Bij een beëindiging met wederzijds goedvinden, is in de praktijk een veelvoorkomende afspraak dat juridische kosten worden vergoed. Op die manier kan de werknemer zich juridisch laten voorlichten over de inhoud en het gevolg van de vaststellingsovereenkomst, waarvoor de werkgever de kosten vergoedt.
Een vaststellingsovereenkomst is een contract waarmee de werkgever en de werknemer het dienstverband vrijwillig, met wederzijds goedvinden kunnen beëindigen. Een ontslagprocedure bij kantonrechter of UWV is dan niet meer nodig. In de overeenkomst worden de voorwaarden waaronder wordt beëindigd, vastgelegd. Daarom spreken we ook wel over ‘beëindigingsovereenkomst’.
Wat staat er in de vaststellingsovereenkomst?
In een vaststellingsovereenkomst staan de afspraken die de werkgever met de werknemer maakt ten aanzien van het ontslag.
In de overeenkomst moet in elk geval staan:
- de naam en het adres van de werkgever en de werknemer;
- dat de werkgever heeft voorgesteld om de arbeidsovereenkomst te stoppen en wat de reden hiervoor is;
- dat er geen dringende reden voor het ontslag is;
- dat werkgever en werknemer het allebei eens zijn dat het contract stopt;
- de datum waarop de arbeidsovereenkomst stopt;
- op welke datum de werkgever een eindafrekening maakt. In de eindafrekening staat wat je regelt over alles waar de werknemer nog recht op heeft;
- waar en wanneer de werkgever en de werknemer de overeenkomst hebben ondertekend;
dat de werknemer in ieder geval 2 weken bedenktijd heeft.
De werknemer kan vanaf de eerste werkdag na het ontslag een transitievergoeding krijgen. Bij een vaststellingsovereenkomst onderhandel je samen over de financiële vergoeding.
Juridische kosten aanwijzen in vrije ruimte
In de vaststellingsovereenkomst (vso) is vrijwel altijd een bedrag opgenomen als vergoeding voor juridische kosten voor rechtsbijstand en advies vaststellingsovereenkomst. De bijdrage voor een juridische vso-check ligt gemiddeld tussen de € 500 en € 750 ex btw.
Vallen de kosten voor het juridisch advies dat een medewerker mag inwinnen bij een vaststellingsovereenkomst onder de werkkostenregeling (als eindheffing meenemen)?
Je kunt de juridische kosten aanwijzen in de vrije ruimte als de werkgever deze kosten aan de werknemer (of rechtstreeks aan de advocaat) vergoedt. Vaak is dit een afspraak in de vaststellingsovereenkomst (vso) zodat de werknemer zich bij kan laten staan door een advocaat om te toetsen dat de vso geen rare dingen bevat en dat er volledige wilsbeschikking vanuit de werknemer is. De factuur als creatief boekhouden op naam van de werkgever laten zetten in verband met btw-aftrek is overigens niet toegestaan.
Loon uit tegenwoordige dienstbetrekking
Je kunt deze juridische kosten in principe alleen aanwijzen als het gaat om loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Maar je kunt loon uit vroegere dienstbetrekking toch aanwijzen als eindheffingsloon in de uitzonderingssituatie dat je de werknemer daarnaast ook nog loon uit tegenwoordige dienstbetrekking betaalt, en als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan. Hoe zit het precies?
Als de vergoeding van advocaatkosten plaatsvinden na het ontslag van de werknemer, is sprake van loon uit vroegere dienstbetrekking. Loon uit vroegere dienstbetrekking kan niet worden aangewezen als eindheffingsloon voor de WKR. Hierop geldt één uitzondering. Als je een werknemer naast loon uit vroegere dienstbetrekking ook loon uitbetaalt waarop de arbeidskorting van toepassing is, mag je het loon uit vroegere dienstbetrekking wel aanwijzen als eindheffingsloon voor zover er aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
Loon uit vroegere dienstbetrekking en vrije ruimte
Het loon uit vroegere dienstbetrekking telt slechts mee voor de vrije ruimte als het loon uit vroegere dienstbetrekking minder is dan 10% van het totale fiscale loon.
Aanwijzen: hoe zit het precies?
Als je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, is dat eindheffingsloon dat in de vrije ruimte kan vallen. De vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 is in 2023 3,0% (in 2024: 1,92%). Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2023 1,18%. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je over het meerdere 80% eindheffing werkkostenregeling.
Afgezien van een paar uitzonderingen, bepaal je zelf welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je aanwijst als eindheffingsloon en welke je behandelt als loon van de werknemer en normaal belast. Je kunt per werknemer een andere keuze maken.
Voor het geheel of gedeeltelijk aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen als eindheffingsloon dat in de vrije ruimte kan vallen, geldt het volgende:
- De werknemer hoeft niet eerst zelf kosten te maken. Je hoeft dus geen bonnen of betalingsbewijzen van werknemers te vragen.
- Je hoeft deze verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet op werknemersniveau te administreren. Als je verschillende werknemers hetzelfde verstrekt en de werknemers een eigen bijdrage betalen, mag je het totaal van de eigen bijdragen aftrekken van de totale waarde van de verstrekkingen. Een negatief saldo mag je niet verwerken als negatief eindheffingsloon.
- Ook loon in natura kun je als eindheffingsloon aanwijzen.
- Voor het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang als eindheffingsloon, geldt dat deze vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets. Het deel dat boven die 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer.
- Je kunt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen niet met terugwerkende kracht aanwijzen als eindheffingsloon. Hierop is één uitzondering: heb je de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd in jouw administratie opgenomen, dan mag je deze fout herstellen.
Bronnen:
Casper Mons, docent bij Salaris Vanmorgen onder meer cursus Werkkostenregeling en spreker op de Nationale Salarisdag (sessies Update werkkostenregeling en Update loonheffingen) en Handboek Loonheffingen 2023, paragraaf 10.1.3, Loon Almanak 2023 en site Kamer van Koophandel (vaststellingsovereenkomst opstellen).
