Het veilig stellen van bijzondere persoonsgegevens is waar het in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om draait. Hoewel dit niet altijd de focus van dagelijkse werkzaamheden is, biedt dit een gouden kans voor bedrijven om zich te onderscheiden. Met name accountancykantoren kunnen hierbij een cruciale rol spelen door waardevol advies en ondersteuning te bieden.
In verschillende stadia van de ‘employee journey’ zijn regels rondom gegevensverwerking van toepassing. De kern van deze regels is eenvoudig: bewaar en verwerk alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende proces en verwijder ze zodra ze niet meer nodig zijn. Hoewel de meeste bedrijven zorgvuldig omgaan met de privacy van medewerkers, sollicitanten en oud-medewerkers, blijft het tijdig verwijderen van gegevens een uitdaging.
Een veelvoorkomend scenario is het wervingsproces zonder gebruik van gespecialiseerde software. Cv’s worden vaak via e-mail verstuurd en vervolgens intern rondgestuurd. Om een cv te bekijken, moet deze vaak worden gedownload naar een pc. Je moet bijhouden wie er in de wervingsfunnel zitten, bijvoorbeeld in Excel. Wanneer een sollicitant wordt afgewezen, mogen zijn of haar gegevens niet langer dan vier weken bewaard worden, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor een langere bewaartermijn. Zelfs dan mogen de gegevens maar maximaal een jaar bewaard worden, waarna opnieuw toestemming nodig is.
Het opschonen van deze gegevens vergt nauwkeurigheid en discipline. Cv’s moeten worden verwijderd uit zowel inkomende als verzonden e-mails, downloadmappen moeten worden opgeschoond, en geprinte exemplaren moeten worden vernietigd. Daarnaast kan een sollicitant altijd verzoeken om verwijdering van zijn of haar gegevens.
Ook in de personeelsadministratie worden bijzondere persoonsgegevens opgeslagen. Bij uitdiensttreding van een medewerker zijn er verschillende bewaartermijnen van toepassing: beoordelings- en functioneringsgesprekken mogen twee jaar bewaard worden, ID-bewijzen en loonheffinggegevens vijf jaar, en overige persoonsgegevens zeven jaar. Deze dossiers zijn vaak deels digitaal en deels fysiek opgeslagen, wat het opschoningsproces verder compliceert.
Gelukkig zijn er oplossingen die deze processen aanzienlijk kunnen vereenvoudigen. Het gebruik van de juiste software kan een wereld van verschil maken. Applicant Tracking Software (ATS) kan bijvoorbeeld automatisch kandidaten vragen of hun gegevens langer bewaard mogen blijven. Dit voorkomt dat cv’s via e-mail worden verstuurd en het systeem kan kandidaten anonimiseren, zodat statistieken behouden blijven zonder dat privacygevoelige informatie onnodig bewaard blijft.
Door te investeren in dergelijke software en processen kunnen bedrijven niet alleen voldoen aan de AVG, maar ook het vertrouwen van hun medewerkers en kandidaten versterken. Dit draagt bij aan een betere reputatie en verhoogde efficiëntie. De bescherming van persoonsgegevens is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om te excelleren in de moderne bedrijfsvoering!
Vereenvoudig AVG-compliance met Applicant Tracking Software
