• Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Salaris Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
Aanmelden nieuwsbriefGratis deelnemen met het STAP-budgett
  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
Home » Werknemer in dienst: check ID-bewijs en bewaar kopie

Werknemer in dienst: check ID-bewijs en bewaar kopie

Nieuws

Een rijbewijs of een kopie van een paspoort zijn niet geldig als identiteitsbewijs om vast te stellen of de werknemer bij de werkgever mag werken.

29 maart 2021 door Salaris Vanmorgen

Een geldig identiteitsbewijs is bijvoorbeeld wel een Nederlands of buitenlands paspoort of identiteitsbewijs.

Je moet een kopie van het identiteitsbewijs (online) bewaren van werknemers die bij de werkgever in dienst komen. Werkt de persoon wel voor de werkgever, maar is hij niet in dienst, dan mag je geen kopie van het identiteitsbewijs bewaren. Je mag wel de persoonsgegevens registreren in de administratie.

Stappenplan verificatieplicht

Je mag als werkgever alleen arbeidskrachten laten werken van wie je de identiteit kent en die in Nederland mogen werken.

Aan deze ‘verificatieplicht’ moet de werkgever altijd voldoen voordat hij iemand voor de organisatie laat werken. Dit stappenplan helpt je daarbij. Als je alle stappen volledig doorloopt, heb je de identiteit van de arbeidskrachten gecontroleerd en onderzocht of zij in Nederland mogen werken.

Een werkgever moet de volgende vier stappen doorlopen:

  • Stap 1. Controleer het identiteitsbewijs
  • Stap 2. Controleer de identiteit
  • Stap 3. Controleer of iemand voor u mag werken
  • Stap 4. Een kopie van het identiteitsbewijs bewaren

Stap 1. Controleer het identiteitsbewijs

Iedereen die voor de werkgever wil werken, moet zich kunnen identificeren. Dat controleer je vóórdat iemand bij de organisatie begint met werken. Je moet van iedereen in het bedrijf de identiteit controleren. Dus ook van bijvoorbeeld:

  • Buitenlandse arbeidskrachten;
  • Zelfstandigen;
  • Uitzendkrachten;
  • Arbeidskrachten die vanuit een ander bedrijf bij de werkgever werken, zoals een schoonmaakbedrijf of een aannemer.

Onechte, vervalste, beschadigde of veranderde documenten zijn niet geldig als identiteitsbewijs. Controleer daarom het volgende:

Laat de arbeidskracht een identiteitsbewijs zien?

Wie geen identiteitsbewijs kan laten zien, mag niet voor de werkgever werken.
Geldige identiteitsbewijzen zijn:

  • Nederlands  paspoort of identiteitsbewijs;
  • Nederlands verblijfsdocument;
  • Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort;
  • buitenlands paspoort of nationaal identiteitsbewijs.

Andere documenten, zoals een rijbewijs of kopieën van identiteitsbewijzen, zijn niet geldig als identiteitsbewijs om vast te stellen of iemand bij een bedrijf mag werken.

Is het identiteitsbewijs geldig, echt en origineel?

Controleer de datum van het identiteitsbewijs. Een verlopen document is niet geldig als identiteitsbewijs.

Controleer of het document echt en onvervalst is:

Controleer de echtheid van het Nederlandse identiteitsbewijs

Controleer de echtheid van het Nederlandse verblijfsdocument

Controleer het buitenlandse paspoort en/of identiteitsbewijs.

Als je twijfelt over de echtheid of als je vragen hebt over buitenlandse identiteitsbewijzen, neem dan contact op met een bedrijf dat gespecialiseerd is in het controleren van identiteitsbewijzen. Heb je zeer sterke twijfels over de echtheid van het document? Neem dan contact op met een van de vier ID-desks van de Koninklijke Marechaussee.

Zijn er beschadigingen of afwijkingen aan het identiteitsbewijs?

Mogelijke beschadigingen:

  • snij- of lijmsporen;
  • onleesbare of ontbrekende gedeelten;
  • beschadigde foto;
  • handmatige correcties;
  • kleurverschillen of luchtbellen in de afdekfolie.

Is er geknoeid met de Machine Readable Zone (MRZ)?

MRZ is een strook van 2 of 3 regels met letters en cijfers, gescheiden door het teken <.

In de MRZ worden gegevens herhaald die ook in het document staan, zoals de naam. Kijk of de naam in de MRZ overeenkomt met de naam in het document. Kijk ook naar het lettertype van de MRZ. Gebruik hierbij een originele ID-kaart zodat je de documenten met elkaar kunt vergelijken.

Afwijkingen vallen vooral op in de cijfer 3, 4 en 7.

Juist is:

3: scherpe bovenkant en een ronde onderkant;
4: aan de rechterzijde open;
7: holle rug.

Stap 2. Controleer de identiteit

Controleer of de persoon die voor jou staat ook degene is die in het document wordt genoemd.

Is de persoon die voor jou staat de juiste persoon?

Controleer of je de persoon voor jou herkent op de foto in het document. Verdeel het gezicht vervolgens in vier delen en kijk bijvoorbeeld naar de vorm van de ogen, neus, mond en kin.

Kijk ook of de kenmerken in het identiteitsbewijs kloppen voor de persoon die voor jou staat, zoals lengte, kleur ogen, sekse, leeftijd, enzovoort.

Je kunt bijvoorbeeld kijken naar de haargrens. De haargrens schuift naarmate men ouder wordt altijd naar boven. Wanneer op de pasfoto, die altijd ouder is dan de persoon die voor je staat, de haargrens hoger is dan de haargrens van de persoon die voor je staat, dan is dit vrijwel zeker niet dezelfde persoon.

Je kunt de nieuwe arbeidskracht ook vragen een handtekening te zetten, bijvoorbeeld op de loonbelastingverklaring of arbeidsovereenkomst. Vergelijk deze met de handtekening op het identiteitsbewijs.

Klopt de leeftijd?

Controleer of de leeftijd van de persoon voor jou ongeveer overeenkomt met de leeftijd volgens het document. Vraag de persoon bijvoorbeeld ter controle om zijn of haar leeftijd in plaats van de geboortedatum.

Stel de nationaliteit vast

Kijk op het document goed naar de nationaliteit van de persoon die bij jou komt werken.

Let op: de nationaliteit van de persoon komt niet altijd overeen met het land waar het document is uitgegeven.

Stap 3. Controleer of iemand voor de werkgever mag werken

Heb je de identiteit vast kunnen stellen? Dan ga je nu onderzoeken of deze persoon in Nederland mag werken.

Mensen met de Nederlandse nationaliteit mogen zonder meer voor de werkgever werken.
Ook personen uit de EER en Zwitserland mogen voor de werkgever werken.

Heeft de persoon die voor de werkgever wil werken een andere nationaliteit? Dan moet deze  een bewijs kunnen laten zien dat hij of zij in Nederland mag werken.

Mensen uit Nederland, de EER en Zwitserland

Op het identiteitsbewijs staat de nationaliteit van de persoon die voor jou wil werken. Staat die er niet op, vraag dan om een ander document om de nationaliteit vast te stellen. Als niet bekend is welke nationaliteit iemand heeft, mag hij niet voor de werkgever werken. De persoon die voor de werkgever wil werken moet dan via een ander document aantonen dat hij in Nederland mag werken.

Let op: als op het document staat dat de persoon gerechtigd is om arbeid te verrichten zonder twv, dan mag de persoon wel degelijk voor de werkgever werken.

Mensen van buiten de EER met een Nederlands verblijfsdocument

Op de achterkant van een Nederlands verblijfsdocument staat of deze persoon in Nederland mag werken. Als dat niet op de achterkant staat, mag die persoon niet voor de werkgever werken.

Op de achterkant van het verblijfsdocument staat onder welke voorwaarden iemand in Nederland mag werken. Soms moet de werkgever iets doen om te zorgen dat de arbeidskracht aan die voorwaarden voldoet, zoals:

  • Een TWV (tewerkstellingsvergunning) aanvragen als iemand korter dan 3 maanden voor de werkgever komt werken. Je vraagt een TWV aan bij het UWV.
  • Een GVVA (gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid) aanvragen als iemand langer dan 3 maanden voor u komt werken. Je vraagt een GVVA aan bij de IND.

Bekijk het overzicht van voorwaarden op een verblijfsdocument.

Pas als dit allemaal in orde is, mag de buitenlandse arbeidskracht beginnen met werken.

Stap 4. Een kopie van het identiteitsbewijs bewaren

Wanneer moet je een kopie bewaren?

Je moet een elektronische of papieren kopie bewaren van het identiteitsbewijs van:

  • mensen die bij de werkgever in dienst komen;
  • mensen van buiten de EER en Zwitserland die niet bij de werkgever in dienst zijn (ook zelfstandigen). Let op: dit geldt niet voor personen met de Turkse nationaliteit die legaal in Nederland mogen verblijven.

Deze kopie bewaar je minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidskracht bij de werkgever vertrokken is. Dus als iemand vertrekt in mei 2021, dan bewaar je de kopie zeker tot eind 2026.

Als het identiteitsbewijs verloopt terwijl de arbeidskracht nog bij de werkgever in dienst is, hoef je geen nieuwe kopie te maken.

Let op: als tijdelijke verblijfsvergunningen of werkvergunningen verlopen, mogen mensen niet meer voor de werkgever werken tot zij een nieuwe vergunning hebben. Controleer in dat geval of de geldigheid van de vergunning is verlengd onder dezelfde voorwaarden en/of een nieuw identiteitsdocument is afgegeven.

Wanneer mag je geen kopie bewaren?

Als iemand bij de werkgever werkt en niet bij de organisatie in dienst is en uit Nederland, de EER, Zwitserland of Turkije* komt, mag je geen kopie van het identiteitsbewijs maken en bewaren. Je controleert dan wel de identiteit en registreert de persoonsgegevens in de administratie, maar je maakt geen kopie.

*Dit geldt voor personen met de Turkse nationaliteit die legaal in Nederland mogen verblijven.

Identiteitsbewijs bewaren?
Nationaliteit In dienst bij werkgever Werkt voor werkgever, maar niet in dienst
Nederland Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal) Kopie ID bewaren mag niet. Wel persoonsgegevens registreren in administratie.
EER, Zwitserland, Turkije* Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal) Kopie ID bewaren mag niet. Wel persoonsgegevens registreren in administratie.
Overige landen Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal) Kopie ID bewaren moet (papier of digitaal)

Meer informatie op site Inspectie SZW – stappenplan verificatieplicht

 

Categorie: Nieuws Tags: identificatieplicht, identiteitsbewijs, paspoort

Tags: identificatieplicht, identiteitsbewijs, paspoort

Gerelateerde artikelen

28 november 2022

Stel identiteit Oekraïense werknemer vast met sticker of O-document

7 april 2022

Werknemer met verlopen verblijfsdocument: hoe zit het met loonheffingen?

22 maart 2022

Boete voor recruiter vanwege opvragen kopie identiteitsbewijs

18 augustus 2021

Fikse boete voor maaltijdplatform – geen werkvergunning voor bezorgers

Hoofdsponsor

Werkgevers betalen meer loonkosten per minimumloner
Maak ruimte voor een starter: iedereen moet ergens beginnen!
Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Vier salarissoftware trends voor 2023
Masterclass Arbeidsrecht en sociale zekerheid
Werknemers met financiële zorgen helpen: drie tips
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Juiste informatie over transitievergoeding bij overgang van onderneming
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?

Partners

Werkgevers betalen meer loonkosten per minimumloner
Maak ruimte voor een starter: iedereen moet ergens beginnen!
Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Vier salarissoftware trends voor 2023
Masterclass Arbeidsrecht en sociale zekerheid
Werknemers met financiële zorgen helpen: drie tips
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Juiste informatie over transitievergoeding bij overgang van onderneming
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?

Meest gelezen berichten

  • Iedere werknemer minimaal 85 euro netto meer per maand in 2023
  • Loonbelastingtabellen 2023 beschikbaar – witte en groene tabellen
  • Wat verandert er op jouw loonstrook in 2023?
  • Uitkeringen als WIA, WW, Ziektewet en AOW stijgen per 1 januari 2023
  • Werknemer met modaal inkomen krijgt in 2023 netto 91 euro meer

NIRPA

Opleidingen

27
jan
Compensation & Benefits Consultant (CBC®)
Markus Verbeek Praehep
30
jan
Excel-training voor Financiële Professionals
Markus Verbeek Praehep
02
feb
Grensoverschrijdend Werken (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
06
feb
HBO Associate degree Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
06
feb
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
MOCuitgevers
08
feb
HBO Bachelor Management Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
09
feb
Online cursus Update loonheffingen en hybride werken
MOCuitgevers
10
feb
IB-geen Winst en Loonbelasting
Markus Verbeek Praehep
14
feb
Inkomstenbelasting voor de Salarisadministrateur (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
16
feb
Online cursus Wet bedrag ineens, RVU en verlofsparen
MOCuitgevers
17
feb
Loonbeslag, Beslagvrije Voet en Preferentie (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
20
feb
Manager Payroll Services & Benefits
Markus Verbeek Praehep
23
feb
Arbeidsrecht – Disfunctioneren (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
27
feb
Pensioenen (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
01
mrt
Post Bachelor Arbeidsrecht en Sociale Zekerheid
Markus Verbeek Praehep
03
mrt
Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL®)
Markus Verbeek Praehep
06
mrt
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
MOCuitgevers
06
mrt
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
MOCuitgevers
07
mrt
Strategische Arbeidsvoorwaarden en Belonen
Markus Verbeek Praehep
09
mrt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
MOCuitgevers
10
mrt
Training DGA voor Salarisadministrateurs en Beloningsadviseurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
mrt
Training HR voor Salarisadministrateurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
mrt
Cursus Internationaal / grensoverschrijdend werken
MOCuitgevers
16
mrt
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (basis)
MOCuitgevers
16
mrt
Training Inkomstenbelasting, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
20
mrt
Training Loonbelasting voor Financials, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
21
mrt
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
MOCuitgevers
22
mrt
Training Omzetbelasting, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
27
mrt
Online Excel training voor salarisadministrateurs (specialisatie)
MOCuitgevers
30
mrt
Online training Power Query voor HR en salarisadministrateurs
MOCuitgevers
18
apr
Cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers
20
apr
Cursus DGA verlonen
MOCuitgevers
16
mei
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (verdieping)
MOCuitgevers
06
jun
Cursus Werkkostenregeling bij gemeenten (introductie)
MOCuitgevers
06
jun
Online cursus Personeel en AVG/privacy
MOCuitgevers
15
jun
Online cursus Werkkostenregeling
MOCuitgevers

Vacatures

(senior) Loonadministrateur
Scab
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Assistent Salarisadministrateur Heerlen
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Specialist arbeidsrecht
Fiscount
Salarisadviseur (Hoogeveen)
de Jong & Laan
Salarisadministrateur – ISS Utrecht
Strictly People
Junior salarisadministrateur
Moore MTH
Salarisadministrateur
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Adviseur Digital HRM
HLB Witlox Van den Boomen
Salarisadministrateur Den Haag
Verbond van Verzekeraars
Professional salarisadministrateur
Bentecera
Assistent Salarisadministrateur Alkmaar
RSM Netherlands Loonadviesgroep B.V.
Payroll consultant Zoetermeer
a/s Works
Intern salarisadministrateur / payroll specialist
HLB Witlox Van den Boomen
Professional – Loonadministrateur
Van Oers
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Traineeship HR-payroll consultant | Regio Apeldoorn
a/s WORKS
Salarisadministrateur – UMC Utrecht
Strictly People
Ervaren salarisadministrateur
HLB Witlox Van den Boomen
Senior Payroll Specialist
Randstad Groep Nederland
Payroll Specialist – B&S Dordrecht
Strictly People
Specialist loonheffingen (Hoogeveen/Groningen)
De Jong & Laan
Salarisadministrateur 24-40 uur per week in Ridderkerk (€2.600-€ 3.800)
Lansigt accountants en belastingadviseurs
(Sr.) Loonadministrateur
Scab
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers Accountancy & Advies
Senior salarisadministrateur Bussum
Moore MTH
Medior Salarisspecialist
Infacto
Traineeship Loonadministratie & Advies
Scab
Salarisadministrateur (m/v/x) 16 tot 40 uur mogelijk. Remote, hybride of in Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Salarisadministrateur
Flynth
Salarisadministrateur
Flynth
Salarisprofessional
HLB Witlox Van den Boomen
Parttime/Fulltime Salarisadministrateur- Denekamp
De Kok
Salarisadministrateur – Intergamma Leusden
Strictly People
Consultant HRM (AFAS)
a/s WORKS
Traineeship HR Payroll Consultant | Randstad – Randstad
a/s Works
Medior salarisadministrateur
Moore MTH
Junior Functioneel Beheerder (AFAS) – Arnhem
Strictly People
Salarisadviseur (Harderwijk)
De Jong & Laan
Senior Salarisspecialist
Infacto
Payroll consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
HR adviseur (extern)
Scab
Senior Salarisadministrateur
Flynth
Senior Salarisadministrateur
Flynth
Teamleider Salarisadvies
HLB Witlox Van den Boomen
(senior) Loonadviseur
Scab
(Ervaren) Salarisadministrateur parttime/fulltime
Payroll Totaal
Vacature Salarisadministrateur Regio Rotterdam Rijnmond en Breda
a/s WORKS
Senior Salarisadministrateur Eindhoven
KSS (onderdeel van Wij zijn Jong)
Salarisadministrateur / AFAS Payroll Barendrecht e.o.
Visser & Visser
Salarisadministrateur
Ruigrok
Ervaren medewerker administratieve dienstverlening Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Salaris/HR adviseur
Bentecera
Payroll Professional
CROP
Senior salarisadviseur (Raalte)
De Jong & Laan
Vacature Salarisadministrateur
WEA Deltaland

Vriend van Salaris Vanmorgen

abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Cedeo erkend

Categorie

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV