De aanwezigheids- of urenregistratie: er zijn veel organisaties die dit niet bijhouden, terwijl dit wel heel makkelijk is en ook veel voordelen kan opleveren. Want, meer inzicht in de aanwezigheid van werknemers geeft ook inzicht in hun afwezigheid, zoals verlof, ziekte of ADV-uren. Met een (verplichte) urenregistratie maak je werknemers zelf verantwoordelijk voor dit deel van de personeelsadministratie, wat ervoor zorgt dat je goed kunt berekenen of een werknemers voldoende, te veel of juist te weinig heeft gewerkt, maar wat ook een deel van de werkzaamheden van een HR-medewerker laat vervallen.
Is urenregistratie wettelijk verplicht in de EU?
Binnen de Europese Unie geldt de regel dat je als werkgever verplicht bent om bepaalde maximale arbeidstijden en rusttijden in acht te nemen. Je bent daarmee ook verplicht om een tijdregistratie vast te leggen voor je werknemers, waarbij zowel de dagelijkse als wekelijkse arbeidstijden worden geregistreerd.
Het idee is namelijk dat zonder deze registratie, het ook niet mogelijk is om te controleren of alle verplichte richtlijnen omtrent arbeids- en rusttijden correct worden opgevolgd. De juiste urenregistratiesoftware binnen een HRM-pakket kan dus uitkomst bieden.
Hoe zit het dan in Nederland?
Nederlandse werkgevers stelden dat deze verplichtingen in Nederland in mindere mate van toepassing zijn, omdat we de Arbeidstijdenwet hebben. In deze wet staat dat de arbeids- en rusttijden van werknemers geregistreerd moeten worden. Maar er zijn kanttekeningen bij deze wet te plaatsen. Zo is er niet vastgelegd aan welke eisen een urenregistratiesysteem moet voldoen, die invulling ligt bij de werkgever zelf. De regels binnen de EU verplichten dat het systeem objectief en betrouwbaar de arbeidstijden moet weergeven. Daarbij mag wel rekening gehouden worden met specifieke omstandigheden, zoals de omvang van een organisatie.
Wat voor gevolgen kan dit hebben? Wanneer een werknemers veel overuren maakt, kan het zo zijn dat deze ook moet kunnen aantonen dat de overuren zijn gedraaid. Maar indien deze bewijslast bij de werknemer ligt, kan deze ook omgedraaid worden en van de werkgever worden gevraagd. In dat geval zal een rechter de werkgever erop aanspreek dat hij een correcte en deugdelijke urenadministratie moet bijhouden.
Wil je graag meer weten op welke manier urenregistratie voor jouw onderneming geregeld kan worden en wat hier allemaal bij komt kijken? BCS denkt graag met je mee en biedt oplossingen binnen haar HRM pakketten om dit geautomatiseerd te regelen.
