hand van de documentatie naadloos te volgen is.
Aanvullend voor payroll professional
Hbo-/wo-denkniveau
Steeds vaker vragen organisaties in vacatures op het gebied van salarisadministratie om een hbo-/wo- denkniveau. De complexiteit van wet- en regelgeving en de noodzaak om zowel intern als extern helder te kunnen communiceren over het vakgebied zijn hier debet aan. Dit heeft erin geresulteerd dat ook in het beroepscompetentieprofiel een nadrukkelijker onderscheid is gemaakt tussen de functie van salarisadministrateur op mbo4-niveau en de functie van payroll professional op het niveau van de Associate degree.
