De werkgever mag alleen een foto van een medewerker op de website plaatsen als hij daarvoor een grondslag heeft. In veruit de meeste gevallen zal dat toestemming van de afgebeelde medewerker zijn.
Het plaatsen van een foto van een werknemer valt onder het verwerken van persoonsgegevens. Soms zelfs in de categorie ‘bijzondere persoonsgegevens’ (ras, etniciteit, gezondheid).
Wettelijke grondslag
Een foto plaatsen van een werknemer op een website (dus externe publicatie) is voor de meeste functies niet noodzakelijk. Dit betekent dat als de werkgever een foto wil plaatsen, op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hij een wettelijke grondslag moet hebben. Hiervoor geldt in dit geval: toestemming van de werknemer of organisatiebelang.
Belang organisatie
Soms moet de werkgever dus expliciet om toestemming van de werknemer moeten vragen. Betreft het echter een externe publicatie die verbonden is aan de functie (bijvoorbeeld sales, communicatie, helpdesk), of strikt een interne publicatie, dan is de grondslag ‘belang van de organisatie’ de juiste, in plaats van de grondslag ‘toestemming’.
Belangenafweging
Bij die grondslag ‘belang van de organisatie’ is een kenbare belangenafweging tussen bedrijfsbelang en individueel privacybelang vereist. Wat een werknemer in zijn of haar functie kan verwachten, speelt daarbij een grote rol. Denk aan het bestendig gebruik binnen het bedrijf, een vermelding in de privacyverklaring, een mededeling op het moment van nemen van de foto, de oorspronkelijke reden voor de foto en een mededeling daarover.
Eisen aan toestemming
Aan de grond ‘toestemming’ zijn diverse eisen verbonden waar in de arbeidsrelatie vanwege de afhankelijkheidsrelatie meestal niet aan kan worden voldaan.
Een werknemer moet op ondubbelzinnige wijze toestemming hebben gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens, dus ook in de vorm van ‘foto op publieke website’. Dit betekent dat de werkgever precies moet weten waar hij toestemming voor vraagt en wat het doel is.
Ook moet de werkgever kunnen aantonen dat de werknemer toestemming heeft gegeven voor deze specifieke kwestie. Daarnaast moet je aan de werknemer laten weten dat hij zijn toestemming op elk moment weer kan intrekken. En ook ‘in vrijheid’, dus de werknemer mag geen nadeel ondervinden als hij geen toestemming geeft. Vooral dat laatste element is in de praktijk een struikelblok.
Keuze om geen foto te plaatsen
Of een verkregen toestemming voldoende is voor een verwerking als deze, is natuurlijk als startpunt aan de werkgever, de verantwoordelijke, ter beoordeling. Een werknemer kan daar echter als rechthebbende ook wat van vinden. Een verstandige werkgever biedt dus zijn werknemers de keuze om geen foto te plaatsen, tenzij dat echt nodig is voor de functie.
Smoelenboek
Mag de werkgever werknemers verplichten om met een foto in het smoelenboek op intranet te staan?
Nee, dat mag niet. De werkgever mag alleen een foto van een werknemer gebruiken in een smoelenboek als diegene daarvoor vrije toestemming heeft gegeven. Dat is zo wanneer er geen enkel gevolg is verbonden aan toestemming geven of weigeren.
Toestemming intrekken
De werknemers hebben het recht om op elk moment hun toestemming in te trekken. Ze hoeven hiervoor geen reden op te geven. Vanaf dat moment moet de werkgever hun foto verwijderen.
Bronnen: AWVN.nl en Autoriteit Persoonsgegevens.nl
