De vrije ruimte van de werkkostenregeling is bedoeld om onbelast vergoedingen en verstrekkingen te geven aan werknemers. De omvang van de vrije ruimte wordt bepaald door de fiscale loonsom. Als er op 31 december 2024 nog vrije ruimte over is, gaat deze verloren, het restant van de vrije ruimte kan namelijk niet worden meegenomen naar het volgende jaar. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan is de werkgever 80% eindheffing over de overschrijding verschuldigd. Werkgevers doen er daarom goed aan om nu te kijken wat de stand van de vrije ruimte over 2024 is en of er nog mogelijkheden zijn om deze optimaal te benutten.
Vrije ruimte
De vrije ruimte bedraagt in 2024 1,92% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over de rest van de fiscale loonsom. Wordt aan het einde van het kalenderjaar de vrije ruimte overschreden, is de werkgever 80% loonbelasting (eindheffing) verschuldigd over de overschrijding. Te veel vergoedingen en verstrekkingen ten laste brengen van de vrije ruimte kan dus financieel nadelig uitpakken voor de werkgever. De 80% eindheffing dient opgenomen te worden in de loonheffingenaangifte over februari 2025 en uiterlijk betaald te zijn eind maart 2025.
Wat kun je ten laste van de vrije ruimte brengen?
Als er nog vrije ruimte over is, kan deze bijvoorbeeld voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen worden aangewend:
- Cash bonus/eindejaarspremie: een bonus/eindejaarspremie van maximaal € 2.400 per werknemer.
- Kerstpakket: de waarde van het kerstpakket (incl. btw).
- Sinterklaascadeau: de waarde (incl. btw) van het Sinterklaascadeau of een chocoladeletter met Sinterklaas.
- Kerstfeest/borrel/diner: als het kerstfeest etc. extern wordt gegeven kunnen de totale kosten (incl. btw) ten laste van de vrije ruimte gebracht worden. Als het kerstfeest etc. op de werkplek gegeven wordt, zijn de drankjes en kleine versnaperingen onbelast en kan voor de maaltijd het forfait van € 3,90 per persoon ten laste van de vrije ruimte worden gebracht (in plaats van de werkelijke kosten van de maaltijd). De kosten van entertainment dienen volledig (incl. btw) ten laste van de vrije ruimte gebracht te worden.
- Sportschoolabonnementen: de kosten (incl. btw) van het verstrekken of (deels) vergoeden hiervan kunnen ten laste van de vrije ruimte gebracht worden.
- Kostenvergoedingen: netto kostenvergoedingen die niet onderbouwd en gespecificeerd zijn naar aard en soort moeten ten laste van de vrije ruimte gebracht worden. Bruto onkostenvergoedingen kunnen ten laste van de vrije ruimte gebracht worden, op die manier worden het netto onkostenvergoedingen.
- Fiets van de zaak: de fiets van de zaak kan op diverse wijze worden verstrekt of (deels) vergoed en ook (deels) ten laste van de vrije ruimte gebracht worden. Ook middels uitruil van brutoloon.
- Cafetariastelsel/uitruil bruto loonbestanddelen: ook hier kan onder voorwaarden gebruik gemaakt worden van de vrije ruimte, denk bijvoorbeeld aan de uitruil van bonus/vakantiedagen tegen een fiets, tegen zonnepanelen of tegen een warmtepomp.
- Eventueel andere vergoedingen en/of verstrekkingen aan werknemers zolang voldaan is aan het gebruikelijkheidscriterium. Dat wil zeggen dat de vergoeding of verstrekking niet onredelijk hoog mag zijn en in lijn moet zijn wat gebruikelijk is binnen arbeidsrelaties.
Wat gebruikelijk is kan per branche/sector verschillen, maar moet in algemene zin aansluiten bij wat andere werkgevers ook zouden doen. Daarbij wordt een vergoeding/verstrekking als gebruikelijk beschouwd zolang deze niet meer dan 30% afwijkt van wat in soortgelijke situaties gebruikelijk is. Overigens is het aan de Belastingdienst om aan te tonen dat is niet gebruikelijk zou zijn.
Gebruik de vrije ruimte
Als er nog vrije ruimte over is in 2024 is het verstandig om te bekijken in hoeverre de werkgever hier nog gebruik van kan maken. Wordt de vrije ruimte niet benut, vervalt deze. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd, die uiterlijk eind maart 2025 moet zijn betaald.
