Thuiswerken was nog niet eerder zo normaal als nu. Door de coronacrisis loggen we dagelijks massaal in vanaf onze thuiswerkplek. Veel bedrijven hebben aangekondigd dat hun medewerkers ook na deze periode zullen blijven thuiswerken. Mensen ervaren een betere werk-privébalans, hun reistijd is verdwenen en aan sommige taken werk je het liefst thuis zonder gestoord te worden door collega’s. Maar wat kost dat thuiswerken de werknemer eigenlijk? En mag of moet je als werkgever deze kosten vergoeden met een thuiswerkvergoeding? Hier lees je hoe de thuisvergoeding werkt en hoe het zit met de belasting.
Wat is een thuiswerkvergoeding?
Thuiswerken kost je medewerkers geld, dat is logisch. Denk aan hogere kosten voor gas, water en licht die jij normaal gesproken als werkgever betaalt als je medewerkers op kantoor werken. Daarnaast geven thuiswerkers ook meer geld uit aan koffie, thee en toiletpapier. En wat denk je van slijtage van bureaus en stoelen? Voor een voltijd thuiswerker lopen deze kosten al snel op tot gemiddeld 40 euro per maand. De werkgever kan deze kosten aan de medewerkers vergoeden in de vorm van een onbelaste thuiswerkvergoeding. De werknemers zullen dit zeker waarderen en zien dat de werkgever hun situatie goed aanvoelt.
Is de thuiswerkvergoeding verplicht?
Nee, de werkgever is niet verplicht om de werknemers een thuiswerkvergoeding te verstrekken. Je mag dit dus weigeren. De werkgever moet echter wel als hij medewerkers verplicht om thuis te werken, of als ze thuiswerken vanwege hun functie, zorgen voor een thuiswerkplek die voldoet aan de arbonormen.
Veel bedrijven zien op tegen de extra kosten die ze door het thuiswerken erbij krijgen. En dat in een periode die financieel al flink uitdagend is. Toch bestaat er een belastingtechnisch gunstige manier voor het verstrekken van thuiswerkvergoedingen, namelijk de werkkostenregeling (WKR).
Belastingvoordeel met WKR
Met de werkkostenregeling (WKR) beschik je over een vrije ruimte voor het uitkeren van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers. Normaal gesproken is deze vrije ruimte 1,7 procent van de totale fiscale loonsom (tot maximaal 400.000 euro). Vanwege de coronacrisis is deze vrije ruimte voor het jaar 2020 én 2021 verhoogd naar 3 procent. Over dit gedeelte betaal je dus geen loonbelasting.
Je mag deze vrije ruimte gebruiken voor het verstrekken van de thuiswerkvergoeding en voor de kosten die je maakt voor het inrichten van de verplichte arboverantwoorde thuiswerkplek.
Als het totale bedrag onder de 3 procent van de eerste 400.000 euro van de loonsom van alle medewerkers samen blijft, mag de werkgever dat onbelast als vergoeding geven. Dit betekent dat een werkgever 12.000 euro onbelast beschikbaar kan stellen. Voor het bedrag boven 400.000 euro geldt het percentage van 1,18 procent.
In plaats van reiskostenvergoeding?
Vanuit het perspectief van goed werkgeverschap is het redelijk om een bepaald bedrag voor thuiswerkkosten aan je medewerkers te vergoeden. Bovendien vervalt per 1 oktober 2021 de vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Hierdoor verliezen je medewerkers een belangrijk gedeelte van hun inkomen. Door het uitkeren van een thuiswerkvergoeding kom je je medewerkers hierin tegemoet. Daarnaast is het een mooie manier om je te onderscheiden als werkgever.
Thuiswerkvergoeding uitbetalen, hoe doe je dat?
Bij het uitbetalen van de thuiswerkvergoeding krijg je aardig wat administratieve rompslomp erbij. Het moet financieel en belastingtechnisch natuurlijk tot in de puntjes kloppen. Wil je op een eenvoudige manier een thuiswerkvergoeding aan je medewerkers uitbetalen? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van Exact voor Salaris.
Door Vera Lenaerts, solution marketeer bij Exact
