Houd je aan de regels en richtlijnen die gelden voor het bewaren van deze gegevens.
Al vanaf het moment dat iemand solliciteert op je vacature bezit de werkgever persoonsgegevens. Ook van daadwerkelijke kandidaten, medewerkers én oud-medewerkers heeft de werkgever veel gegevens ter beschikking. Deze gegevens moet je bewaren in een personeelsdossier, waarin je zelf mag kiezen op welke manier je dat doet.
Belangrijk is dat de medewerker op elk moment dat hij of zij dat wenst toegang moet krijgen tot deze documenten en moet weten wat erin zit. Je kunt dit bijvoorbeeld managen in een online personeelssysteem. Ben je benieuwd naar de bewaartermijnen die aan de gegevens in het personeelsdossier horen?
Hoe lang bewaar je sollicitantengegevens?
Solliciteert er iemand op je vacature? Dan krijg je in de meeste gevallen een motivatiebrief en curriculum vitae binnen. Lijkt een kandidaat geschikt maar wil je eerst zijn of haar competenties testen? Dan kan er ook nog een opdracht, test of assessment vasthangen aan een sollicitatieprocedure. Deze gegevens moet je binnen vier weken vernietigen en mag je daarna niet meer in je bezit hebben.
Wel kun je de kandidaat expliciet om toestemming vragen om de gegevens langer in het portfolio te houden, bijvoorbeeld wanneer je denkt over een aantal maanden wel een geschikte baan voor deze persoon te hebben. De richtlijn voor het bewaren van de gegevens (na het vragen van toestemming) is één jaar.
Wil je meer weten over de richtlijnen en regels voor de bewaartermijnen van medewerkers en oud-medewerkers? Deze zijn allemaal samengevat in de nieuwste whitepaper van Loket.nl.
Download de whitepaper hier gratis.
